工程檔案存檔管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工程檔案的規(guī)范化管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于工程建設(shè)、維護、管理及查閱利用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目檔案的存檔管理工作，包括新建、改建、擴建等各類工程項目。（三）定義1.工程檔案：指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。2.歸檔：指工程項目各部門及參建單位將各自在工程建設(shè)過程中形成的應(yīng)歸檔文件，按照規(guī)定的時間、范圍和質(zhì)量要求，移交至公司檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案存檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)工程項目各部門及參建單位的檔案收集、整理、歸檔工作。負(fù)責(zé)接收、審核、保管工程項目檔案，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提供檔案查閱利用服務(wù)。2.工程項目各部門及參建單位負(fù)責(zé)本部門及本單位在工程建設(shè)過程中形成文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，配合檔案管理部門做好檔案的審核、移交等工作。二、工程檔案的形成與收集（一）形成要求1.工程檔案應(yīng)隨工程建設(shè)進度同步形成，確保真實反映工程建設(shè)全過程。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。3.采用電子文件形式的，應(yīng)符合電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（二）收集范圍1.工程前期文件項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。工程地質(zhì)勘察報告、水文地質(zhì)勘察報告等。設(shè)計文件，包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計及設(shè)計變更等。2.施工過程文件施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。工程材料質(zhì)量證明文件、試驗檢測報告等。隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。工程進度記錄、施工日志等。工程安全管理文件，如安全檢查記錄、事故處理報告等。3.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工決算報告等。工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。工程竣工圖，包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等專業(yè)竣工圖。（三）收集責(zé)任1.工程項目各部門及參建單位應(yīng)按照檔案收集范圍，明確各自的收集責(zé)任，確保文件材料及時、準(zhǔn)確收集。2.對于由多個單位共同參與的工程項目，各參建單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集本單位形成的文件材料，并向建設(shè)單位提交完整的檔案資料。三、工程檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。3.便于保管和利用。（二）分類與組卷1.分類工程檔案按照工程項目前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等進行一級分類。每類再根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容等進行二級分類，如施工過程文件可分為施工管理文件、質(zhì)量控制文件、安全管理文件等。2.組卷工程前期文件按照項目立項、可行性研究、設(shè)計等階段分別組卷。施工過程文件按照單位工程、分部工程、分項工程等進行組卷，同一單位工程的文件材料應(yīng)集中組卷。竣工驗收文件按照竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等分別組卷。（三）編號與編目1.編號工程檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“項目名稱分類代碼卷號”的形式，如“[項目名稱][前期01][001]”。2.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，便于查閱利用。（四）裝訂與裝盒1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.裝訂后的檔案應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號、題名、保管期限等信息。四、工程檔案的歸檔（一）歸檔時間1.工程項目各部門及參建單位應(yīng)在工程建設(shè)項目完成后[X]個月內(nèi)，向公司檔案管理部門移交檔案。2.對于分階段驗收的工程項目，應(yīng)在每個階段驗收完成后[X]個月內(nèi)，移交該階段形成的檔案。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。2.移交檔案時，應(yīng)同時提交檔案目錄清單一式兩份，一份隨檔案移交，一份由移交單位留存。3.采用電子檔案歸檔的，應(yīng)確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理規(guī)定進行存儲和移交。（三）歸檔程序1.工程項目各部門及參建單位檔案管理人員對本單位形成的檔案進行自查，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，將檔案及清單一并提交至公司檔案管理部門。3.公司檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，退回移交單位重新整理。4.審核合格的檔案，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。五、工程檔案的保管（一）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.具有重要歷史價值和長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對工程建設(shè)、維護、管理有長期利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年；對工程建設(shè)、維護、管理有短期利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保檔案安全。（三）檔案整理與保管期限變更1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管的檔案進行整理，對破損、褪色的檔案進行修復(fù)或復(fù)制。2.根據(jù)檔案的實際價值和保管期限規(guī)定，對檔案的保管期限進行適時調(diào)整，并做好記錄。六、工程檔案的查閱利用（一）查閱利用范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱利用工程檔案。2.外單位因工作需要查閱利用工程檔案的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱利用檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱利用檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定地點進行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。（三）查閱利用登記檔案管理部門應(yīng)對查閱利用檔案的情況進行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等，確保檔案查閱利用可追溯。七、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、工程項目相關(guān)技術(shù)專家等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案是否已失去保存價值。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。