平面宣傳物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司平面宣傳物料的管理，規(guī)范物料的設計、制作、使用及存放流程，確保宣傳物料的質(zhì)量和使用效果，提升公司品牌形象，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的所有平面宣傳物料，包括但不限于海報、宣傳單頁、手冊、展板、名片、包裝盒、包裝袋等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保平面宣傳物料的內(nèi)容和形式合法合規(guī)。2.準確性原則宣傳物料所傳達的信息必須準確無誤，與公司的品牌形象、產(chǎn)品特點、業(yè)務范圍等保持一致。3.時效性原則及時更新宣傳物料的內(nèi)容和設計，以反映公司最新動態(tài)、產(chǎn)品信息及市場需求。4.節(jié)約性原則在保證宣傳效果的前提下，合理控制物料制作成本，避免資源浪費。二、管理職責（一）市場部1.負責制定平面宣傳物料的年度需求計劃，根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展、營銷活動等情況，提前規(guī)劃所需物料的種類、數(shù)量及時間節(jié)點。2.主導宣傳物料的設計工作，與設計團隊或外部設計機構溝通協(xié)調(diào)，明確設計要求和風格，審核設計初稿，確保設計符合公司品牌形象和宣傳需求。3.負責宣傳物料的內(nèi)容審核，確保物料所傳達的信息準確、完整、合法，避免出現(xiàn)錯誤、誤導或違規(guī)內(nèi)容。4.統(tǒng)籌宣傳物料的制作工作，選擇合適的制作供應商，簽訂制作合同，跟進制作進度，確保物料按時、按質(zhì)完成制作。5.負責宣傳物料的發(fā)放、使用登記及回收管理，根據(jù)各部門需求合理分配物料，并記錄物料的領取、使用和歸還情況。（二）設計團隊（如有）1.根據(jù)市場部的設計要求，進行平面宣傳物料的創(chuàng)意設計和排版工作，提供多種設計方案供市場部審核。2.按照審核意見對設計方案進行修改完善，確保設計作品的質(zhì)量和視覺效果符合公司標準。3.協(xié)助市場部處理制作過程中的設計相關問題，如與制作供應商溝通設計細節(jié)、提供設計文件的技術支持等。（三）制作供應商1.按照與公司簽訂的制作合同，嚴格按照設計要求和質(zhì)量標準制作平面宣傳物料，確保物料的制作工藝、材質(zhì)、顏色等符合規(guī)定。2.負責物料制作過程中的質(zhì)量控制，對制作過程中出現(xiàn)的問題及時整改，確保成品質(zhì)量合格。3.在規(guī)定時間內(nèi)完成物料制作，并將成品按時交付公司指定地點。（四）各部門1.根據(jù)本部門業(yè)務需求，提前向市場部提交平面宣傳物料的使用申請，明確物料的種類、數(shù)量、用途及使用時間等信息。2.負責本部門領用宣傳物料的使用管理，確保物料在規(guī)定范圍內(nèi)使用，不得擅自更改物料內(nèi)容或挪作他用。3.在用完宣傳物料后，及時將剩余物料歸還市場部，并配合做好物料的回收統(tǒng)計工作。（五）行政部1.負責為平面宣傳物料的管理提供必要的行政支持，如場地、設備等資源保障。2.協(xié)助市場部進行宣傳物料的存放管理，確保物料存放環(huán)境安全、整潔，便于物料的保管和取用。三、平面宣傳物料設計管理（一）設計需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《平面宣傳物料設計申請表》，詳細說明設計物料的名稱、用途、內(nèi)容要點、使用場景、時間要求等信息，并提交給市場部。2.市場部匯總各部門的設計需求，結合公司整體營銷計劃和品牌推廣策略，制定年度平面宣傳物料設計計劃，并根據(jù)實際情況進行調(diào)整和優(yōu)化。（二）設計流程1.市場部根據(jù)設計計劃，選擇內(nèi)部設計團隊或委托外部設計機構進行宣傳物料的設計工作。如選擇外部設計機構，需對其資質(zhì)、信譽、設計能力等進行評估，并簽訂設計合同。2.市場部向設計團隊或機構提供詳細的設計要求和相關資料，包括公司品牌標識、產(chǎn)品信息、宣傳重點、目標受眾等，確保設計團隊準確理解設計意圖。3.設計團隊或機構按照要求進行創(chuàng)意設計和排版工作，在規(guī)定時間內(nèi)提交設計初稿。初稿應提供多種設計方案，供市場部審核。4.市場部組織相關人員對設計初稿進行審核，審核內(nèi)容包括設計風格是否符合公司品牌形象、信息傳達是否準確清晰、視覺效果是否吸引人、是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標準等。審核人員提出修改意見，設計團隊或機構根據(jù)意見進行修改完善。5.經(jīng)過多次審核修改后，設計方案最終確定。市場部與設計團隊或機構簽訂設計確認書，明確設計成果的所有權、使用權等相關事宜。（三）設計文件管理1.設計團隊或機構完成設計后，應向市場部提交設計文件的電子稿和打印稿，設計文件應包括所有圖層、字體、圖片等原始素材，確保文件的可編輯性和可擴展性。2.市場部負責對設計文件進行分類整理和歸檔保存，建立設計文件檔案庫，以便日后查詢和使用。同時，將設計文件備份至公司指定的存儲設備，防止文件丟失或損壞。3.對于涉及公司機密信息的設計文件，應嚴格按照公司保密制度進行管理，限制文件的訪問權限，確保信息安全。四、平面宣傳物料制作管理（一）制作供應商選擇1.市場部根據(jù)設計要求和物料制作特點，通過招標、比價、詢價等方式選擇合適的制作供應商。選擇供應商時，應綜合考慮其生產(chǎn)能力、質(zhì)量水平、價格優(yōu)勢、服務質(zhì)量、信譽口碑等因素。2.對擬合作的制作供應商進行實地考察或資質(zhì)審核，了解其生產(chǎn)設備、工藝流程、質(zhì)量管理體系等情況，確保其具備承擔公司宣傳物料制作任務的能力。3.與選定的制作供應商簽訂制作合同，明確雙方的權利和義務，包括物料規(guī)格、質(zhì)量標準、制作價格、交貨時間、付款方式、售后服務等條款。合同簽訂后，雙方應嚴格按照合同約定執(zhí)行。（二）制作合同管理1.市場部負責制作合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤等工作。制作合同應符合法律法規(guī)要求，條款清晰明確，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義性的表述。2.在合同執(zhí)行過程中，市場部應密切關注供應商的制作進度和質(zhì)量情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決出現(xiàn)的問題。如因供應商原因?qū)е轮谱餮诱`或質(zhì)量問題，應按照合同約定追究其責任。3.制作合同執(zhí)行完畢后，市場部應及時對合同進行歸檔整理，總結合同執(zhí)行過程中的經(jīng)驗教訓，為今后的合同管理提供參考。（三）制作過程監(jiān)控1.市場部安排專人負責對宣傳物料的制作過程進行監(jiān)控，定期到制作供應商處檢查制作進度和質(zhì)量情況，確保物料制作按照合同要求和設計標準進行。2.制作供應商應建立完善的質(zhì)量控制體系，對制作過程中的每一個環(huán)節(jié)進行嚴格檢驗，確保物料質(zhì)量合格。在制作過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或與設計要求不符的情況，應及時整改，并向市場部報告。3.市場部與制作供應商保持密切溝通，及時了解制作過程中出現(xiàn)的問題及解決方案，對制作進度和質(zhì)量進行動態(tài)跟蹤和管理。如因特殊情況需要調(diào)整制作進度或質(zhì)量標準，應提前與市場部協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。（四）制作驗收1.宣傳物料制作完成后，制作供應商應提前通知市場部進行驗收。市場部組織相關人員按照合同要求和設計標準對物料進行驗收，驗收內(nèi)容包括物料的規(guī)格尺寸、材質(zhì)、顏色、印刷質(zhì)量、工藝制作等方面。2.驗收人員應認真填寫《平面宣傳物料制作驗收單》，詳細記錄驗收情況。如驗收合格，驗收人員簽字確認；如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或與合同約定不符的情況，應要求制作供應商限期整改，直至驗收合格為止。3.對于驗收不合格的宣傳物料，制作供應商應承擔相應的整改費用和損失，并按照合同約定承擔違約責任。整改后的物料經(jīng)再次驗收合格后方可交付使用。五、平面宣傳物料使用管理（一）使用申請1.各部門如需使用平面宣傳物料，應提前填寫《平面宣傳物料使用申請表》，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、使用時間、使用地點等信息，并提交給市場部。2.市場部對各部門的使用申請進行審核，根據(jù)物料庫存情況和使用需求，合理安排物料的發(fā)放。如申請的物料庫存不足，市場部應及時通知相關部門，并說明情況。（二）物料發(fā)放1.市場部根據(jù)審核通過的使用申請，填寫《平面宣傳物料發(fā)放登記表》，記錄物料的發(fā)放日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、領取部門及領取人等信息，并發(fā)放物料。2.領取人在領取物料時，應仔細核對物料的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等情況，確認無誤后在《平面宣傳物料發(fā)放登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)物料存在質(zhì)量問題或與申請不符的情況，應及時向市場部反饋。3.市場部按照物料的使用期限和使用范圍，對各部門領用的宣傳物料進行跟蹤管理，確保物料在規(guī)定時間內(nèi)用于規(guī)定用途。（三）使用規(guī)范1.各部門應嚴格按照申請用途使用平面宣傳物料，不得擅自更改物料內(nèi)容或挪作他用。如需對物料內(nèi)容進行修改或調(diào)整，應提前向市場部提出申請，經(jīng)審核同意后方可進行。2.在使用宣傳物料過程中，應注意保護物料的完整性和整潔性，避免損壞、丟失或污染。如發(fā)現(xiàn)物料有損壞或丟失情況，應及時向市場部報告，并說明原因。3.對于有使用期限要求的宣傳物料，各部門應在規(guī)定時間內(nèi)使用完畢，并及時清理剩余物料。如因特殊原因需要延長使用時間，應提前向市場部申請，經(jīng)批準后方可延長。（四）使用監(jiān)督1.市場部定期對各部門平面宣傳物料的使用情況進行檢查和監(jiān)督，了解物料的使用效果和存在的問題，及時給予指導和建議。2.如發(fā)現(xiàn)有部門違反物料使用規(guī)范的情況，市場部應及時制止并要求其整改。對于情節(jié)嚴重的部門，將按照公司相關規(guī)定進行處罰。六、平面宣傳物料存放管理（一）存放地點1.行政部負責為平面宣傳物料提供專門的存放地點，存放地點應具備安全、干燥、通風、防潮、防蟲等條件，確保物料存放環(huán)境良好。2.存放地點應劃分不同的區(qū)域，分別存放不同種類、規(guī)格、用途的宣傳物料，便于物料的分類管理和查找取用。（二）存放方式1.宣傳物料應按照類別、規(guī)格、批次等進行分類存放，標識清晰，便于識別和管理。對于有保質(zhì)期要求的物料，應按照保質(zhì)期先后順序存放，先進先出。2.物料應整齊擺放，避免擠壓、碰撞，防止物料變形、損壞。對于易碎、易損的物料，應采取特殊的防護措施進行存放。3.定期對存放的宣傳物料進行盤點清查，確保物料數(shù)量準確、質(zhì)量完好。如發(fā)現(xiàn)物料有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應及時查明原因，并進行相應的處理。（三）庫存管理1.市場部負責建立平面宣傳物料庫存臺賬，詳細記錄物料的入庫、出庫、庫存數(shù)量、存放位置等信息，確保庫存數(shù)據(jù)準確無誤。2.根據(jù)庫存情況和業(yè)務需求，市場部定期對宣傳物料進行庫存分析，制定合理