工程檔案創(chuàng)新管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，適應(yīng)公司工程建設(shè)和發(fā)展的需要，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，結(jié)合公司實際情況，制定本創(chuàng)新管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目檔案的管理，包括新建、改建、擴建、技術(shù)改造等各類工程項目。（三）基本原則1.真實性原則：工程檔案應(yīng)如實反映工程建設(shè)全過程的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)從項目前期策劃、可行性研究、設(shè)計、施工、監(jiān)理到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的各類文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：對工程檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，使其具有內(nèi)在的邏輯性和連貫性，便于查找和利用。4.及時性原則：工程文件資料應(yīng)隨工程進度同步收集、整理和歸檔，確保檔案的時效性。5.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的工程檔案，應(yīng)嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各工程項目部的檔案管理工作，對工程檔案的收集、整理、歸檔等工作進行檢查和指導(dǎo)。3.集中統(tǒng)一管理公司工程檔案，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和共享。4.負責(zé)工程檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行處理。5.提供工程檔案的查閱、借閱服務(wù)，為公司工程建設(shè)、生產(chǎn)運營、科研開發(fā)等工作提供支持。（二）工程項目部職責(zé)1.負責(zé)本工程項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確和及時。2.配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本項目檔案管理的具體工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.在工程建設(shè)過程中，督促各參建單位做好各自形成文件資料的收集、整理和歸檔工作，并對其檔案管理情況進行檢查。4.按照公司檔案管理部門的要求，及時向公司移交工程項目檔案，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）參建單位職責(zé)1.各參建單位應(yīng)建立健全本單位的工程檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)，配備相應(yīng)的檔案管理人員。2.負責(zé)收集、整理、歸檔本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并確保檔案質(zhì)量符合國家和行業(yè)標(biāo)準以及公司要求。3.在工程竣工驗收前，將本單位形成的工程檔案向工程項目部移交，并協(xié)助做好檔案的整理、審核等工作。三、工程檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件：初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.施工文件：施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程測量記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄、工程質(zhì)量事故處理記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件：如工程合同、協(xié)議、會議紀要、來往信函等。（二）收集要求1.各部門和參建單位應(yīng)明確專人負責(zé)工程文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的工程文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水等。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和備份。（三）整理原則1.遵循工程建設(shè)的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照工程建設(shè)程序和文件形成的時間順序進行整理。2.分類科學(xué)合理，便于查找和利用。工程檔案一般分為工程前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等大類，每大類再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分。3.卷內(nèi)文件排列有序，按照文件的重要程度、時間先后等順序排列，同一事項的文件應(yīng)集中排列在一起。4.編制清晰、準確的檔號和目錄，檔號應(yīng)具有唯一性，目錄應(yīng)包含文件題名、編號、日期、頁號等信息。（四）整理方法1.對紙質(zhì)文件進行分類、裝訂，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。2.電子文件應(yīng)按照公司電子文件分類方案進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并對文件進行命名，確保文件名準確反映文件內(nèi)容。同時，應(yīng)按照規(guī)定對電子文件進行元數(shù)據(jù)著錄，以便于檢索和利用。3.竣工圖的整理應(yīng)符合國家和行業(yè)標(biāo)準，做到圖物相符、數(shù)據(jù)準確?？⒐D應(yīng)加蓋竣工圖章，并由編制人、審核人、技術(shù)負責(zé)人簽字確認。四、工程檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間1.工程項目各階段形成的文件資料應(yīng)在形成后及時歸檔，一般應(yīng)在次月上旬完成上月文件資料的歸檔工作。2.工程竣工驗收后，工程項目部應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將全部工程檔案向公司檔案管理部門移交，一般不得超過竣工驗收后三個月。（二）歸檔要求1.歸檔的工程檔案應(yīng)符合本辦法規(guī)定的整理要求，做到分類準確、排列有序、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.歸檔的文件資料應(yīng)齊全完整，如有缺失或不完整的情況，應(yīng)及時補充或說明原因。3.歸檔的電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并確保電子文件的可讀性和可用性。（三）移交程序1.工程項目部在向公司檔案管理部門移交工程檔案前，應(yīng)進行自查自糾，確保檔案質(zhì)量符合要求。自查合格后，填寫《工程檔案移交清單》，一式兩份，雙方簽字確認。2.工程項目部將整理好的工程檔案及《工程檔案移交清單》一并提交給公司檔案管理部門。公司檔案管理部門對移交的檔案進行審核，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知工程項目部進行整改，直至符合要求。3.經(jīng)審核合格的工程檔案，由公司檔案管理部門接收并辦理交接手續(xù)，雙方在《工程檔案移交清單》上簽字蓋章，各留存一份。五、工程檔案的保管與利用（一）保管期限工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保存的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如工程竣工驗收報告、重要的工程合同協(xié)議等，應(yīng)永久保存。2.長期保存的檔案：保存期限為30年的檔案，主要是工程建設(shè)過程中形成的重要文件資料，如設(shè)計變更通知、重大質(zhì)量事故處理記錄等。3.短期保存的檔案：保存期限為10年的檔案，一般是工程建設(shè)過程中形成的一般性文件資料，如一般性的施工記錄、監(jiān)理月報等。（二）保管要求1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進行修復(fù)和防治。4.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行維護和更新，確保其可讀性和可用性。（三）利用服務(wù)1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案的，應(yīng)填寫《工程檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱公司工程檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門負責(zé)人批準，方可查閱。查閱時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，且不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.公司檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料，并做好查閱記錄。六、工程檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、工程項目部及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成，負責(zé)對到期工程檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準1.根據(jù)工程檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進行鑒定。已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照公司保密制度進行鑒定，確保在檔案銷毀過程中不發(fā)生信息泄露。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期工程檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單，并提交給工程檔案鑒定小組。2.工程檔案鑒定小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。（四）銷毀方法1.對紙質(zhì)檔案的銷毀，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的軟件工具進行數(shù)據(jù)擦除，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。記錄應(yīng)長期保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對各工程項目部的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求工程項目部限期整改。整改完成后，應(yīng)進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立工程檔案管理考核評價機制，將檔案管理工作納入公司對各部門和工程項目部的績效考核體系。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、