山東展會(huì)業(yè)務(wù)管理辦法一、總則1.目的本管理辦法旨在規(guī)范山東展會(huì)業(yè)務(wù)的開展，確保展會(huì)活動(dòng)的順利進(jìn)行，提升公司在展會(huì)業(yè)務(wù)中的形象和競爭力，實(shí)現(xiàn)展會(huì)業(yè)務(wù)的可持續(xù)發(fā)展，為公司創(chuàng)造更大的價(jià)值。2.適用范圍本辦法適用于公司在山東地區(qū)舉辦的各類展會(huì)業(yè)務(wù)，包括但不限于展覽、會(huì)議、活動(dòng)策劃等相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。3.基本原則展會(huì)業(yè)務(wù)應(yīng)遵循合法合規(guī)、誠實(shí)守信、專業(yè)高效、創(chuàng)新發(fā)展的原則。在開展業(yè)務(wù)過程中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保展會(huì)活動(dòng)的合法性和規(guī)范性；秉持誠實(shí)守信的態(tài)度，與參展商、合作伙伴、觀眾等建立良好的合作關(guān)系；以專業(yè)的服務(wù)和高效的執(zhí)行，保障展會(huì)活動(dòng)的質(zhì)量和效果；不斷創(chuàng)新展會(huì)形式和內(nèi)容，適應(yīng)市場變化和客戶需求，推動(dòng)展會(huì)業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展。二、展會(huì)業(yè)務(wù)策劃與籌備1.市場調(diào)研定期收集山東地區(qū)展會(huì)市場信息，包括行業(yè)動(dòng)態(tài)、競爭對手展會(huì)情況、潛在參展商和觀眾需求等。分析市場趨勢和機(jī)會(huì)，為展會(huì)業(yè)務(wù)的策劃提供數(shù)據(jù)支持和決策依據(jù)。鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員積極關(guān)注市場變化，及時(shí)反饋有價(jià)值的信息。2.展會(huì)選題與定位根據(jù)市場調(diào)研結(jié)果，結(jié)合公司業(yè)務(wù)方向和優(yōu)勢，選擇具有市場潛力和吸引力的展會(huì)主題。明確展會(huì)的定位，包括目標(biāo)受眾、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)特色等，確保展會(huì)能夠滿足市場需求并具有差異化競爭優(yōu)勢。在選題和定位過程中，充分征求相關(guān)部門和合作伙伴的意見，確保決策的科學(xué)性和合理性。3.展會(huì)策劃方案制定制定詳細(xì)的展會(huì)策劃方案，包括展會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)、展品范圍、活動(dòng)安排、宣傳推廣計(jì)劃、預(yù)算等內(nèi)容。策劃方案應(yīng)具有可操作性和前瞻性，充分考慮展會(huì)實(shí)施過程中可能遇到的問題，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。組織相關(guān)人員對策劃方案進(jìn)行評審，根據(jù)評審意見進(jìn)行修改和完善，確保方案的質(zhì)量。4.合作伙伴選擇與管理選擇具有良好信譽(yù)和專業(yè)能力的合作伙伴，如場館租賃方、搭建商、運(yùn)輸商、廣告代理商等。與合作伙伴簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合作關(guān)系的穩(wěn)定和順利。定期對合作伙伴進(jìn)行評估和溝通，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題，共同提升展會(huì)業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效果。5.展品準(zhǔn)備與管理協(xié)助參展商做好展品的準(zhǔn)備工作，包括展品的選擇、包裝、運(yùn)輸?shù)?。建立展品管理臺(tái)賬，對展品的進(jìn)出庫進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保展品的安全和完整。在展會(huì)期間，做好展品的展示和維護(hù)工作，及時(shí)處理展品出現(xiàn)的問題。6.宣傳推廣計(jì)劃制定與執(zhí)行制定全面的展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃，包括線上線下宣傳渠道的選擇和組合。線上宣傳渠道可包括公司官網(wǎng)、社交媒體平臺(tái)、行業(yè)網(wǎng)站、電子郵件等；線下宣傳渠道可包括海報(bào)、宣傳單頁、戶外廣告、行業(yè)展會(huì)等。按照宣傳推廣計(jì)劃，有序開展宣傳工作，及時(shí)發(fā)布展會(huì)信息，吸引潛在參展商和觀眾的關(guān)注。定期對宣傳推廣效果進(jìn)行評估和分析，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整宣傳策略，提高宣傳效果。三、展會(huì)業(yè)務(wù)現(xiàn)場執(zhí)行與管理1.現(xiàn)場布置與搭建按照展會(huì)策劃方案和設(shè)計(jì)要求，組織搭建商進(jìn)行現(xiàn)場布置和搭建工作。在搭建過程中，加強(qiáng)現(xiàn)場監(jiān)督和管理，確保搭建質(zhì)量和進(jìn)度符合要求。對搭建完成的展位進(jìn)行驗(yàn)收，確保展位布置符合設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，展品展示效果良好。2.展會(huì)活動(dòng)組織與實(shí)施組織開展各類展會(huì)活動(dòng)，如開幕式、論壇、研討會(huì)、新品發(fā)布會(huì)、商務(wù)洽談會(huì)等。提前做好活動(dòng)的策劃和準(zhǔn)備工作，包括活動(dòng)流程設(shè)計(jì)、嘉賓邀請、場地布置、設(shè)備調(diào)試等。在活動(dòng)實(shí)施過程中，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行，做好現(xiàn)場的組織協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，及時(shí)處理突發(fā)情況。3.參展商與觀眾服務(wù)為參展商提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，包括展位咨詢、展品運(yùn)輸、現(xiàn)場協(xié)助等，確保參展商在展會(huì)期間的各項(xiàng)需求得到滿足。設(shè)立觀眾服務(wù)臺(tái)，為觀眾提供展會(huì)信息咨詢、引導(dǎo)、休息等服務(wù)，提升觀眾的參展體驗(yàn)。收集參展商和觀眾的反饋意見，及時(shí)解決他們在展會(huì)期間遇到的問題，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。4.安全管理建立健全展會(huì)現(xiàn)場安全管理制度，明確安全責(zé)任人和安全措施。加強(qiáng)對展會(huì)現(xiàn)場的安全檢查，包括消防設(shè)施檢查、電氣設(shè)備檢查、人員疏散通道檢查等，確保展會(huì)現(xiàn)場的安全。制定應(yīng)急預(yù)案，對可能出現(xiàn)的安全事故進(jìn)行預(yù)防和應(yīng)對，保障參展商、觀眾和工作人員的生命財(cái)產(chǎn)安全。5.知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)在展會(huì)期間，加強(qiáng)對知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)，提醒參展商遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)，不得侵犯他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。設(shè)立知識(shí)產(chǎn)權(quán)投訴處理機(jī)制，及時(shí)處理知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛，維護(hù)展會(huì)的正常秩序。6.現(xiàn)場秩序維護(hù)安排專人負(fù)責(zé)展會(huì)現(xiàn)場的秩序維護(hù)，確保展會(huì)現(xiàn)場的人流、物流有序進(jìn)行。加強(qiáng)對展會(huì)現(xiàn)場的巡查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理各類違規(guī)行為，如亂擺亂放、噪音干擾等，營造良好的展會(huì)環(huán)境。四、展會(huì)業(yè)務(wù)后續(xù)跟進(jìn)與評估1.參展商后續(xù)跟進(jìn)展會(huì)結(jié)束后，及時(shí)與參展商進(jìn)行溝通，了解他們對展會(huì)效果的評價(jià)和反饋意見。根據(jù)參展商的反饋，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的展會(huì)業(yè)務(wù)改進(jìn)提供參考。與參展商保持聯(lián)系，適時(shí)邀請他們參加公司舉辦的其他活動(dòng)，鞏固合作關(guān)系。2.觀眾后續(xù)跟進(jìn)對展會(huì)觀眾進(jìn)行分類整理，建立觀眾數(shù)據(jù)庫。通過電子郵件、短信等方式，向觀眾發(fā)送公司的產(chǎn)品信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)等，保持與觀眾的互動(dòng)和聯(lián)系。根據(jù)觀眾的需求和興趣，為他們提供個(gè)性化的服務(wù)和推薦，促進(jìn)潛在客戶的轉(zhuǎn)化。3.展會(huì)效果評估制定展會(huì)效果評估指標(biāo)體系，包括參展商滿意度、觀眾滿意度、展會(huì)知名度、品牌影響力、業(yè)務(wù)成交量等。在展會(huì)結(jié)束后，及時(shí)收集相關(guān)數(shù)據(jù)，對展會(huì)效果進(jìn)行全面評估。根據(jù)評估結(jié)果，撰寫展會(huì)總結(jié)報(bào)告，分析展會(huì)的成功之處和不足之處，提出改進(jìn)措施和建議。4.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與分享組織召開展會(huì)業(yè)務(wù)總結(jié)會(huì)議，分享展會(huì)業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。將展會(huì)業(yè)務(wù)總結(jié)報(bào)告和相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，為今后的展會(huì)業(yè)務(wù)提供參考和借鑒。鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員對展會(huì)業(yè)務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，不斷提升展會(huì)業(yè)務(wù)的質(zhì)量和水平。五、人員管理與培訓(xùn)1.團(tuán)隊(duì)組建與分工根據(jù)展會(huì)業(yè)務(wù)的需求，組建專業(yè)的展會(huì)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)，包括項(xiàng)目經(jīng)理、策劃人員、市場推廣人員、現(xiàn)場執(zhí)行人員、客服人員等。明確團(tuán)隊(duì)成員的職責(zé)和分工，確保各項(xiàng)工作任務(wù)能夠得到有效落實(shí)。定期對團(tuán)隊(duì)成員的工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作和配合。2.人員培訓(xùn)與發(fā)展制定人員培訓(xùn)計(jì)劃，根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的崗位需求和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提供針對性的培訓(xùn)課程。培訓(xùn)內(nèi)容可包括展會(huì)業(yè)務(wù)知識(shí)、市場營銷知識(shí)、客戶服務(wù)技巧、項(xiàng)目管理技能等。鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員參加外部培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，拓寬視野，提升專業(yè)能力。建立員工績效考核機(jī)制，對團(tuán)隊(duì)成員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期評估和考核，激勵(lì)員工積極進(jìn)取，不斷提升工作業(yè)績。六、財(cái)務(wù)管理與成本控制1.預(yù)算編制與執(zhí)行在展會(huì)業(yè)務(wù)策劃階段，制定詳細(xì)的展會(huì)預(yù)算，包括場地租賃費(fèi)用、搭建費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、展品運(yùn)輸費(fèi)用、人員費(fèi)用、活動(dòng)費(fèi)用等。嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，控制各項(xiàng)費(fèi)用支出，確保展會(huì)業(yè)務(wù)在預(yù)算范圍內(nèi)順利進(jìn)行。定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.成本控制措施通過優(yōu)化展會(huì)策劃方案、合理選擇合作伙伴、降低宣傳推廣成本等方式，控制展會(huì)業(yè)務(wù)的成本支出。在展會(huì)現(xiàn)場，加強(qiáng)對各項(xiàng)費(fèi)用的管理，杜絕浪費(fèi)現(xiàn)象，提高資源利用效率。定期對展會(huì)業(yè)務(wù)的成本進(jìn)行核算和分析，總結(jié)成本控制經(jīng)驗(yàn)，不斷完善成本控制措施。3.財(cái)務(wù)風(fēng)