學(xué)院公文處理管理辦法一、引言在學(xué)院的日常運(yùn)營(yíng)中，公文處理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，它貫穿于教學(xué)、科研、管理等各個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)于傳達(dá)信息、協(xié)調(diào)工作、推動(dòng)決策落實(shí)起著關(guān)鍵作用。為了確保公文處理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化，特制定本管理辦法。我們希望通過明確各項(xiàng)流程和要求，讓每一位教職工都能更好地理解和執(zhí)行公文處理工作，從而提升學(xué)院整體的工作效率和質(zhì)量。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)院各部門、各單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的各類公文的處理，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要等。三、公文處理原則1.準(zhǔn)確規(guī)范：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效：遵循公文處理的時(shí)效性要求，及時(shí)辦理，不得延誤。3.安全保密：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保公文在流轉(zhuǎn)過程中的安全。4.精簡(jiǎn)實(shí)用：公文應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，注重實(shí)用價(jià)值，避免冗長(zhǎng)繁瑣。四、公文處理流程收文處理1.簽收登記學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)公文的簽收工作，對(duì)收到的公文進(jìn)行逐件清點(diǎn)，核對(duì)無誤后在《收文登記簿》上登記，注明收文日期、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)等信息。對(duì)于重要公文或緊急公文，應(yīng)立即通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人。2.初審辦公室工作人員對(duì)收到的公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文的內(nèi)容是否符合要求，格式是否規(guī)范，密級(jí)標(biāo)注是否準(zhǔn)確等。對(duì)初審不符合要求的公文，應(yīng)及時(shí)與來文單位溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.傳閱根據(jù)公文的內(nèi)容和性質(zhì)，辦公室提出傳閱意見，呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人傳閱。傳閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的順序進(jìn)行，確保公文傳遞的高效和準(zhǔn)確。每位傳閱人員應(yīng)在《公文傳閱單》上簽字，注明傳閱時(shí)間。4.承辦承辦部門或人員接到交辦的公文后，應(yīng)及時(shí)辦理。對(duì)于需要回復(fù)的公文，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)予以答復(fù)。承辦過程中，如遇問題或需要協(xié)調(diào)其他部門，應(yīng)及時(shí)與辦公室溝通。5.催辦辦公室對(duì)承辦部門的公文辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保公文按時(shí)辦理完畢。對(duì)于超過辦理期限的公文，應(yīng)及時(shí)了解原因，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。6.歸檔公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將公文的原件及相關(guān)材料整理齊全，移交學(xué)院檔案室歸檔保存。檔案室應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)歸檔公文進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，妥善保管。發(fā)文處理1.擬稿各部門、各單位根據(jù)工作需要，負(fù)責(zé)公文的擬稿工作。擬稿人應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)會(huì)發(fā)文意圖，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言通順。擬稿完成后，應(yīng)在公文稿紙的相應(yīng)位置注明擬稿人、審核人、簽發(fā)人等信息。2.審核公文擬稿后，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)包括公文內(nèi)容是否符合政策法規(guī)，表述是否準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范，是否需要會(huì)簽等。審核人應(yīng)在審核意見欄內(nèi)簽署明確的審核意見，并簽名。3.簽發(fā)經(jīng)審核后的公文，由學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)經(jīng)學(xué)院主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署同意發(fā)文的意見，并注明簽發(fā)日期。4.編號(hào)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)已簽發(fā)的公文進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、規(guī)范，便于公文的管理和查詢。編號(hào)格式為：[學(xué)院簡(jiǎn)稱][年份][發(fā)文順序號(hào)]，如[XX學(xué)院][20XX][00X]。5.印制辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文定稿，進(jìn)行排版、印制。印制過程中，應(yīng)確保公文格式規(guī)范、字跡清晰、裝訂整齊。對(duì)于涉密公文，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行印制。6.校對(duì)公文印制完成后，辦公室安排專人進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)公文內(nèi)容，確保無誤。校對(duì)無誤后，在公文上加蓋學(xué)院公章或?qū)Ｓ谜隆?.分發(fā)辦公室根據(jù)公文的發(fā)送范圍，將印制好的公文及時(shí)分發(fā)到各部門、各單位。分發(fā)過程中，應(yīng)做好登記工作，注明分發(fā)日期、收件單位、份數(shù)等信息。五、公文格式要求1.用紙及頁面設(shè)置公文用紙采用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。頁邊距：上白邊37mm，下白邊35mm，左白邊28mm，右白邊26mm。2.字體字號(hào)標(biāo)題：一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，右空四字編排。附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號(hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。3.排版規(guī)則公文應(yīng)雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過±4mm。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。六、公文歸檔與保管1.歸檔范圍學(xué)院各部門、各單位在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會(huì)議文件等，均應(yīng)歸檔保存。歸檔公文應(yīng)齊全完整，包括公文的正本、定稿、附件、發(fā)文稿紙、領(lǐng)導(dǎo)批示等相關(guān)材料。2.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在公文辦理完畢后的次年上半年，將應(yīng)歸檔的公文整理齊全，移交學(xué)院檔案室歸檔。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的公文，應(yīng)及時(shí)歸檔。3.保管期限公文的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)公文的性質(zhì)、重要程度等因素確定。4.檔案管理檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，對(duì)歸檔公文進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、存儲(chǔ)，確保檔案的安全和完整。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。七、公文處理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制學(xué)院辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公文處理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門的公文處理情況進(jìn)行通報(bào)。對(duì)違反公文處理規(guī)定的行為，及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整