學(xué)校資料存儲(chǔ)管理辦法一、引言學(xué)校資料是學(xué)校發(fā)展過程中的重要資產(chǎn)，涵蓋了教學(xué)、科研、管理等各個(gè)方面的信息。為了確保學(xué)校資料的安全、完整和有效利用，特制定本管理辦法。本辦法旨在規(guī)范學(xué)校資料的存儲(chǔ)管理工作，提高資料管理的效率和質(zhì)量，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于學(xué)校各部門、各單位以及全體教職工和學(xué)生在工作、學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的各類資料的存儲(chǔ)管理。三、職責(zé)分工1.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校資料存儲(chǔ)管理工作，制定相關(guān)政策和制度。對(duì)學(xué)校重要資料進(jìn)行備份和存儲(chǔ)管理。2.各部門、各單位負(fù)責(zé)本部門、本單位資料的收集、整理、歸檔和存儲(chǔ)管理工作。明確專人負(fù)責(zé)資料管理工作，并確保資料的安全和完整。3.教職工和學(xué)生負(fù)責(zé)將自己在工作、學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的資料及時(shí)整理、歸檔，并按照學(xué)校要求進(jìn)行存儲(chǔ)。遵守學(xué)校資料存儲(chǔ)管理的相關(guān)規(guī)定，保護(hù)好自己的資料和學(xué)校的公共資料。四、資料分類1.教學(xué)資料教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件等。學(xué)生成績(jī)單、考試試卷、畢業(yè)論文等。教學(xué)評(píng)估資料、教學(xué)改革資料等。2.科研資料科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告等。學(xué)術(shù)論文、著作、專利等?？蒲谐晒?jiǎng)勵(lì)資料、科研合作協(xié)議等。3.管理資料學(xué)校規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。會(huì)議紀(jì)要、文件、通知等。人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。4.學(xué)生資料學(xué)生基本信息、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄等。學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)資料、社會(huì)實(shí)踐資料等。學(xué)生就業(yè)資料、校友資料等。五、資料收集與整理1.資料收集各部門、各單位應(yīng)定期收集本部門、本單位產(chǎn)生的資料，并確保資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。教職工和學(xué)生應(yīng)及時(shí)將自己在工作、學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的資料提交給所在部門、單位或按照學(xué)校要求進(jìn)行存儲(chǔ)。2.資料整理各部門、各單位應(yīng)對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照資料的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)和排序。對(duì)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)資料掃描成電子文檔，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。建立資料目錄清單，明確資料的名稱、編號(hào)、存儲(chǔ)位置等信息，便于查找和管理。六、資料存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保資料的安全和完整。電子存儲(chǔ)應(yīng)使用學(xué)校指定的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)，如服務(wù)器、磁盤陣列、云存儲(chǔ)等，并定期進(jìn)行備份。紙質(zhì)存儲(chǔ)應(yīng)選擇安全、防火、防潮、防蟲的存儲(chǔ)場(chǎng)所，如檔案室、文件柜等，并按照類別、時(shí)間順序等進(jìn)行存放。2.存儲(chǔ)權(quán)限根據(jù)資料的重要性和保密性，設(shè)置不同的存儲(chǔ)權(quán)限，確保資料的安全。重要資料和機(jī)密資料應(yīng)設(shè)置專人管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用。一般資料應(yīng)設(shè)置共享權(quán)限，相關(guān)人員可以根據(jù)需要進(jìn)行訪問和使用。3.存儲(chǔ)期限按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定資料的存儲(chǔ)期限。教學(xué)資料、科研資料等一般應(yīng)長(zhǎng)期保存；管理資料、學(xué)生資料等根據(jù)實(shí)際情況確定存儲(chǔ)期限，一般不少于[X]年。超過存儲(chǔ)期限的資料，應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定進(jìn)行清理和銷毀。七、資料檢索與利用1.資料檢索建立資料檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需資料。資料檢索系統(tǒng)應(yīng)具備分類檢索、關(guān)鍵詞檢索、全文檢索等功能，提高檢索效率。用戶可以通過學(xué)校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的檢索平臺(tái)進(jìn)行資料檢索。2.資料利用鼓勵(lì)教職工和學(xué)生合理利用學(xué)校資料，為教學(xué)、科研和管理工作提供支持。需要查閱和使用資料的人員，應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的場(chǎng)所進(jìn)行查閱和使用。嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播、泄露學(xué)校資料，確保資料的安全和保密。八、資料安全與保密1.安全管理加強(qiáng)資料存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全管理，安裝必要的安全設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備和系統(tǒng)的正常運(yùn)行。建立資料安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。2.保密管理加強(qiáng)對(duì)資料的保密管理，明確資料的保密級(jí)別和保密措施。對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止泄露。對(duì)接觸和使用機(jī)密資料的人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查1.定期檢查學(xué)校辦公室定期對(duì)學(xué)校資料存儲(chǔ)管理工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)規(guī)定的落實(shí)。檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)，以及資料的安全和保密情況。2.不定期抽查學(xué)校辦公室不定期對(duì)各部門、各單位的資料存儲(chǔ)管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。抽查可以采取實(shí)地查看、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。3.考核評(píng)價(jià)將資料存儲(chǔ)管理工作納入學(xué)校各部門、各單位的績(jī)效考核體系，對(duì)工作成績(jī)突