合同建立歸檔管理辦法一、引言在當(dāng)今復(fù)雜多變的商業(yè)環(huán)境中，合同作為公司/組織開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要法律文件，貫穿于各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。為了確保合同的簽訂、履行以及后續(xù)管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化，提高工作效率，保護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本合同建立歸檔管理辦法。本辦法旨在為公司/組織全體員工提供明確的操作指南，幫助大家更好地理解和執(zhí)行合同管理的各項(xiàng)要求。我們鼓勵(lì)全體員工認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同維護(hù)公司/組織合同管理工作的良好秩序。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的部門和員工。無(wú)論是采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同，還是其他各類業(yè)務(wù)合同，均需按照本辦法進(jìn)行管理。三、合同建立管理合同簽訂前的準(zhǔn)備1.業(yè)務(wù)需求分析在簽訂合同之前，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解業(yè)務(wù)需求，明確合同的目的、范圍、主要條款等內(nèi)容。例如，銷售部門在簽訂銷售合同時(shí)，需要與客戶溝通清楚產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等具體要求，確保合同條款能夠準(zhǔn)確反映雙方的真實(shí)意愿。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)合同涉及的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估。包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。例如，采購(gòu)部門在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，要評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)狀況、供貨能力，以及市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)合同履行的影響等。對(duì)于可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，以降低風(fēng)險(xiǎn)對(duì)公司/組織的不利影響。3.合同文本起草根據(jù)業(yè)務(wù)需求和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范、準(zhǔn)確、清晰的語(yǔ)言，避免歧義。在起草過(guò)程中，要參考相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合同條款合法合規(guī)。同時(shí)，要注重合同條款的完整性，涵蓋雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等重要內(nèi)容。合同審核與審批1.部門初審合同起草完成后，先由起草部門進(jìn)行內(nèi)部初審。初審人員應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求，不存在重大風(fēng)險(xiǎn)。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將合同文本提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。2.法務(wù)審核法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性。法務(wù)人員要根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，對(duì)合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并提出修改意見。例如，對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等關(guān)鍵法律問(wèn)題的合同，法務(wù)人員要確保合同條款能夠有效保護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。3.領(lǐng)導(dǎo)審批經(jīng)法務(wù)審核通過(guò)后的合同，提交給公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)在審批過(guò)程中，要綜合考慮合同的業(yè)務(wù)情況、風(fēng)險(xiǎn)狀況以及對(duì)公司/組織的影響等因素，做出最終的審批決定。對(duì)于重大合同或涉及重要業(yè)務(wù)的合同，可能需要經(jīng)過(guò)更高層級(jí)的審批流程。合同簽訂1.授權(quán)代表簽字合同經(jīng)審批通過(guò)后，由公司/組織授權(quán)的代表與對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。授權(quán)代表應(yīng)具備相應(yīng)的授權(quán)資格，在簽訂合同時(shí)要仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與審批通過(guò)的文本一致。2.合同蓋章合同簽訂后，按照公司/組織的印章管理規(guī)定進(jìn)行蓋章。蓋章過(guò)程要嚴(yán)格登記，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。同時(shí)，要留存合同蓋章頁(yè)的復(fù)印件，作為合同歸檔的重要資料。四、合同歸檔管理歸檔范圍1.合同正本合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同正本歸檔保存。合同正本是合同的原始文件，具有法律效力，必須妥善保管。2.合同附件與合同相關(guān)的附件，如報(bào)價(jià)單、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等，也應(yīng)一并歸檔。這些附件是合同的重要組成部分，對(duì)于明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)具有重要作用。3.合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件包括合同變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、往來(lái)函件、履行記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。這些文件記錄了合同的履行情況，對(duì)于跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度、解決合同糾紛具有重要參考價(jià)值。歸檔流程1.收集整理合同簽訂后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)收集合同相關(guān)資料，并進(jìn)行初步整理。整理內(nèi)容包括核對(duì)合同正本與副本的一致性、檢查附件是否齊全、對(duì)合同履行過(guò)程中的文件進(jìn)行分類等。2.移交歸檔整理完成后，合同承辦部門將合同及相關(guān)資料移交至公司/組織的檔案管理部門。檔案管理部門在接收時(shí)，要對(duì)移交資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.編號(hào)登記檔案管理部門對(duì)歸檔的合同進(jìn)行編號(hào)登記，建立合同檔案目錄。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。同時(shí)，要在合同檔案目錄中詳細(xì)記錄合同的基本信息，如合同名稱、簽訂時(shí)間、簽訂雙方、合同金額等。4.存儲(chǔ)保管合同檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，防止檔案損壞、丟失或泄露。檔案管理部門要定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量。對(duì)于電子合同檔案，要做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的查閱權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。一般情況下，涉及合同具體業(yè)務(wù)的部門員工可以查閱與其工作相關(guān)的合同檔案；法務(wù)人員、審計(jì)人員等因工作需要可以查閱特定范圍內(nèi)的合同檔案。查閱申請(qǐng)應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱審批如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱與借閱要求查閱和借閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱和借閱人員要愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱和借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。五、合同變更與終止管理合同變更1.變更申請(qǐng)合同履行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需要變更合同條款的，由合同承辦部門提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.變更審核與審批變更申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門審核通過(guò)后，再提交給公司/組織領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。變更審批通過(guò)后，雙方簽訂合同變更協(xié)議，并按照合同建立管理的相關(guān)流程進(jìn)行歸檔。3.變更通知合同變更協(xié)議簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)將變更內(nèi)容通知對(duì)方當(dāng)事人，并確保對(duì)方當(dāng)事人了解變更后的合同條款。同時(shí)，要做好變更后的合同履行跟蹤工作，確保合同變更得到有效執(zhí)行。合同終止1.終止原因合同終止的原因包括合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、一方違約導(dǎo)致合同解除、不可抗力等法定情形。2.終止通知合同終止時(shí)，由合同承辦部門向?qū)Ψ疆?dāng)事人發(fā)出終止通知。終止通知應(yīng)明確合同終止的原因、時(shí)間等信息。3.結(jié)算與清理合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。結(jié)算完成后，對(duì)合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料進(jìn)行清理，包括合同正本、副本、附件、往來(lái)函件等。清理后的資料按照合同歸檔管理的要求進(jìn)行歸檔或銷毀。六、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司/組織定期對(duì)合同建立歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂、審核、審批流程的執(zhí)行情況，合同歸檔的完整性、準(zhǔn)確性，合同履行情況的跟蹤等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.考核評(píng)價(jià)建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)合同承辦部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括