境外機(jī)構(gòu)章程管理辦法一、使用背景在全球化的浪潮下，越來越多的公司/組織積極拓展海外業(yè)務(wù)，設(shè)立境外機(jī)構(gòu)。境外機(jī)構(gòu)的有效運(yùn)營對于實(shí)現(xiàn)公司/組織的戰(zhàn)略目標(biāo)至關(guān)重要，而章程作為境外機(jī)構(gòu)的核心治理文件，規(guī)范著機(jī)構(gòu)的組織架構(gòu)、運(yùn)作方式、決策機(jī)制等關(guān)鍵方面。為了確保境外機(jī)構(gòu)的章程符合相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，保障境外機(jī)構(gòu)的合法合規(guī)運(yùn)營，特制定本管理辦法。二、管理辦法框架總則1.目的本辦法旨在規(guī)范境外機(jī)構(gòu)章程的制定、修訂、審核與管理，確保境外機(jī)構(gòu)章程符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，保障境外機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)營和健康發(fā)展。2.適用范圍本辦法適用于公司/組織設(shè)立的所有境外機(jī)構(gòu)。3.基本原則合法性原則：境外機(jī)構(gòu)章程必須符合所在國家或地區(qū)的法律法規(guī)以及國際通行規(guī)則。合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循公司/組織的整體戰(zhàn)略和管理要求，確保與公司/組織內(nèi)部規(guī)定相契合。適應(yīng)性原則：充分考慮境外機(jī)構(gòu)所在地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化等環(huán)境特點(diǎn)，使章程具有實(shí)際可操作性和適應(yīng)性。章程制定1.籌備階段成立章程起草小組，成員應(yīng)包括公司/組織內(nèi)部的法律、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等相關(guān)專業(yè)人員，必要時可聘請外部專業(yè)顧問。起草小組應(yīng)收集、研究境外機(jī)構(gòu)所在國家或地區(qū)的法律法規(guī)、行業(yè)慣例以及公司/組織的相關(guān)政策文件，為章程制定提供充分依據(jù)。2.內(nèi)容框架基本信息：明確境外機(jī)構(gòu)的名稱、注冊地址、經(jīng)營范圍等。組織架構(gòu)：詳細(xì)描述境外機(jī)構(gòu)的決策機(jī)構(gòu)、執(zhí)行機(jī)構(gòu)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的設(shè)置及職責(zé)權(quán)限。股東/成員權(quán)益：規(guī)定股東/成員的權(quán)利和義務(wù)，包括出資方式、股權(quán)/權(quán)益比例、利潤分配等。運(yùn)營管理：涵蓋境外機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)運(yùn)營流程、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等方面的規(guī)定。決策機(jī)制：明確重大事項(xiàng)的決策程序和表決方式，確保決策的科學(xué)性和民主性。終止與清算：制定境外機(jī)構(gòu)終止的條件、程序以及清算的相關(guān)規(guī)定。3.起草審核起草小組完成章程初稿后，應(yīng)提交至公司/組織內(nèi)部的法律合規(guī)部門進(jìn)行合法性審核。法律合規(guī)部門審核通過后，將章程初稿分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等征求意見，各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見和建議。根據(jù)各方意見，起草小組對章程進(jìn)行修改完善，形成章程征求意見稿，再次提交法律合規(guī)部門審核，確保章程內(nèi)容合法合規(guī)、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確。章程修訂1.修訂情形法律法規(guī)或政策發(fā)生重大變化，導(dǎo)致境外機(jī)構(gòu)章程需要進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。公司/組織戰(zhàn)略調(diào)整，境外機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍、組織架構(gòu)等發(fā)生重大變動。境外機(jī)構(gòu)運(yùn)營過程中發(fā)現(xiàn)章程存在不合理或不適應(yīng)實(shí)際情況的條款。其他需要修訂章程的情形。2.修訂程序由相關(guān)部門或境外機(jī)構(gòu)提出章程修訂建議，說明修訂的原因、內(nèi)容及對境外機(jī)構(gòu)運(yùn)營的影響。按照章程制定的程序，成立修訂小組，對修訂建議進(jìn)行研究和論證，形成章程修訂草案。章程修訂草案經(jīng)法律合規(guī)部門審核通過后，提交公司/組織管理層審批。經(jīng)管理層批準(zhǔn)后的章程修訂草案，應(yīng)及時通知境外機(jī)構(gòu)各相關(guān)方，并按照規(guī)定程序完成章程的修訂和備案工作。章程審核1.審核主體公司/組織內(nèi)部的法律合規(guī)部門負(fù)責(zé)對境外機(jī)構(gòu)章程進(jìn)行合法性審核。根據(jù)需要，可邀請外部法律專家對章程進(jìn)行專項(xiàng)審核，確保章程符合國際法律規(guī)范和行業(yè)最佳實(shí)踐。2.審核要點(diǎn)合法性審核：重點(diǎn)審查章程是否符合境外機(jī)構(gòu)所在國家或地區(qū)的法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及國際條約等。合規(guī)性審核：檢查章程是否與公司/組織的整體戰(zhàn)略、管理制度和政策相契合，是否存在利益沖突或違規(guī)風(fēng)險。完整性審核：確保章程涵蓋境外機(jī)構(gòu)運(yùn)營管理的各個關(guān)鍵方面，條款完整、邏輯嚴(yán)密，不存在重大遺漏或歧義。一致性審核：核對章程與公司/組織其他相關(guān)文件（如股東協(xié)議、投資協(xié)議等）的一致性，避免出現(xiàn)相互矛盾的規(guī)定。3.審核流程法律合規(guī)部門收到章程送審稿后，應(yīng)制定詳細(xì)的審核計(jì)劃，明確審核人員、審核時間和審核重點(diǎn)。審核人員按照審核要點(diǎn)對章程進(jìn)行全面審查，查閱相關(guān)資料，必要時可向境外機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門進(jìn)行問詢和核實(shí)。審核人員形成審核意見，填寫審核報(bào)告，詳細(xì)說明章程存在的問題及修改建議。法律合規(guī)部門將審核報(bào)告提交至公司/組織管理層，并組織召開審核溝通會議，向相關(guān)部門和人員反饋審核意見，共同商討解決方案。章程備案與存檔1.備案要求境外機(jī)構(gòu)章程制定或修訂完成后，應(yīng)按照所在國家或地區(qū)的法律法規(guī)要求，及時辦理備案手續(xù)。同時，將章程副本提交至公司/組織總部備案，確保公司/組織對境外機(jī)構(gòu)章程的有效管控。2.存檔管理公司/組織應(yīng)建立完善的章程存檔制度，對境外機(jī)構(gòu)章程的制定、修訂、審核等相關(guān)文件進(jìn)行妥善保存。章程存檔文件應(yīng)包括章程初稿、征求意見稿、審核報(bào)告、審批文件、備案文件等，確保文件資料的完整性和可追溯性。定期對章程存檔文件進(jìn)行整理和更新，保證存檔信息與境外機(jī)構(gòu)實(shí)際運(yùn)營情況一致。監(jiān)督與執(zhí)行1.監(jiān)督機(jī)制公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全境外機(jī)構(gòu)章程執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對境外機(jī)構(gòu)章程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估。法律合規(guī)部門負(fù)責(zé)對境外機(jī)構(gòu)章程執(zhí)行情況進(jìn)行合規(guī)性監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。審計(jì)部門可對境外機(jī)構(gòu)章程執(zhí)行情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，重點(diǎn)審查章程規(guī)定的決策程序、運(yùn)營管理等方面是否得到有效執(zhí)行。2.違規(guī)處理對于違反境外機(jī)構(gòu)章程規(guī)定的行為，公司/組織應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰措施，包括但不限于警告、罰款、責(zé)令整改等。對于因違反章程規(guī)定給公司/組織造成損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成違法犯罪的，依法追究法律責(zé)任。3.培訓(xùn)與宣貫我們鼓勵定期組織境外機(jī)構(gòu)相關(guān)人員進(jìn)行章程培訓(xùn)，使其熟悉章程內(nèi)容和要求，