服裝采購工作管理辦法一、總則（一）目的為加強公司服裝采購工作的管理，規(guī)范采購流程，確保采購的服裝符合公司需求，提高采購效率，降低采購成本，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有服裝采購活動，包括但不限于員工工作服、促銷活動服裝、禮品服裝等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴格按照公司規(guī)定的采購流程和審批程序進行操作。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購服裝的質(zhì)量符合公司使用要求和相關標準。4.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，實現(xiàn)性價比最大化。5.公平公正原則：采購過程中應公平對待所有供應商，確保競爭的公正性。二、采購計劃管理（一）需求預測1.各部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展、季節(jié)變化、活動安排等因素，提前預測服裝需求，并填寫《服裝需求預測表》，提交至采購部門。2.采購部門定期對各部門的需求預測進行匯總分析，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和市場趨勢，形成公司整體的服裝需求預測報告。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)需求預測報告，結(jié)合庫存情況，制定年度、季度和月度服裝采購計劃。采購計劃應明確采購服裝的種類、數(shù)量、規(guī)格、預算等信息。2.采購計劃需經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后的采購計劃作為指導采購工作的依據(jù)。（三）計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因業(yè)務變化、突發(fā)事件等原因?qū)е滦枨蟀l(fā)生變更，相關部門應及時填寫《服裝采購計劃變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交至采購部門。2.采購部門對變更申請進行評估，如確需調(diào)整采購計劃，應重新按照審批程序進行審核和審批。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門通過多種渠道收集服裝供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商信息應包括企業(yè)概況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。2.根據(jù)采購需求，從供應商數(shù)據(jù)庫中篩選出符合條件的潛在供應商，并向其發(fā)送《供應商邀請書》，邀請其參與公司服裝采購項目的投標。3.采購部門組織相關人員對參與投標的供應商進行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、產(chǎn)品樣品質(zhì)量等。4.根據(jù)考察和評估結(jié)果，綜合考慮供應商的報價、交貨期、售后服務等因素，確定合格供應商名單，并與其簽訂《服裝采購合作協(xié)議》。（二）供應商考核1.采購部門定期對供應商的供貨情況進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格執(zhí)行情況、售后服務等方面。2.采購部門每月收集各部門對供應商的反饋意見，結(jié)合自身考核情況，對供應商進行綜合評價。評價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的供應商，在后續(xù)采購中可給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于考核結(jié)果為不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應終止合作協(xié)議。（三）供應商淘汰與更新1.根據(jù)供應商考核結(jié)果和公司業(yè)務發(fā)展需要，適時淘汰不合格供應商，并及時更新供應商數(shù)據(jù)庫。2.采購部門定期對供應商數(shù)據(jù)庫進行清理和維護，確保數(shù)據(jù)庫信息的準確性和完整性。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求，填寫《服裝采購申請表》，詳細說明采購服裝的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息，并提交至部門負責人審批。2.部門負責人對采購申請進行審核，審核通過后簽字確認，并提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、是否符合采購計劃、預算情況等。2.對于金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批；對于金額較大的采購申請，采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.審批通過后的采購申請進入采購執(zhí)行環(huán)節(jié)。（三）采購執(zhí)行1.采購人員根據(jù)審批通過的采購申請，在合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購。采購人員應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購人員應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。如遇問題或變更，應及時向采購部門負責人匯報，并按照相關程序進行處理。（四）到貨驗收1.服裝到貨前，采購人員應提前通知相關部門做好驗收準備工作。2.到貨后，由采購部門組織相關人員按照采購合同和質(zhì)量標準對服裝進行驗收。驗收內(nèi)容包括服裝的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。3.驗收合格的服裝，由驗收人員在《服裝驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的服裝，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《服裝采購付款申請表》，附上采購合同、驗收單、發(fā)票等相關憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，審核通過后按照公司財務制度辦理付款手續(xù)。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門定期對服裝采購工作進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如市場價格波動、供應商違約、質(zhì)量問題、交貨延遲等。2.針對識別出的風險因素，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.市場價格波動風險建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握服裝市場價格動態(tài)。與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，約定在市場價格波動較大時的價格調(diào)整方式。合理安排采購計劃，避免在價格高峰期集中采購。2.供應商違約風險在采購合同中明確供應商的違約責任，加大違約成本。對供應商進行定期考核和評估，及時發(fā)現(xiàn)潛在的違約風險。建立供應商備用機制，在主要供應商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應商。3.質(zhì)量問題風險加強對采購服裝的質(zhì)量檢驗，嚴格按照質(zhì)量標準進行驗收。要求供應商提供質(zhì)量保證文件和售后服務承諾。定期對采購服裝的質(zhì)量進行跟蹤和評估，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應商溝通解決。4.交貨延遲風險在采購合同中明確交貨期和違約責任，要求供應商按時交貨。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，及時了解生產(chǎn)進度和運輸情況。對于可能影響交貨期的因素，提前制定應對措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應商等。六、采購檔案管理（一）檔案建立1.采購部門負責建立服裝采購檔案，對采購過程中的相關文件和資料進行整理和歸檔。2.采購檔案應包括采購計劃、采購申請、采購合同、驗收單、發(fā)票、供應商資料、市場調(diào)研資料等。（二）檔案保管1.采購檔案應妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。2.采購檔案應分類存放，便于查閱和管理。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《采購檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自復印、涂改、抽取檔案資料。查閱完畢后，應及時歸還檔案。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對服裝采購工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門發(fā)現(xiàn)問題后，應及時提