文件檔案歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文件檔案的規(guī)范化管理，確保文件檔案的完整性、準確性和安全性，便于文件檔案的查閱、利用和保存，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實性原則：歸檔的文件檔案應真實反映公司各項工作活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：應歸檔的文件檔案應齊全完整，包括文件的正件與附件、定稿與修改稿、請示與批復等。4.準確性原則：文件檔案的內容應準確無誤，字跡清晰，格式規(guī)范。5.時效性原則：文件檔案應及時歸檔，確保信息的時效性。二、文件檔案的分類與編號（一）分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業(yè)務文件類：根據公司業(yè)務范圍，分為市場營銷、生產管理、質量管理、財務管理、人力資源管理等類別，每個類別再細分若干小類。3.合同協(xié)議類：包括公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.會議文件類：公司各類會議形成的文件，如會議通知、議程、報告、決議等。5.技術文件類：公司的技術標準、操作規(guī)程、設計圖紙、技術報告等。6.人事檔案類：員工的個人檔案，包括入職資料、勞動合同、考核記錄、培訓記錄、獎懲記錄等。7.財務檔案類：公司的財務報表、賬簿、憑證、審計報告等。8.其他類：不屬于上述分類的其他文件檔案，如聲像檔案、實物檔案等。（二）編號1.行政文件類：編號格式為“XZ年份序號”，其中“XZ”表示行政文件，“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字，“序號”為該年度內文件的順序號。2.業(yè)務文件類：編號格式為“YW業(yè)務類別代碼年份序號”，其中“YW”表示業(yè)務文件，“業(yè)務類別代碼”根據業(yè)務分類確定，“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字，“序號”為該年度內文件的順序號。3.合同協(xié)議類：編號格式為“HT年份序號”，其中“HT”表示合同協(xié)議，“年份”為合同簽訂年份的后兩位數(shù)字，“序號”為該年度內合同的順序號。4.會議文件類：編號格式為“HY年份會議序號文件序號”，其中“HY”表示會議文件，“年份”為會議召開年份的后兩位數(shù)字，“會議序號”為該年度內會議的順序號，“文件序號”為該會議文件的順序號。5.技術文件類：編號格式為“JS技術類別代碼年份序號”，其中“JS”表示技術文件，“技術類別代碼”根據技術分類確定，“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字，“序號”為該年度內文件的順序號。6.人事檔案類：編號格式為“RS員工編號”，其中“RS”表示人事檔案，“員工編號”為公司為員工編制的唯一編號。7.財務檔案類：編號格式為“CW年份檔案類別代碼序號”，其中“CW”表示財務檔案，“年份”為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，“檔案類別代碼”根據財務檔案分類確定，“序號”為該年度內檔案的順序號。8.其他類：根據具體檔案類型確定編號格式。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.公司各部門及所屬單位應按照各自的職責和工作流程，及時形成各類文件。文件的起草應符合公司的規(guī)章制度和格式要求，確保內容準確、完整、清晰。2.文件形成過程中，應明確文件的起草人、審核人、批準人，并按照規(guī)定的程序進行流轉和審批。（二）文件收集1.各部門應指定專人負責文件的收集工作，確保本部門形成的文件及時、完整地收集齊全。2.文件收集人員應定期對本部門的文件進行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關人員溝通解決。3.對于外來文件，如上級部門的文件、合作單位的文件等，應及時進行登記和簽收，并按照要求進行分發(fā)和處理。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.收集到的文件應按照分類標準進行整理，確保文件的分類準確、清晰。2.對于同一類文件，應按照文件的形成時間順序進行排列，確保文件的連貫性。3.文件整理過程中，應剔除重復、無效的文件，對文件進行編號、編目，并填寫文件目錄清單。（二）文件歸檔1.整理好的文件應及時歸檔，歸檔時間不得超過文件形成后的一個月。2.歸檔文件應填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等信息，確保檔案盒標識清晰、準確。3.檔案管理人員應按照檔案管理制度，對歸檔文件進行審核和驗收，確保歸檔文件符合要求。五、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.公司應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對于重要檔案和機密檔案，應采取特殊的保管措施，如加密存儲、限制查閱等。（二）檔案利用1.公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復制、轉借檔案。4.因工作需要復印檔案的，應填寫《檔案復印申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復印，并做好登記。5.外單位人員因工作需要查閱公司檔案的，應持有單位介紹信，經公司分管領導批準后，方可查閱。查閱時，應有公司相關人員陪同，并遵守檔案管理制度。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門和人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據檔案的內容、價值和歷史意義等因素，對檔案進行全面、客觀的評估。3.鑒定小組應形成鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》，并報公司分管領導審批。（二）檔案銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應經公司分管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀過程中，應有兩人以上在場監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字。3.檔案銷毀后，應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并將銷毀記錄歸檔保存。七、電子文件檔案管理（一）電子文件的形成與收集1.公司各部門及所屬單位應按照電子文件管理的要求，及時形成各類電子文件。電子文件的格式應符合國家有關標準和公司的規(guī)定，確保電子文件的可讀性和可利用性。2.電子文件形成過程中，應明確文件的起草人、審核人、批準人，并按照規(guī)定的程序進行流轉和審批。同時，應做好電子文件的備份工作，確保電子文件的安全。3.對于外來電子文件，如上級部門的文件、合作單位的文件等，應及時進行登記和簽收，并按照要求進行分發(fā)和處理。（二）電子文件的整理與歸檔1.收集到的電子文件應按照分類標準進行整理，確保電子文件的分類準確、清晰。2.對于同一類電子文件，應按照文件的形成時間順序進行排列，確保電子文件的連貫性。3.電子文件整理過程中，應剔除重復、無效的文件，對電子文件進行編號、編目，并填寫電子文件目錄清單。4.整理好的電子文件應及時歸檔，歸檔時應將電子文件存儲到公司指定的存儲設備中，并按照檔案管理制度進行標識和管理。（三）電子文件的保管與利用1.公司應設立專門的電子文件存儲服務器，配備必要的安全防護設備，如防火墻、殺毒軟件等，確保電子文件的安全保管。2.電子文件存儲服務器應定期進行備份，備份數(shù)據應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據丟失。3.公司內部人員因工作需要查閱電子文件的，應通過公司內部網絡訪問電子文件存儲服務器，并按照規(guī)定的程序進行操作。檔案管理人員應做好查閱記錄。4.因工作需要下載電子文件的，應填