樣品收納歸類管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司樣品的收納與歸類管理，確保樣品的安全、完整和有序存放，便于樣品的查找、使用和追溯，提高公司運營效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及樣品收納與歸類管理的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、生產(chǎn)部門、銷售部門、質(zhì)量控制部門等。（三）基本原則1.分類明確原則：根據(jù)樣品的性質(zhì)、用途、來源等因素進行科學合理的分類，確保每一個樣品都能準確歸位。2.安全存放原則：提供安全可靠的存放環(huán)境，防止樣品受到損壞、變質(zhì)、丟失等情況。3.便于查找原則：建立清晰的標識和索引系統(tǒng)，便于快速準確地查找所需樣品。4.規(guī)范管理原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行樣品的收納、歸類、存儲、使用和處置等操作。二、樣品的定義與分類（一）樣品定義本辦法所指樣品是公司在研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等活動過程中涉及的各類實物，包括但不限于原材料樣品、半成品樣品、成品樣品、試驗用樣品、客戶提供的樣品等。（二）樣品分類1.按來源分類內(nèi)部樣品：由公司內(nèi)部研發(fā)、生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的樣品。外部樣品：客戶提供的樣品、供應商提供的樣品、合作方提供的樣品等。2.按性質(zhì)分類原材料樣品：用于研發(fā)、生產(chǎn)的各類原材料的樣本。半成品樣品：生產(chǎn)過程中未完全加工完成的中間產(chǎn)品樣品。成品樣品：已完成全部生產(chǎn)工序，符合質(zhì)量標準的最終產(chǎn)品樣品。試驗用樣品：專門為進行各種試驗而準備的樣品。3.按用途分類研發(fā)用樣品：用于新產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)改進等方面的樣品。生產(chǎn)用樣品：作為生產(chǎn)參照標準，指導生產(chǎn)工藝和質(zhì)量控制的樣品。銷售用樣品：向客戶展示產(chǎn)品性能、外觀等，促進銷售的樣品。質(zhì)量檢測用樣品：用于質(zhì)量檢驗、測試、認證等的樣品。三、樣品收納管理（一）收納流程1.樣品接收當有樣品需要收納時，接收人員應首先核對樣品的相關(guān)信息，包括名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源、用途等，并確保信息準確完整。對于外部樣品，接收人員應要求提供方填寫樣品交接清單，詳細記錄樣品的各項信息，并雙方簽字確認。2.初步檢查接收后的樣品應進行初步檢查，查看樣品是否有損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與提供方溝通，并記錄相關(guān)情況。3.編號標識對每一個收納的樣品進行唯一編號標識，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于后續(xù)的管理和查詢。編號標識應清晰、牢固地標注在樣品或其包裝上，標識內(nèi)容應包括樣品編號、名稱、規(guī)格、來源、入庫日期等。4.入庫存儲根據(jù)樣品的分類，將其存放在相應的存儲區(qū)域。存儲區(qū)域應按照安全、便于管理的原則進行規(guī)劃，設置不同的貨架、柜子或倉庫分區(qū)。在入庫存儲時，應按照規(guī)定的擺放方式進行放置，確保樣品排列整齊、有序，便于查找和盤點。（二）收納要求1.環(huán)境要求樣品存儲環(huán)境應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度等條件應符合樣品的存儲要求。對于有特殊存儲條件要求的樣品，如易燃易爆品、易腐品等，應設置專門的存儲區(qū)域，并配備相應的安全設施和防護設備。存儲區(qū)域應定期進行清潔和消毒，防止灰塵、細菌等對樣品造成污染。2.包裝要求樣品應采用適當?shù)陌b進行保護，防止在存儲和搬運過程中受到損壞。包裝材料應根據(jù)樣品的性質(zhì)和特點進行選擇，確保包裝的密封性、牢固性和防潮性等。對于易碎、易損的樣品，應采取特殊的防護措施，如使用緩沖材料、加固包裝等。3.標識要求樣品的標識應清晰、準確、完整，易于識別。標識內(nèi)容應符合本辦法規(guī)定的要求，不得隨意涂改或模糊不清。對于一些重要的樣品或有特殊要求的樣品，應在標識上注明相關(guān)的注意事項或警示信息。四、樣品歸類管理（一）歸類原則1.功能相似歸類：將具有相似功能的樣品歸為一類，便于在需要時能夠快速找到相關(guān)樣品進行對比或參考。2.用途相關(guān)歸類：按照樣品的用途進行歸類，如研發(fā)用樣品、生產(chǎn)用樣品等，使同一用途的樣品集中存放，方便使用和管理。3.產(chǎn)品系列歸類：對于屬于同一產(chǎn)品系列的樣品，應歸為一組，體現(xiàn)產(chǎn)品的系統(tǒng)性和關(guān)聯(lián)性。（二）歸類方法1.按類別劃分根據(jù)樣品的分類標準，將樣品分為原材料樣品、半成品樣品、成品樣品等不同類別，然后在每一類別下再進一步細分。例如，在原材料樣品類別下，可以按照材料的種類（如金屬材料、塑料材料、陶瓷材料等）進行細分；在成品樣品類別下，可以按照產(chǎn)品的型號、規(guī)格等進行細分。2.建立索引為了便于快速查找樣品，應建立樣品索引系統(tǒng)。索引可以采用紙質(zhì)文檔或電子文檔的形式，記錄每個樣品的編號、名稱、規(guī)格、所在位置等信息。索引應定期進行更新維護，確保信息的準確性和完整性。同時，可以根據(jù)實際需要，對索引進行分類排序，如按照樣品編號順序、樣品名稱字母順序等，提高查找效率。3.動態(tài)調(diào)整隨著公司業(yè)務的發(fā)展和樣品的不斷增加、減少或變更，樣品的歸類應及時進行動態(tài)調(diào)整。對于新增加的樣品，應按照歸類原則及時納入相應的類別中；對于不再使用或已過期的樣品，應及時清理并調(diào)整索引信息。五、樣品存儲管理（一）存儲區(qū)域規(guī)劃1.分區(qū)設置根據(jù)樣品的性質(zhì)、用途、存儲條件等因素，將存儲區(qū)域劃分為不同的分區(qū)，如常溫區(qū)、低溫區(qū)、易燃易爆區(qū)、貴重樣品區(qū)等。每個分區(qū)應設置明顯的標識牌，注明分區(qū)名稱、存儲樣品類型等信息。2.布局設計存儲區(qū)域的布局應合理，便于樣品的搬運、存放和查找。貨架、柜子等存儲設備的擺放應整齊有序，通道應保持暢通無阻。對于常用的樣品，應存放在便于取用的位置；對于不常用的樣品，可以存放在較遠或較高的位置，但應確保有相應的搬運設備和防護措施。（二）存儲條件控制1.溫度控制對于需要特定溫度存儲的樣品，應配備相應的溫度控制設備，如空調(diào)、冷藏柜、冷凍柜等。溫度控制設備應定期進行檢查和維護，確保溫度穩(wěn)定在規(guī)定的范圍內(nèi)。應建立溫度記錄制度，每天定時記錄存儲區(qū)域的溫度情況，如發(fā)現(xiàn)溫度異常，應及時采取措施進行調(diào)整，并記錄異常情況及處理結(jié)果。2.濕度控制對于對濕度敏感的樣品，應采取適當?shù)臐穸瓤刂拼胧?，如使用除濕機、加濕器等設備。濕度控制設備也應定期進行檢查和維護，確保濕度符合樣品存儲要求。同樣應建立濕度記錄制度，記錄存儲區(qū)域的濕度情況，以便及時發(fā)現(xiàn)和解決濕度問題。3.防火、防盜、防蟲等措施存儲區(qū)域應配備必要的防火、防盜、防蟲等安全設施，如滅火器、防盜門窗、防蟲藥品等。安全設施應定期進行檢查和維護，確保其性能良好。加強對存儲區(qū)域的安全管理，限制無關(guān)人員進入，防止樣品被盜、被破壞或受到蟲害等影響。六、樣品使用管理（一）使用申請1.使用流程當需要使用樣品時，使用部門或人員應填寫樣品使用申請表，詳細說明使用樣品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計使用時間等信息。申請表應經(jīng)使用部門負責人簽字批準后，提交給樣品管理部門。2.審批權(quán)限樣品管理部門應根據(jù)樣品的重要性、使用目的、庫存情況等因素進行審批。對于重要樣品或涉及大量樣品的使用申請，可能需要更高層級的領導審批。審批通過后，樣品管理部門應按照申請表的要求，為使用部門或人員辦理樣品領用手續(xù)。（二）領用發(fā)放1.核對信息在發(fā)放樣品時，樣品管理人員應仔細核對樣品使用申請表上的信息與實際樣品是否一致，包括樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量等。如發(fā)現(xiàn)信息不符或樣品存在問題，應及時與使用部門或人員溝通，解決問題后再進行發(fā)放。2.發(fā)放記錄樣品管理人員應詳細記錄樣品的領用時間、領用部門或人員、樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并雙方簽字確認。發(fā)放記錄應妥善保存，以便日后進行追溯和查詢。（三）使用歸還1.使用期限使用部門或人員應按照樣品使用申請表上規(guī)定的預計使用時間使用樣品，如需延長使用時間，應提前辦理延期申請手續(xù)。對于一些有特殊時效性要求的樣品，應嚴格按照規(guī)定的時間使用，確保樣品的有效性。2.歸還驗收使用完畢后，使用部門或人員應及時將樣品歸還樣品管理部門。樣品管理人員應按照領用發(fā)放記錄對歸還的樣品進行驗收，檢查樣品是否完好無損、數(shù)量是否準確等。如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞、丟失等情況，使用部門或人員應說明原因，并按照規(guī)定進行賠償。七、樣品處置管理（一）處置原則1.合規(guī)合法原則：樣品的處置應符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，不得隨意丟棄或違規(guī)處理。2.環(huán)保原則：在處置樣品過程中，應注重環(huán)境保護，避免對環(huán)境造成污染。3.經(jīng)濟合理原則：根據(jù)樣品的實際情況，選擇經(jīng)濟合理的處置方式，降低處置成本。（二）處置方式1.報廢處理對于已損壞、過期、不再使用且無保存價值的樣品，應進行報廢處理。報廢處理應填寫樣品報廢申請表，經(jīng)相關(guān)部門審核批準后進行。報廢樣品可以采用焚燒、填埋、回收等方式進行處理，具體處理方式應根據(jù)樣品的性質(zhì)和環(huán)保要求選擇。2.返還處理對于客戶提供的樣品，如客戶不再需要，應按照客戶要求及時返還客戶。返還樣品時，應確保樣品的包裝和標識完好，并辦理相關(guān)的返還手續(xù)。3.轉(zhuǎn)讓處理對于一些仍有使用價值但本公司不再需要的樣品，可以考慮轉(zhuǎn)讓給其他有需求的單位或個人。轉(zhuǎn)讓樣品應簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，并辦理相關(guān)的手續(xù)。（三）處置記錄1.記錄內(nèi)容樣品處置過程中，應詳細記錄處置的樣品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、處置方式、處置時間、處置部門或人員等信息。處置記錄應妥善保存，作為樣品管理檔案的一部分，以備日后查詢和審計。2.檔案管理樣品管理部門應定期對樣品處置記錄進行整理和歸檔，建立完善的樣品處置檔案。檔案應按照時間順序或其他合理方式進行分類存放，便于查找和管理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督公司應建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對樣品收納歸類管理工作進行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括樣品的收納、歸類、存儲、使用、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，各項記錄是否完整準確等。內(nèi)部監(jiān)督可以由樣品管理部門自行組織，也可以由公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門進行。2.外部監(jiān)督公司應積極配合相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，確保樣品管理工作符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時整改，并將整改情況向相關(guān)部門報告。（二）檢查頻率1.定期檢查樣品管理部門應每月至少進行一次全面的自查，對樣品管理工作進行系統(tǒng)的梳理和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。公司應每季度組織一次對樣品管理工作的專項檢查，由公司領導或相關(guān)部門負責人帶隊，對樣品管理的各個環(huán)節(jié)進行深入檢查。2.不定期抽查公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)部門可以根據(jù)工作需要，不定期對樣品管理工作進行抽查。抽查內(nèi)容可以包括樣品的實際存放情況、使用記錄、處置記錄等，以驗證樣品管理工作的真實性和合規(guī)性。（三）問題整改1.問題反饋在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品管理工作存在問題，檢查人員應及時向相關(guān)部門或人員反饋問題，并填寫問題反饋清單，詳細記錄問題的表現(xiàn)形式、存在環(huán)節(jié)、影響程度等。2.整改措施相關(guān)部門或人員應針對反饋的問題，制定具體的整改措施，明確整改責任人和整改期限。整改措