文電資料清查管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文電資料的規(guī)范化管理，確保文電資料的完整性、準確性和安全性，提高文電資料的利用效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、各分支機構在工作中形成、使用和保管的各類文電資料，包括但不限于文件、電報、信函、合同、報表、圖紙、音像資料等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：文電資料清查管理工作應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保各項工作合法合規(guī)。2.全面清查原則：對公司所有文電資料進行全面清查，不留死角，確保清查工作的完整性。3.準確規(guī)范原則：清查過程中，要對文電資料的內容、格式、編號等進行準確登記和規(guī)范整理，保證資料的準確性和規(guī)范性。4.安全保密原則：高度重視文電資料的安全保密工作，采取有效措施防止資料泄露、丟失和損壞，確保公司信息安全。二、管理職責（一）公司辦公室1.負責制定和完善文電資料清查管理辦法，并組織實施。2.對公司各部門文電資料清查工作進行指導、監(jiān)督和檢查。3.負責公司重要文電資料的集中保管和歸檔工作。（二）各部門1.負責本部門文電資料的清查、整理、歸檔和保管工作。2.明確專人負責文電資料管理工作，確保工作落實到位。3.按照公司文電資料清查管理辦法的要求，定期向公司辦公室報送本部門文電資料清查情況。（三）檔案管理人員1.嚴格按照檔案管理規(guī)定，對文電資料進行分類、編號、裝訂和存儲，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.負責文電資料的查閱、借閱登記和歸還工作，做好檔案的日常維護和管理。3.協(xié)助公司辦公室和各部門做好文電資料清查工作，提供必要的技術支持和服務。三、文電資料清查內容（一）文件清查1.檢查文件的發(fā)文日期、文號、標題、主送單位、抄送單位、正文、附件等是否齊全、準確。2.核對文件的流轉記錄，確保文件在規(guī)定時間內傳遞到相關部門和人員手中，無延誤、丟失現(xiàn)象。3.檢查文件的密級標識是否正確，是否按照保密規(guī)定進行管理。（二）電報清查1.清查電報的收發(fā)時間、發(fā)報人、收報人、內容、密級等信息，確保電報內容準確無誤。2.核實電報的處理情況，是否及時進行了批示、轉發(fā)或存檔，有無積壓、漏辦現(xiàn)象。3.檢查電報的存儲介質是否安全，是否按照規(guī)定進行了備份。（三）信函清查1.對往來信函進行逐一核對，檢查信函的發(fā)件日期、收件人、主題、內容、附件等是否完整。2.查看信函的回復情況，是否及時給予了答復，有無逾期未復的情況。3.清理信函中的重要信息，如合同條款、合作意向等，確保信息得到妥善處理和保存。（四）合同清查1.審查合同的簽訂日期、合同編號、合同名稱、甲乙雙方信息、合同標的、合同金額、付款方式、履行期限等條款是否清晰、準確。2.檢查合同的審批流程是否合規(guī)，是否有相關領導簽字和蓋章。3.核實合同的履行情況，是否按照合同約定執(zhí)行，有無違約行為，如有違約，是否及時采取了相應措施。（五）報表清查1.檢查各類報表的報送時間、報表名稱、報表期、填報單位、數(shù)據(jù)內容等是否準確、完整。2.核對報表之間的數(shù)據(jù)邏輯關系，確保數(shù)據(jù)的一致性和準確性。3.查看報表的審核和審批情況，是否經(jīng)過相關部門和領導的審核批準。（六）圖紙清查1.清查圖紙的編號、名稱、版本、繪制日期、審核情況等信息，確保圖紙的準確性和完整性。2.檢查圖紙的存儲方式和保管環(huán)境，是否滿足圖紙保存的要求，有無受潮、損壞等情況。3.核實圖紙的使用情況，是否按照規(guī)定進行了借閱和歸還登記，有無丟失現(xiàn)象。（七）音像資料清查1.對音像資料的錄制時間、內容、格式、存儲介質等進行詳細登記和檢查，確保音像資料的真實性和完整性。2.查看音像資料的使用記錄，是否按照規(guī)定進行了播放和使用，有無違規(guī)操作。3.檢查音像資料的存儲環(huán)境和備份情況，防止資料丟失或損壞。四、文電資料清查程序（一）準備階段1.公司辦公室制定文電資料清查工作方案，明確清查的范圍、內容、方法、步驟和時間要求。2.組織召開文電資料清查工作動員會議，對清查工作進行部署和培訓，使參與清查的人員熟悉清查工作的要求和方法。3.各部門按照公司辦公室的要求，準備好本部門的文電資料清單和相關臺賬，為清查工作做好準備。（二）清查階段1.各部門按照清查工作方案的要求，對本部門的文電資料進行全面清查。清查人員要認真核對每一份文電資料的內容和相關信息，確保清查結果的準確性。2.在清查過程中，要對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和整理，如文件缺失、信息錯誤、保管不善等，并分析問題產(chǎn)生的原因。3.對于重要文電資料，要進行重點清查，確保資料的真實性、完整性和安全性。（三）整理階段1.各部門對清查出來的文電資料進行分類整理，按照文件的性質、時間、來源等因素進行合理分類，便于后續(xù)的歸檔和管理。2.對文電資料的內容進行審核和校對，確保資料的準確性和規(guī)范性。對于存在問題的文電資料，要及時與相關部門和人員進行溝通，進行修改和完善。3.按照檔案管理的要求，對文電資料進行編號、裝訂、編目等工作，建立健全文電資料檔案。（四）總結階段1.各部門對本部門文電資料清查工作進行總結，撰寫清查工作報告，報告內容包括清查工作的基本情況、清查結果、存在的問題及改進措施等。2.公司辦公室對各部門的清查工作報告進行匯總和分析，形成公司文電資料清查工作總結報告，上報公司領導。3.根據(jù)清查工作中發(fā)現(xiàn)的問題，制定相應的整改措施，明確責任部門和整改期限，確保文電資料管理工作得到進一步加強和完善。五、文電資料歸檔管理（一）歸檔范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文電資料，包括但不限于上級文件、公司發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結、財務報表、業(yè)務合同等。2.反映公司發(fā)展歷程、重大事件、重要活動等方面的文電資料，如照片、錄像、錄音等。（二）歸檔要求1.文電資料應齊全完整，內容真實準確，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.歸檔的文電資料應按照分類標準進行整理，同一類別的資料應集中存放，便于查找和利用。3.對歸檔的文電資料應進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。4.歸檔的文電資料應注明保管期限，保管期限分為永久、長期和短期，具體劃分按照國家檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（三）歸檔流程1.各部門在文電資料形成后，應及時進行整理和初步審核，確保資料符合歸檔要求。2.各部門將整理好的文電資料移交至公司辦公室檔案管理人員，檔案管理人員對移交的資料進行再次審核和檢查。3.檔案管理人員按照歸檔要求對文電資料進行分類、編號、裝訂、編目等工作，建立檔案目錄和索引。4.將歸檔后的文電資料存入專門的檔案庫房，并按照檔案管理規(guī)定進行保管和維護。六、文電資料查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內部人員因工作需要查閱文電資料的，應填寫《文電資料查閱申請表》，注明查閱的資料名稱、查閱目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到公司辦公室檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表，提供相應的文電資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定進行查閱，不得擅自涂改、抽取、復制或轉借資料。3.查閱人員查閱完畢后，應及時將文電資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的資料進行核對，確保資料完整無損。（二）借閱管理1.公司內部人員因工作需要借閱文電資料的，應填寫《文電資料借閱申請表》，注明借閱的資料名稱、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和公司辦公室負責人簽字同意后，到公司辦公室檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)借閱申請表，提供相應的文電資料，并與借閱人員簽訂《文電資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱人員應按照借閱協(xié)議規(guī)定的期限歸還文電資料，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應及時催還，并按照公司相關規(guī)定進行處理。4.借閱人員在借閱期間應妥善保管文電資料，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播資料內容，確保資料的安全和保密。七、文電資料保密管理（一）保密制度1.建立健全文電資料保密制度，明確保密工作的職責和要求，加強對文電資料保密工作的管理。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務秘密等重要文電資料，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止資料泄露。3.加強對文電資料管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，確保保密工作落實到位。（二）保密措施1.對文電資料的存儲介質進行加密處理，設置訪問密碼，防止未經(jīng)授權的訪問。2.對重要文電資料實行專人專柜保管，限制無關人員接觸。3.在文電資料的傳遞過程中，要采取加密傳輸、專人護送等措施，確保資料安全。4.對涉及保密內容的文電資料，要嚴格控制知悉范圍，嚴禁擅自擴大知悉人員范圍。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司辦公室定期對文電資料保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反文電資料保密制度的行為，要依法依規(guī)進行嚴肅處理，追究相關人員的責任。3.加強對文電資料保密工作的考核，將保密工作納入部門和個人績效考核體系，確保保密工作取得實效。八、文電資料銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文電資料。2.因工作失誤、政策調整等原因形成的重復、無效或錯誤的文電資料。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息已不再需要且按照規(guī)定可以銷毀的文電資料。（二）銷毀程序1.各部門對擬銷毀的文電資料進行清理和登記，填寫《文電資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報公司辦公室審核。2.公司辦公室對各部門報送的《文電資料銷毀申請表》進行審核，審核通過后，組織相關人員對擬銷毀的文電資料進行清點和核對。3.對核對無誤的文電資料，采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，并做好銷毀記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、銷毀人員等信息。4