文件收發(fā)歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司文件收發(fā)歸檔管理，確保文件的準(zhǔn)確、及時傳遞和妥善保存，提高公司工作效率和管理水平，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作中涉及的各類文件的收發(fā)、傳遞、歸檔和管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件的收發(fā)、歸檔應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則：及時處理文件的收發(fā)、傳遞和歸檔工作，提高工作效率，避免延誤和積壓。3.安全保密原則：加強文件的安全保密管理，防止文件丟失、泄露和損壞，確保公司信息安全。4.集中統(tǒng)一原則：公司文件的收發(fā)、歸檔工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)歸口管理。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類合同、協(xié)議、訂單、報價單、業(yè)務(wù)報表等。3.技術(shù)文件：公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖紙、工藝文件、技術(shù)報告等。4.人事文件：員工檔案、勞動合同、考勤記錄、培訓(xùn)資料、績效考核文件等。5.財務(wù)文件：財務(wù)報表、預(yù)算報告、審計報告、發(fā)票、收據(jù)等。（二）文件編號1.公司文件編號采用“年份+部門代碼+流水號”的方式進行編制。2.年份：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個部門設(shè)定一個兩位數(shù)字的代碼，如“01”表示總經(jīng)理辦公室，“02”表示人力資源部等。4.流水號：按照文件產(chǎn)生的先后順序，從“001”開始依次編號。5.示例：“202301001”表示總經(jīng)理辦公室在2023年產(chǎn)生的第1份文件。三、文件收發(fā)管理（一）收文管理1.簽收公司綜合管理部門負(fù)責(zé)簽收外部來文，并填寫《文件簽收登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、來文單位、簽收日期等信息。對于重要文件或緊急文件，綜合管理部門應(yīng)立即通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人。2.登記收文后，綜合管理部門應(yīng)及時對文件進行登記，登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、文號、來文單位、簽收日期、密級、份數(shù)、分發(fā)部門等。登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查詢和管理。3.傳閱綜合管理部門根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員傳閱。傳閱文件應(yīng)遵循“先急后緩、先主要領(lǐng)導(dǎo)后其他領(lǐng)導(dǎo)、先主辦部門后協(xié)辦部門”的原則，確保文件及時傳達(dá)到位。傳閱人應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字，注明傳閱日期，以示負(fù)責(zé)。4.辦理相關(guān)部門或人員接到傳閱文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果反饋給綜合管理部門。對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批，然后由綜合管理部門統(tǒng)一回復(fù)。5.催辦綜合管理部門對傳閱文件和需要辦理的文件進行跟蹤催辦，確保文件及時處理，避免延誤。催辦過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與承辦部門溝通協(xié)調(diào)，督促其盡快解決。（二）發(fā)文管理1.擬稿文件由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)擬稿，擬稿應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言規(guī)范。擬稿人應(yīng)注明文件的緊急程度、密級等信息，并在文稿上簽字。2.審核擬稿完成后，由部門負(fù)責(zé)人對文稿進行審核，重點審核文件內(nèi)容是否符合公司政策法規(guī)和實際情況，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在文稿上簽字確認(rèn)。3.會簽涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文稿內(nèi)容，提出意見和建議，并在會簽單上簽字。綜合管理部門負(fù)責(zé)將會簽意見反饋給擬稿部門，擬稿部門根據(jù)會簽意見對文稿進行修改完善。4.簽發(fā)經(jīng)審核、會簽后的文稿，報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工，對文稿進行審批簽發(fā)。重要文件或涉及公司重大事項的文件，需經(jīng)總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。5.編號與印制文稿簽發(fā)后，綜合管理部門按照文件編號規(guī)則進行編號，并將編號填寫在文稿上。綜合管理部門將文稿交至公司文印室進行印制，文印室應(yīng)嚴(yán)格按照文件格式和排版要求進行印制，確保文件質(zhì)量。6.蓋章與分發(fā)文件印制完成后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)蓋章，并按照文件分發(fā)范圍進行分發(fā)。分發(fā)文件時，綜合管理部門應(yīng)填寫《文件分發(fā)登記表》，詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、分發(fā)部門、分發(fā)日期等信息。對于重要文件或機密文件，應(yīng)采取專人送達(dá)或機要傳遞等方式進行分發(fā)，確保文件安全。四、文件歸檔管理（一）歸檔范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、技術(shù)資料、人事檔案、財務(wù)文件等。2.公司與外部單位往來的文件材料，如信函、傳真、電子郵件等。（二）歸檔時間1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將文件整理歸檔，并移交至公司綜合管理部門。2.年度終了后，各部門應(yīng)在次年[X]月底前，將上一年度的文件材料全部整理歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號順序進行整理，同一事由的文件應(yīng)集中在一起。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進行保存，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照公司電子文件管理規(guī)定進行存儲和管理。4.歸檔文件應(yīng)編制《文件歸檔目錄》，詳細(xì)記錄文件的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。（四）檔案保管1.公司綜合管理部門設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)按照保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。3.檔案室應(yīng)建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或檔案管理人員批準(zhǔn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)使用。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。（五）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱公司檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱檔案時，應(yīng)有公司檔案管理人員在場，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。4.公司應(yīng)鼓勵員工利用檔案資源，開展業(yè)務(wù)研究和工作創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案的作用。五、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、人事秘密等重要信息的文件。2.公司規(guī)定的其他需要保密的文件。（二）保密措施1.對保密文件應(yīng)進行標(biāo)識，注明密級和保密期限。2.保密文件應(yīng)存放在專門的保密柜中，并采取加密存儲等措施，確保文件安全。3.嚴(yán)格控制保密文件的傳閱范圍，傳閱時應(yīng)采取專人傳遞、專柜存放等方式，防止文件泄露。4.涉及保密文件的計算機、移動存儲設(shè)備等應(yīng)設(shè)置密碼保護，并安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒感染和網(wǎng)絡(luò)攻擊。5.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得擅自將保密文件帶出公司或泄露給無關(guān)人員。6.對于不再需要保密的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行解密和處理，確保文件信息安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司綜合管理部門負(fù)責(zé)對各部門文件收發(fā)歸檔管理工作進行定期監(jiān)督檢查，確保各項規(guī)定的貫徹執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)登記情況、傳閱辦理情況、歸檔情況、保密情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.公司將文件收發(fā)歸檔管理工作納入部門和員工績效考核體系，作為考核評價的重要內(nèi)容。2.考核指標(biāo)包括文件收發(fā)及時率、文件歸檔完整率、文件處理準(zhǔn)確率、保密工作落實情況等。3.對于在