燃?xì)夤緳n案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)燃?xì)夤緳n案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于燃?xì)夤靖鞑块T及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室歸口負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、完整，反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)面貌。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤，為公司決策提供可靠依據(jù)。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和規(guī)范。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。6.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作情況。（二）各部門及所屬單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.配備兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案工作的日常管理，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交檔案。4.積極配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的收集、整理、分類、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。2.按照檔案管理的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、借閱登記等工作。4.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的日常保管和安全保密工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類載體的檔案，包括但不限于以下方面：行政管理檔案：公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。生產(chǎn)技術(shù)檔案：工程設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、設(shè)備檔案、運(yùn)行記錄等。市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、銷售合同、廣告宣傳資料等。安全管理檔案：安全規(guī)章制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理等。物資管理檔案：物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、驗(yàn)收記錄、庫(kù)存清單等。其他具有保存價(jià)值的檔案。2.公司員工個(gè)人在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件、資料等，經(jīng)本人同意后，可歸檔保存。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。3.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交本部門兼職檔案員。4.兼職檔案員應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理，并移交檔案室。（三）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。3.歸檔的電子文件應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其可讀性和可利用性。4.檔案室應(yīng)定期對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。2.機(jī)構(gòu)（問題）：按照公司內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置或問題性質(zhì)進(jìn)行分類。3.保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將公司形成的檔案作為一個(gè)全宗進(jìn)行整理，明確全宗的范圍和界限。2.分類：按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類。3.排列：在每一類檔案中，按照文件的形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行排列。4.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性。5.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。6.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。7.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找。2.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，異地存放，確保電子檔案的安全。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，由檔案室會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。4.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀的徹底和安全。5.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方面的情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（三）統(tǒng)計(jì)分析檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，提出改進(jìn)措施和建議，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可向檔案室提出申請(qǐng)。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定執(zhí)行。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（四）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、存儲(chǔ)和管理。3.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案的利用和管理。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）電子檔案的管理1.電子檔案的形成、辦理、存儲(chǔ)等過程應(yīng)符合國(guó)