檔案館信息設(shè)備管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案館信息設(shè)備的管理，確保信息設(shè)備的正常運(yùn)行，保障檔案信息的安全與完整，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館內(nèi)所有信息設(shè)備的管理，包括但不限于計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公自動(dòng)化設(shè)備、數(shù)字化設(shè)備等。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則對(duì)檔案館內(nèi)信息設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一配置、統(tǒng)一維護(hù)，確保設(shè)備的整體協(xié)調(diào)運(yùn)行。2.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，采取有效措施保障檔案信息在設(shè)備存儲(chǔ)、傳輸和處理過程中的安全，防止信息泄露。3.規(guī)范操作原則明確信息設(shè)備的操作流程和規(guī)范，要求使用人員嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因誤操作導(dǎo)致設(shè)備損壞或信息丟失。4.及時(shí)維護(hù)原則定期對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障和隱患，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。二、設(shè)備采購(gòu)與配置（一）需求規(guī)劃1.各部門根據(jù)工作需要，提前向檔案管理部門提交信息設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說明設(shè)備用途、性能要求、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門會(huì)同技術(shù)部門對(duì)各部門的申請(qǐng)進(jìn)行審核，結(jié)合檔案館整體發(fā)展規(guī)劃和現(xiàn)有設(shè)備狀況，制定信息設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃。（二）采購(gòu)流程1.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部門按照相關(guān)法律法規(guī)和采購(gòu)制度進(jìn)行采購(gòu)。2.在采購(gòu)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循公平、公正、公開的原則，選擇具有良好信譽(yù)和質(zhì)量保證的供應(yīng)商。3.采購(gòu)合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、售后服務(wù)等條款，確保采購(gòu)的設(shè)備符合要求。（三）設(shè)備配置1.設(shè)備到貨后，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、配置等是否與合同一致，設(shè)備的性能是否符合要求。2.驗(yàn)收合格的設(shè)備，由技術(shù)部門進(jìn)行登記造冊(cè)，建立設(shè)備檔案，并分配至相應(yīng)部門使用。3.對(duì)于大型、復(fù)雜的信息設(shè)備，技術(shù)部門應(yīng)在設(shè)備安裝調(diào)試完成后，對(duì)使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的操作和維護(hù)方法。三、設(shè)備使用與操作（一）使用人員管理1.各部門負(fù)責(zé)本部門信息設(shè)備的日常使用和管理，指定專人作為設(shè)備管理員，負(fù)責(zé)設(shè)備的保管、維護(hù)和簡(jiǎn)單故障處理。2.設(shè)備管理員應(yīng)經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)，熟悉設(shè)備的性能和操作方法，具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和技能。3.對(duì)涉及檔案信息處理的關(guān)鍵設(shè)備，應(yīng)實(shí)行專人專管制度，嚴(yán)格限制使用人員范圍。（二）操作規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備配置和系統(tǒng)參數(shù)。2.在使用信息設(shè)備處理檔案信息時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保信息的準(zhǔn)確性、完整性和保密性。3.嚴(yán)禁在信息設(shè)備上安裝、運(yùn)行未經(jīng)授權(quán)的軟件，不得隨意連接外部設(shè)備，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。4.設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理員或技術(shù)部門，不得自行處理，以免造成更大損失。（三）賬號(hào)與密碼管理1.為確保信息設(shè)備的安全，應(yīng)對(duì)設(shè)備的操作系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)等設(shè)置用戶賬號(hào)和密碼。2.用戶賬號(hào)應(yīng)具有明確的權(quán)限劃分，根據(jù)工作需要授予不同的操作權(quán)限，嚴(yán)禁使用共享賬號(hào)。3.密碼應(yīng)具有一定的強(qiáng)度要求，定期更換，不得使用簡(jiǎn)單易猜的密碼。密碼設(shè)置應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，長(zhǎng)度不少于規(guī)定位數(shù)。4.設(shè)備管理員應(yīng)妥善保管用戶賬號(hào)和密碼信息，不得將其泄露給他人。四、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)（一）日常維護(hù)1.設(shè)備管理員應(yīng)每天對(duì)所負(fù)責(zé)的信息設(shè)備進(jìn)行檢查，包括設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、連接情況、外觀清潔等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理設(shè)備的異常情況。2.定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行清潔，清除設(shè)備表面的灰塵和污垢，保持設(shè)備良好的散熱性能。3.按照設(shè)備使用說明書的要求，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行軟件更新和系統(tǒng)升級(jí)，確保設(shè)備的性能和安全性。（二）定期巡檢1.技術(shù)部門每周對(duì)檔案館內(nèi)的信息設(shè)備進(jìn)行一次全面巡檢，檢查設(shè)備的運(yùn)行狀況、硬件性能、軟件配置等是否正常。2.巡檢過程中應(yīng)詳細(xì)記錄設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)、故障情況等信息，建立巡檢檔案。3.對(duì)于巡檢中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分析和處理，對(duì)于重大問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告館領(lǐng)導(dǎo)，并制定相應(yīng)的解決方案。（三）故障維修1.設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告設(shè)備管理員，設(shè)備管理員應(yīng)根據(jù)故障情況進(jìn)行初步判斷和處理。2.對(duì)于無法解決的故障，設(shè)備管理員應(yīng)填寫故障報(bào)修單，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、影響范圍等信息，提交給技術(shù)部門。3.技術(shù)部門接到故障報(bào)修單后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)故障進(jìn)行診斷和修復(fù)。4.維修完成后，維修人員應(yīng)填寫維修記錄，詳細(xì)記錄故障原因、維修過程、更換的部件等信息，并由使用人員簽字確認(rèn)。5.對(duì)于因設(shè)備老化或損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)的設(shè)備，技術(shù)部門應(yīng)及時(shí)提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。（四）保養(yǎng)計(jì)劃1.技術(shù)部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況和性能特點(diǎn)，制定信息設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃，明確保養(yǎng)的內(nèi)容、周期和責(zé)任人。2.保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)包括硬件設(shè)備的保養(yǎng)，如硬盤檢測(cè)、內(nèi)存清理、風(fēng)扇維護(hù)等；軟件系統(tǒng)的保養(yǎng)，如數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)優(yōu)化、病毒查殺等。3.按照保養(yǎng)計(jì)劃定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，確保設(shè)備始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。五、設(shè)備安全與保密（一）安全防護(hù)1.建立健全信息設(shè)備安全防護(hù)體系，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.對(duì)信息設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)連接進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制不必要的網(wǎng)絡(luò)訪問，確保設(shè)備的網(wǎng)絡(luò)安全。3.定期對(duì)信息設(shè)備的安全防護(hù)軟件進(jìn)行更新和升級(jí)，提高安全防護(hù)能力。（二）數(shù)據(jù)備份1.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行備份。備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種形式，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息設(shè)備的保密管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸設(shè)備和信息。2.在設(shè)備使用過程中，涉及檔案信息的操作應(yīng)在符合保密要求的環(huán)境下進(jìn)行，防止信息泄露。3.對(duì)存儲(chǔ)有檔案信息的設(shè)備，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，確保信息的保密性。4.工作人員離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)收回其使用的信息設(shè)備，并對(duì)設(shè)備中的檔案信息進(jìn)行清理和備份，防止信息泄露。六、設(shè)備報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢條件1.信息設(shè)備已超過規(guī)定的使用年限，且無法正常運(yùn)行，維修成本過高。2.設(shè)備因技術(shù)進(jìn)步或其他原因，已被淘汰，無法滿足工作需要。3.設(shè)備因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)。（二）報(bào)廢申請(qǐng)1.設(shè)備使用部門或技術(shù)部門根據(jù)設(shè)備的實(shí)際情況，填寫設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明設(shè)備的名稱、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門。3.檔案管理部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）報(bào)廢處置1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的信息設(shè)備，由技術(shù)部門負(fù)責(zé)組織拆除設(shè)備中的存儲(chǔ)介質(zhì)，確保其中的檔案信息已被徹底清除。2.拆除存儲(chǔ)介質(zhì)后的設(shè)備，由指定的回收單位進(jìn)行回收處理。回收過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保設(shè)備的處置符合環(huán)保要求。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)設(shè)備報(bào)廢審批文件，對(duì)設(shè)備的賬面價(jià)值進(jìn)行核銷，并做好資產(chǎn)處置的賬務(wù)處理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)信息設(shè)備管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實(shí)。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括設(shè)備的采購(gòu)、配置、使用、維護(hù)、安全保密等方面的情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。3.技術(shù)部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和數(shù)據(jù)信息。（二）考核機(jī)制1.建立信息設(shè)備管理考核機(jī)制，對(duì)各部門和設(shè)備使用人員在信息設(shè)備管理方面的工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括設(shè)備的完好率、使用率、故障處理及時(shí)率、信息安全事故發(fā)生率等。3.考核