日常辦公室文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司日常辦公室文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在日常辦公過(guò)程中所產(chǎn)生的各類(lèi)文檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司文檔管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，確保文檔管理的規(guī)范性和一致性。2.分類(lèi)管理原則：根據(jù)文檔的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類(lèi)，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文檔信息的安全，防止文檔泄露。4.方便利用原則：以提高工作效率為目標(biāo)，優(yōu)化文檔管理流程，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的文檔服務(wù)。二、文檔分類(lèi)與編號(hào)（一）文檔分類(lèi)1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類(lèi)規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各業(yè)務(wù)部門(mén)在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生的文件，如合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.會(huì)議文件：各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等。6.技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、工藝文件等。7.其他文件：不屬于上述分類(lèi)的其他文件，如宣傳資料、客戶(hù)資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政文件：編號(hào)格式為“XZ年份流水號(hào)”，其中“XZ”表示行政文件，年份為文件發(fā)布年份，流水號(hào)為該年份內(nèi)文件的順序編號(hào)。例如：“XZ2023001”表示2023年發(fā)布的第1號(hào)行政文件。2.業(yè)務(wù)文件：編號(hào)格式為“YW部門(mén)代碼年份流水號(hào)”，部門(mén)代碼根據(jù)公司部門(mén)設(shè)置進(jìn)行編制，年份和流水號(hào)含義同行政文件。例如：“YWSales2023010”表示銷(xiāo)售部門(mén)2023年的第10號(hào)業(yè)務(wù)文件。3.會(huì)議文件：編號(hào)格式為“HY會(huì)議名稱(chēng)縮寫(xiě)年份流水號(hào)”，會(huì)議名稱(chēng)縮寫(xiě)根據(jù)公司常用會(huì)議名稱(chēng)確定，年份和流水號(hào)含義同行政文件。例如：“HY董事會(huì)2023005”表示2023年董事會(huì)第5號(hào)會(huì)議文件。4.人事文件：編號(hào)格式為“RS年份流水號(hào)”，年份和流水號(hào)含義同行政文件。例如：“RS2023020”表示2023年第20號(hào)人事文件。5.財(cái)務(wù)文件：編號(hào)格式為“CW年份流水號(hào)”，年份和流水號(hào)含義同行政文件。例如：“CW2023030”表示2023年第30號(hào)財(cái)務(wù)文件。6.技術(shù)文件：編號(hào)格式為“JS項(xiàng)目代碼年份流水號(hào)”，項(xiàng)目代碼根據(jù)公司技術(shù)項(xiàng)目進(jìn)行編制，年份和流水號(hào)含義同行政文件。例如：“JSP0012023040”表示項(xiàng)目P001在2023年的第40號(hào)技術(shù)文件。7.其他文件：編號(hào)格式為“QT年份流水號(hào)”，年份和流水號(hào)含義同行政文件。例如：“QT2023050”表示2023年第50號(hào)其他文件。三、文檔起草與審核（一）起草1.各部門(mén)根據(jù)工作需要負(fù)責(zé)起草相關(guān)文檔。起草人應(yīng)確保文檔內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰，語(yǔ)言規(guī)范。2.文檔內(nèi)容應(yīng)明確主題、目的、范圍、具體要求等要素，涉及重要事項(xiàng)或決策的文檔，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證。（二）審核1.一般文檔由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，確保文檔符合部門(mén)工作要求和公司整體政策。2.重要文檔、涉及多個(gè)部門(mén)的文檔或?qū)居兄卮笥绊懙奈臋n，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.審核人應(yīng)認(rèn)真審查文檔內(nèi)容，對(duì)表述不清、邏輯混亂、不符合規(guī)定的地方提出修改意見(jiàn)，確保文檔質(zhì)量。四、文檔發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.經(jīng)審核通過(guò)的文檔，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。發(fā)布方式可根據(jù)文檔性質(zhì)和受眾范圍選擇公司內(nèi)部網(wǎng)站、郵件、公告欄等。2.對(duì)于需要傳達(dá)給特定部門(mén)或人員的文檔，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行分發(fā)，并做好簽收記錄。（二）存檔1.文檔發(fā)布后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文檔原件及相關(guān)電子文檔進(jìn)行存檔。存檔應(yīng)按照文檔分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，確保文檔存放有序，便于查找。2.電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子文檔索引目錄，方便快速檢索。五、文檔借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司員工因工作需要借閱文檔，應(yīng)填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交行政部門(mén)審批。（二）審批1.行政部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審批，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的文檔，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.審批通過(guò)后，行政部門(mén)應(yīng)在《文檔借閱申請(qǐng)表》上注明批準(zhǔn)意見(jiàn)，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。（三）借閱手續(xù)1.借閱人憑審批通過(guò)的《文檔借閱申請(qǐng)表》到行政部門(mén)領(lǐng)取文檔，領(lǐng)取時(shí)應(yīng)在文檔借閱登記本上簽字確認(rèn)。2.借閱人應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、標(biāo)記、污損。如需復(fù)印或摘錄文檔內(nèi)容，應(yīng)事先征得行政部門(mén)同意。（四）歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還所借文檔，如需延期歸還，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還文檔時(shí)，借閱人應(yīng)確保文檔完整無(wú)損，行政部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文檔內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后在文檔借閱登記本上注明歸還日期。六、文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶(hù)信息等重要信息的文檔。2.公司尚未公開(kāi)的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)計(jì)劃等文檔。3.其他按照公司保密規(guī)定需要保密的文檔。（二）保密措施1.對(duì)保密文檔應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密級(jí)別，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”等。2.存放保密文檔的場(chǎng)所應(yīng)具備安全保密條件，如設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案室、配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。3.接觸保密文檔的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.在文檔的起草、審核、發(fā)布、存檔、借閱等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止文檔泄露。（三）保密監(jiān)督與檢查1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司文檔保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)保密文檔的管理情況進(jìn)行抽查。2.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、文檔銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀范圍1.已過(guò)保存期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的文檔。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無(wú)效文檔。3.按照公司規(guī)定需要銷(xiāo)毀的保密文檔。（二）銷(xiāo)毀審批1.各部門(mén)如需銷(xiāo)毀文檔，應(yīng)填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀文檔的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)行政部門(mén)審核。行政部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷(xiāo)毀方式1.對(duì)于一般文檔，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.對(duì)于涉及保密信息的文檔，應(yīng)采用專(zhuān)業(yè)的保密銷(xiāo)毀設(shè)備進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保文檔信息無(wú)法恢復(fù)。（四）銷(xiāo)毀記錄1.文檔銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。2.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。八、文檔信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的文檔管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文檔的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、審批等功能。2.文檔管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.行政部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)文檔管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、清理、更新等，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)文檔管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理，確保不同人員只能訪(fǎng)問(wèn)