物業(yè)公司采購(gòu)部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)公司采購(gòu)部的管理，規(guī)范采購(gòu)工作流程，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序進(jìn)行，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司采購(gòu)部及相關(guān)人員在各類物資、服務(wù)采購(gòu)活動(dòng)中的管理。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境公正透明，不偏袒任何一方。3.效益原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求為前提，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。4.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。二、采購(gòu)職責(zé)與分工（一）采購(gòu)部職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善采購(gòu)管理制度、流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實(shí)施各類物資、服務(wù)的采購(gòu)工作，包括采購(gòu)計(jì)劃制定、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行等。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)格等，定期進(jìn)行供應(yīng)商考核。4.收集、分析市場(chǎng)信息，掌握物資和服務(wù)的價(jià)格動(dòng)態(tài)，為公司采購(gòu)決策提供依據(jù)。5.協(xié)調(diào)與公司內(nèi)部各部門(mén)的溝通與協(xié)作，及時(shí)了解業(yè)務(wù)需求，確保采購(gòu)工作滿足公司運(yùn)營(yíng)需要。6.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的管理，包括合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行跟蹤及結(jié)算等工作。7.處理采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)糾紛和投訴，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）采購(gòu)人員職責(zé)1.采購(gòu)專員協(xié)助采購(gòu)主管制定采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體采購(gòu)任務(wù)的執(zhí)行。按照采購(gòu)流程，進(jìn)行供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，選擇合適的供應(yīng)商，并與其進(jìn)行商務(wù)洽談。負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、送審及簽訂工作，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、合法。跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的日常溝通與協(xié)調(diào)，收集供應(yīng)商反饋信息，維護(hù)良好的合作關(guān)系。協(xié)助采購(gòu)主管進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)估和管理工作，建立供應(yīng)商檔案。2.采購(gòu)主管負(fù)責(zé)采購(gòu)部的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。審核采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。指導(dǎo)和監(jiān)督采購(gòu)專員的工作，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行把控，確保采購(gòu)工作的合規(guī)性和高效性。參與重要采購(gòu)項(xiàng)目的談判和決策，協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，確保采購(gòu)任務(wù)順利完成。定期分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購(gòu)工作流程。負(fù)責(zé)與公司其他部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，解決采購(gòu)過(guò)程中的跨部門(mén)問(wèn)題。負(fù)責(zé)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和培訓(xùn)，提高團(tuán)隊(duì)整體業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、采購(gòu)流程（一）需求申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明所需物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交至采購(gòu)部。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部收到各部門(mén)提交的《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，進(jìn)行匯總和分析。2.根據(jù)公司庫(kù)存情況、業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃及市場(chǎng)供應(yīng)狀況，制定采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資或服務(wù)的種類、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)預(yù)算等，并報(bào)采購(gòu)主管審核。3.采購(gòu)主管對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性以及采購(gòu)時(shí)間的可行性。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)專員通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等相關(guān)資料，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。3.向符合要求的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。4.采購(gòu)專員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理、分析和比較，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步的商務(wù)洽談。在洽談過(guò)程中，重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面，爭(zhēng)取獲得最優(yōu)的采購(gòu)條件。5.根據(jù)商務(wù)洽談結(jié)果，綜合評(píng)估供應(yīng)商的綜合實(shí)力和性價(jià)比，確定最終供應(yīng)商，并簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（四）采購(gòu)合同執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)專員將簽訂好的采購(gòu)合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。2.采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、質(zhì)量和數(shù)量交貨。3.在物資到貨前，采購(gòu)專員應(yīng)提前通知倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)專員與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.采購(gòu)專員對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于重大問(wèn)題或無(wú)法解決的糾紛，應(yīng)及時(shí)向采購(gòu)主管匯報(bào)，并提出相應(yīng)的解決方案。（五）采購(gòu)結(jié)算1.物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同和《物資驗(yàn)收單》，填寫(xiě)《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、付款方式、發(fā)票信息等內(nèi)容，并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《采購(gòu)付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等。審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，向供應(yīng)商支付貨款。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與準(zhǔn)入1.采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，定期開(kāi)展供應(yīng)商開(kāi)發(fā)工作。通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、行業(yè)交流、網(wǎng)絡(luò)搜索等方式，尋找潛在供應(yīng)商資源。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其基本信息、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等資料，建立供應(yīng)商信息檔案。3.采購(gòu)部組織相關(guān)部門(mén)對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等方面的情況?？疾旖Y(jié)束后，形成考察報(bào)告，作為供應(yīng)商準(zhǔn)入的重要依據(jù)。4.對(duì)于符合公司要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部填寫(xiě)《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，提交至采購(gòu)主管審核。采購(gòu)主管審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，該供應(yīng)商方可進(jìn)入公司供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估周期一般為每半年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。2.采購(gòu)專員收集供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，如產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄、客戶反饋等，并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。3.采購(gòu)部組織相關(guān)部門(mén)對(duì)《供應(yīng)商評(píng)估表》進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于評(píng)估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于評(píng)估結(jié)果不合格的供應(yīng)商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格。4.建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商的評(píng)估和考核結(jié)果，為后續(xù)的供應(yīng)商選擇和管理提供參考依據(jù)。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購(gòu)專員與供應(yīng)商保持密切的溝通與聯(lián)系，定期走訪供應(yīng)商，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況以及市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等信息，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對(duì)于供應(yīng)商提出的合理訴求，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)予以回應(yīng)和處理，維護(hù)供應(yīng)商的合法權(quán)益。同時(shí)，對(duì)于供應(yīng)商的違規(guī)行為，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.定期組織供應(yīng)商座談會(huì)或培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與交流，共同探討合作中存在的問(wèn)題及解決方案，促進(jìn)雙方合作關(guān)系的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。4.鼓勵(lì)供應(yīng)商不斷改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平，對(duì)于提出創(chuàng)新性建議或能夠?yàn)楣編?lái)顯著效益的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和表彰。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等方面。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部組織相關(guān)人員進(jìn)行分析和評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化趨勢(shì)，合理制定采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過(guò)度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商壟斷或供應(yīng)中斷導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格審核供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證，選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。加強(qiáng)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，確保所采購(gòu)的物資符合質(zhì)量要求。對(duì)于質(zhì)量不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無(wú)法解決，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立完善的供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)作，建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，條款清晰、準(zhǔn)確、合法。在簽訂合同前，應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核，確保合同的合規(guī)性和有效性。加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程的跟蹤和管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，避免合同糾紛的發(fā)生。5.資金風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，避免提前付款或逾期付款導(dǎo)致的資金風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)資金預(yù)算管理，合理安排采購(gòu)資金，確保公司資金的正常周轉(zhuǎn)。六、采購(gòu)檔案管理（一）檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同等相關(guān)文件。2.供應(yīng)商資料，包括供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)情況等。3.詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、商務(wù)洽談?dòng)涗浀炔少?gòu)過(guò)程文件。4.物資驗(yàn)收單、檢驗(yàn)報(bào)告等驗(yàn)收文件。5.采購(gòu)付款申請(qǐng)單、發(fā)票、付款記錄等財(cái)務(wù)文件。6.供應(yīng)商評(píng)估表、考核記錄等供應(yīng)商管理文件。7.其他與采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)的文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購(gòu)專員負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和歸檔工作，按照采購(gòu)項(xiàng)目和時(shí)間順序，將相關(guān)文件和資料進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊(cè)，標(biāo)注檔案編號(hào)、檔案名稱、歸檔日期等信息，并存放于專門(mén)的檔案柜中。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和管理。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到采購(gòu)部查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.因特殊情況需要