哈爾濱辦公空間管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范哈爾濱辦公空間的使用與管理，提高辦公效率，營(yíng)造安全、舒適、有序的辦公環(huán)境，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于哈爾濱公司/組織內(nèi)所有辦公區(qū)域，包括辦公室、會(huì)議室、公共休息區(qū)等。3.基本原則（1）合理規(guī)劃原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和人員規(guī)模，合理分配辦公空間，確保資源的有效利用。（2）安全保障原則：確保辦公空間的設(shè)施設(shè)備安全，保障人員的生命財(cái)產(chǎn)安全，符合相關(guān)安全法規(guī)要求。（3）環(huán)境整潔原則：保持辦公空間的整潔衛(wèi)生，營(yíng)造良好的工作氛圍。（4）節(jié)約資源原則：倡導(dǎo)節(jié)約能源、紙張等資源，降低運(yùn)營(yíng)成本。二、辦公空間分配與調(diào)整1.分配依據(jù)根據(jù)員工的工作職責(zé)、崗位需求以及團(tuán)隊(duì)協(xié)作要求，綜合考慮業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行辦公空間的分配。2.分配標(biāo)準(zhǔn)（1）按照部門(mén)職能和人員數(shù)量，確定各部門(mén)的辦公區(qū)域面積和具體房間分布。（2）對(duì)于不同級(jí)別的員工，根據(jù)公司職級(jí)體系，合理安排辦公位置，體現(xiàn)層級(jí)差異與協(xié)作便利性。3.調(diào)整程序（1）當(dāng)公司業(yè)務(wù)發(fā)生變化、人員調(diào)動(dòng)或其他原因需要調(diào)整辦公空間時(shí)，由相關(guān)部門(mén)提出申請(qǐng)。（2）申請(qǐng)部門(mén)需填寫(xiě)《辦公空間調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、涉及人員、調(diào)整區(qū)域等信息。（3）申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門(mén)。（4）行政部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，必要時(shí)征求相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)，制定調(diào)整方案。（5）調(diào)整方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由行政部門(mén)組織實(shí)施。三、辦公區(qū)域使用規(guī)范1.辦公室使用（1）員工應(yīng)在指定的辦公室內(nèi)辦公，不得擅自更換或占用他人辦公空間。（2）保持辦公室內(nèi)整潔，辦公用品擺放整齊，文件資料應(yīng)分類(lèi)存放，并及時(shí)清理過(guò)期或無(wú)用的文件。（3）不得在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、爭(zhēng)吵或進(jìn)行其他影響他人工作的行為。（4）愛(ài)護(hù)辦公室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如桌椅、電腦、打印機(jī)等，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。（5）離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備、門(mén)窗等，確保安全。2.會(huì)議室使用（1）會(huì)議室由行政部門(mén)統(tǒng)一管理和安排使用。（2）使用部門(mén)需提前填寫(xiě)《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，注明會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息，提交至行政部門(mén)。（3）行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室的合理使用。（4）使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)保持室內(nèi)整潔，會(huì)后及時(shí)清理桌面、地面，關(guān)閉電器設(shè)備和門(mén)窗。（5）愛(ài)護(hù)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。3.公共休息區(qū)使用（1）公共休息區(qū)是員工休息和交流的場(chǎng)所，應(yīng)保持安靜、整潔。（2）不得在公共休息區(qū)內(nèi)吸煙、亂扔垃圾，不得大聲喧嘩或進(jìn)行其他不文明行為。（3）使用休息區(qū)內(nèi)的設(shè)施設(shè)備后，應(yīng)及時(shí)歸位，保持原狀。四、設(shè)施設(shè)備管理1.辦公家具管理（1）辦公家具由行政部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)、配置和管理。（2）員工應(yīng)妥善使用辦公家具，不得隨意拆卸、損壞或丟棄。（3）如辦公家具出現(xiàn)故障或損壞，員工應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)修，行政部門(mén)負(fù)責(zé)安排維修或更換。（4）離職員工應(yīng)將所使用的辦公家具完好歸還行政部門(mén)，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。2.電器設(shè)備管理（1）公司配備的電器設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、空調(diào)等，由行政部門(mén)統(tǒng)一管理和維護(hù)。（2）員工應(yīng)正確使用電器設(shè)備，按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。（3）發(fā)現(xiàn)電器設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，不得自行修理。（4）下班時(shí)，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備的電源，避免浪費(fèi)能源和發(fā)生安全事故。3.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理（1）公司網(wǎng)絡(luò)由信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理。（2）員工應(yīng)遵守網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定，不得利用公司網(wǎng)絡(luò)從事違法、違規(guī)或損害公司利益的行為。（3）不得私自安裝網(wǎng)絡(luò)設(shè)備或更改網(wǎng)絡(luò)配置，如需使用外接設(shè)備，應(yīng)提前向信息技術(shù)部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。（4）注意網(wǎng)絡(luò)安全，妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，防止信息泄露。五、安全管理1.消防安全（1）辦公區(qū)域內(nèi)必須配備符合規(guī)定的消防設(shè)施和器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（2）員工應(yīng)熟悉消防設(shè)施的位置和使用方法，掌握基本的消防安全知識(shí)。（3）嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙，嚴(yán)禁使用明火，如需進(jìn)行動(dòng)火作業(yè)，必須提前辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。（4）保持消防通道暢通，不得在通道內(nèi)堆放雜物。2.電氣安全（1）定期對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的電氣線(xiàn)路和設(shè)備進(jìn)行檢查，確保其安全可靠，無(wú)漏電、短路等隱患。（2）不得私拉亂接電線(xiàn)，不得使用大功率電器設(shè)備，如需使用特殊電器設(shè)備，應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。（3）發(fā)現(xiàn)電氣設(shè)備或線(xiàn)路出現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)或相關(guān)維修人員。3.人員安全（1）加強(qiáng)對(duì)員工的安全教育，提高員工的安全意識(shí)和自我保護(hù)能力。（2）辦公區(qū)域內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)識(shí)，提醒員工注意安全。（3）員工在工作過(guò)程中應(yīng)注意自身安全，遵守操作規(guī)程，避免發(fā)生意外事故。如發(fā)生安全事故，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的急救措施。六、環(huán)境衛(wèi)生管理1.公共區(qū)域衛(wèi)生（1）行政部門(mén)負(fù)責(zé)辦公區(qū)域公共區(qū)域的日常清潔工作，包括走廊、樓梯、電梯間、衛(wèi)生間等。（2）公共區(qū)域應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，無(wú)垃圾、雜物，地面干凈整潔，墻面、門(mén)窗無(wú)灰塵。（3）衛(wèi)生間應(yīng)定期消毒，保持通風(fēng)良好，無(wú)異味。2.辦公室衛(wèi)生（1）員工應(yīng)保持自己辦公室內(nèi)的衛(wèi)生整潔，定期清理桌面、地面、文件柜等。（2）不得在辦公室內(nèi)丟棄垃圾，應(yīng)將垃圾放入指定的垃圾桶內(nèi)，由行政部門(mén)統(tǒng)一清理。3.環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)（1）全體員工應(yīng)養(yǎng)成愛(ài)護(hù)環(huán)境衛(wèi)生的良好習(xí)慣，共同維護(hù)辦公區(qū)域的整潔。（2）如發(fā)現(xiàn)公共區(qū)域或辦公室內(nèi)有衛(wèi)生問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)反映，以便及時(shí)處理。七、節(jié)約能源管理1.照明管理（1）根據(jù)自然光照情況，合理使用照明設(shè)備，盡量減少白天開(kāi)燈時(shí)間。（2）離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)隨手關(guān)閉照明燈具。2.空調(diào)管理（1）夏季室內(nèi)溫度設(shè)置不得低于26℃，冬季室內(nèi)溫度設(shè)置不得高于20℃。（2）使用空調(diào)時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門(mén)窗，避免空調(diào)冷熱氣流失。（3）離開(kāi)辦公室時(shí)，應(yīng)關(guān)閉空調(diào)電源。3.其他能源管理（1）節(jié)約用水，發(fā)現(xiàn)水龍頭漏水等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)修。（2）合理使用辦公設(shè)備，降低能源消耗，如及時(shí)關(guān)閉電腦、打印機(jī)等設(shè)備的電源。八、保密管理1.保密制度公司制定嚴(yán)格的保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.辦公空間保密要求（1）涉及公司機(jī)密的文件、資料等應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保密文件柜中，并妥善保管。（2）在辦公區(qū)域內(nèi)討論機(jī)密事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)注意周?chē)h(huán)境，避免無(wú)關(guān)人員聽(tīng)到。（3）不得在非保密的辦公空間內(nèi)存儲(chǔ)或處理公司機(jī)密信息。3.人員保密責(zé)任（1）全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，履行保密義務(wù)。（2）如因工作需要接觸公司機(jī)密信息，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并嚴(yán)格按照協(xié)議要求進(jìn)行保密。