釘釘會(huì)議室使用管理制度總則目的為了規(guī)范公司釘釘會(huì)議室的使用，提高會(huì)議室的使用效率，保證各項(xiàng)會(huì)議的順利進(jìn)行，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工使用釘釘會(huì)議室的相關(guān)管理活動(dòng)。管理原則1.統(tǒng)一管理：由公司行政部門對釘釘會(huì)議室進(jìn)行統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源合理利用。2.預(yù)約優(yōu)先：使用釘釘會(huì)議室需提前進(jìn)行預(yù)約，按照預(yù)約順序安排使用。3.高效利用：鼓勵(lì)員工合理安排會(huì)議時(shí)間，提高會(huì)議室的使用效率，避免資源浪費(fèi)。4.安全規(guī)范：使用者應(yīng)遵守相關(guān)安全和操作規(guī)范，確保會(huì)議的正常進(jìn)行和設(shè)備的安全。釘釘會(huì)議室管理部門及職責(zé)管理部門公司行政部門為釘釘會(huì)議室的管理部門，負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、設(shè)備維護(hù)、預(yù)約安排等工作。管理部門職責(zé)1.設(shè)備維護(hù)與管理定期對釘釘會(huì)議室的硬件設(shè)備（如攝像頭、麥克風(fēng)、音響等）和軟件系統(tǒng)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。及時(shí)處理設(shè)備故障和問題，對于無法自行解決的問題，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。對會(huì)議室的設(shè)備進(jìn)行登記和管理，建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的購買時(shí)間、使用情況、維修記錄等信息。2.預(yù)約管理負(fù)責(zé)接收和處理員工的會(huì)議室預(yù)約申請，按照預(yù)約規(guī)則進(jìn)行安排和協(xié)調(diào)。及時(shí)更新會(huì)議室的預(yù)約信息，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對未按規(guī)定取消預(yù)約或占用會(huì)議室的情況進(jìn)行處理。3.環(huán)境管理保持會(huì)議室的整潔和衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。合理調(diào)節(jié)會(huì)議室的溫度、濕度和光線，為會(huì)議提供良好的環(huán)境。4.培訓(xùn)與指導(dǎo)為員工提供釘釘會(huì)議室使用的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助員工掌握正確的使用方法和操作技巧。解答員工在使用過程中遇到的問題，提供技術(shù)支持和幫助。釘釘會(huì)議室使用申請與審批使用申請1.預(yù)約方式員工需通過公司指定的釘釘會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約申請。在預(yù)約系統(tǒng)中，應(yīng)詳細(xì)填寫會(huì)議的主題、時(shí)間、參與人員、使用時(shí)長等信息。2.預(yù)約時(shí)間為了保證會(huì)議室的合理使用，員工應(yīng)提前[X]小時(shí)進(jìn)行預(yù)約。對于緊急會(huì)議，可在征得行政部門同意后進(jìn)行臨時(shí)預(yù)約。同一時(shí)間段內(nèi)，同一部門原則上只能預(yù)約一個(gè)會(huì)議室。如有特殊情況需要預(yù)約多個(gè)會(huì)議室，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在預(yù)約申請中說明原因。3.預(yù)約流程員工登錄釘釘會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)，選擇需要使用的會(huì)議室和時(shí)間段。填寫會(huì)議相關(guān)信息，確認(rèn)無誤后提交預(yù)約申請。系統(tǒng)自動(dòng)檢查該時(shí)間段會(huì)議室是否可用，如可用則預(yù)約成功；如不可用，系統(tǒng)將提示員工重新選擇時(shí)間或會(huì)議室。審批流程1.部門內(nèi)部審批員工提交預(yù)約申請后，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)會(huì)議的必要性和重要性進(jìn)行審核，對于不必要或不合理的會(huì)議申請，應(yīng)予以駁回。2.行政部門審批部門負(fù)責(zé)人審批通過后，預(yù)約申請將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至行政部門進(jìn)行審批。行政部門主要審核會(huì)議室的可用性和預(yù)約信息的完整性，如無問題則批準(zhǔn)預(yù)約；如存在問題，將及時(shí)與申請人溝通并進(jìn)行調(diào)整。釘釘會(huì)議室使用規(guī)則會(huì)前準(zhǔn)備1.提前到達(dá)會(huì)議組織者應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行設(shè)備調(diào)試和會(huì)議準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議按時(shí)開始。2.設(shè)備檢查檢查會(huì)議室的硬件設(shè)備是否正常運(yùn)行，如攝像頭、麥克風(fēng)、音響等。如有問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門進(jìn)行處理。登錄釘釘會(huì)議系統(tǒng)，測試網(wǎng)絡(luò)連接和會(huì)議功能，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。3.會(huì)議資料準(zhǔn)備將會(huì)議所需的資料、文件等提前準(zhǔn)備好，并拷貝到會(huì)議室的電腦或通過云盤共享，方便參會(huì)人員查看和使用。會(huì)中要求1.遵守時(shí)間會(huì)議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)約時(shí)間開始和結(jié)束，不得隨意延長會(huì)議時(shí)間。如有特殊情況需要延長會(huì)議時(shí)間，需提前征得行政部門同意，并在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。2.保持秩序參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持安靜，不得隨意走動(dòng)或大聲喧嘩。手機(jī)應(yīng)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)盡量離開會(huì)議室。3.正確使用設(shè)備參會(huì)人員應(yīng)按照正確的操作方法使用會(huì)議室的設(shè)備，不得隨意更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)。如需使用投屏功能，應(yīng)按照投屏說明進(jìn)行操作，確保投屏效果清晰。4.保護(hù)隱私在會(huì)議過程中，涉及公司機(jī)密信息或敏感內(nèi)容的，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。會(huì)后清理1.設(shè)備關(guān)閉會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)閉會(huì)議室的所有設(shè)備，包括電腦、投影儀、音響等，并將設(shè)備恢復(fù)到初始狀態(tài)。2.資料清理清理會(huì)議室的桌面和地面，將會(huì)議資料和文件帶走，不得遺留在會(huì)議室。3.衛(wèi)生清潔保持會(huì)議室的整潔和衛(wèi)生，如有垃圾應(yīng)及時(shí)清理并放入垃圾桶。違規(guī)處理未按規(guī)定預(yù)約1.對于未通過預(yù)約系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約而擅自使用會(huì)議室的行為，第一次給予口頭警告；第二次給予書面警告，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評。2.因未按規(guī)定預(yù)約導(dǎo)致會(huì)議室使用沖突的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決沖突。占用會(huì)議室1.對于超過預(yù)約時(shí)間未結(jié)束會(huì)議且未提前申請延長時(shí)間的，第一次給予口頭提醒；第二次給予書面警告，并在一定時(shí)間內(nèi)限制該部門使用會(huì)議室。2.故意占用會(huì)議室不使用或妨礙他人使用會(huì)議室的，給予嚴(yán)重警告處分，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評。損壞設(shè)備1.因使用不當(dāng)造成會(huì)議室設(shè)備損壞的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)維修或賠償責(zé)任。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞未及時(shí)報(bào)告的，加重處罰力度。泄露會(huì)議內(nèi)容對于違反公司保密制度，泄露會(huì)議內(nèi)容的，按照公司的保密管理規(guī)定進(jìn)行處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。特殊情況處理緊急會(huì)議1.如遇緊急情況需要臨時(shí)召開會(huì)議且無法提前預(yù)約的，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門說明情況。2.行政部門在確保會(huì)議室可用的情況下，應(yīng)優(yōu)先安排緊急會(huì)議使用會(huì)議室。重要會(huì)議1.對于公司重要會(huì)議或大型會(huì)議，行政部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議的需求和規(guī)模，提前做好會(huì)議室的準(zhǔn)備工作，包括設(shè)備調(diào)試、場地布置等。2.必要時(shí)，行政部門可安排專人進(jìn)行會(huì)議保障，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。設(shè)備故障1.在會(huì)議過程中如遇到設(shè)備故障，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)聯(lián)系行政部門進(jìn)行處理。2.行政部門應(yīng)盡快響應(yīng)，采取相應(yīng)的措施解決問題。如