質(zhì)量效應(yīng)檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)質(zhì)量效應(yīng)檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與質(zhì)量效應(yīng)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于項(xiàng)目文檔、質(zhì)量報(bào)告、技術(shù)資料、合同文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：質(zhì)量效應(yīng)檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映質(zhì)量效應(yīng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理與質(zhì)量效應(yīng)相關(guān)的各類(lèi)文件資料，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案的查閱效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善質(zhì)量效應(yīng)檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的質(zhì)量效應(yīng)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案信息的快速查詢(xún)和有效利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和可讀性。5.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀處理。7.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。8.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和流程。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量效應(yīng)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期向檔案室移交。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案管理的日常工作，確保檔案的及時(shí)收集和妥善保管。3.在開(kāi)展質(zhì)量效應(yīng)相關(guān)工作過(guò)程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范文件資料的形成和積累，保證檔案的質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，向檔案室提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并配合檔案室做好檔案利用過(guò)程中的相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架、保管、查閱、借閱、歸還、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案信息安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和工作能力，熟練掌握檔案管理信息化技術(shù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題，不斷改進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.質(zhì)量效應(yīng)項(xiàng)目前期調(diào)研資料，包括市場(chǎng)分析報(bào)告、技術(shù)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告等。2.項(xiàng)目策劃文件，如項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)、項(xiàng)目目標(biāo)設(shè)定、項(xiàng)目進(jìn)度安排等。3.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、變更記錄等。4.項(xiàng)目相關(guān)的合同文件，包括采購(gòu)合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。5.項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書(shū)、用戶反饋意見(jiàn)等。6.質(zhì)量體系文件，如質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄等。7.與質(zhì)量效應(yīng)相關(guān)的培訓(xùn)資料、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部溝通文件等。8.其他與質(zhì)量效應(yīng)工作有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量效應(yīng)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，并定期向檔案室移交。3.對(duì)于重要的質(zhì)量效應(yīng)檔案，應(yīng)實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)收集，確保檔案信息的一致性和完整性。4.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書(shū)寫(xiě)工具。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照質(zhì)量效應(yīng)檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行分類(lèi)，可分為項(xiàng)目檔案、質(zhì)量體系檔案、其他檔案等大類(lèi)，每大類(lèi)下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類(lèi)。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢(xún)。編號(hào)可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或零散的檔案材料進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞文件。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于快速查找和統(tǒng)計(jì)檔案。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。四、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全存放。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等，以滿足檔案保管的需要。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)方案，將檔案分別存放在相應(yīng)的檔案柜或貨架上，并在檔案柜或貨架上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)范圍等信息，便于查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可采用光盤(pán)、磁帶、移動(dòng)硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和可用性。3.對(duì)于重要的、珍貴的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專(zhuān)柜存放、加密存儲(chǔ)等，以確保檔案的安全。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定各類(lèi)質(zhì)量效應(yīng)檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、利用情況等。2.每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次重點(diǎn)檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.檢查檔案時(shí)，應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量效應(yīng)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱質(zhì)量效應(yīng)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)檔案的密級(jí)、保管期限、利用情況等因素進(jìn)行審批，對(duì)于重要檔案的借閱，應(yīng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)憑審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案室應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員做出說(shuō)明或賠償。（三）特殊情況處理1.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司/組織保密部門(mén)批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司/組織質(zhì)量效應(yīng)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱或借閱過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。3.如遇緊急情況需要查閱或借閱檔案，可先口頭申請(qǐng)，事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量效應(yīng)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案鑒定的依據(jù)和方法。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。3.對(duì)于已過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定并予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》和《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)作為檔案資料永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立質(zhì)量效應(yīng)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過(guò)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。（二）數(shù)字化檔案采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速檢索和查詢(xún)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、命名規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、來(lái)源等信息。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密。對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行日志記錄，便于審計(jì)和追蹤。（四