貿(mào)易公司出入庫管理制度總則目的為了加強(qiáng)本貿(mào)易公司的貨物管理，規(guī)范出入庫流程，保證貨物的安全、完整，提高公司運(yùn)營效率，降低成本，特制定本出入庫管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有貨物的出入庫管理，包括原材料、成品、半成品、辦公用品等各類物資。職責(zé)分工1.倉庫管理部門：負(fù)責(zé)貨物的接收、存儲、保管和發(fā)放工作，確保貨物的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好，按照規(guī)定進(jìn)行出入庫操作和記錄。2.采購部門：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購貨物按時、按質(zhì)、按量到達(dá)公司，并及時辦理入庫手續(xù)。3.銷售部門：負(fù)責(zé)與客戶溝通訂單信息，安排貨物的出庫發(fā)貨工作，及時提供準(zhǔn)確的發(fā)貨清單。4.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)對出入庫業(yè)務(wù)進(jìn)行財務(wù)核算和監(jiān)督，確保出入庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。5.質(zhì)量檢驗(yàn)部門：負(fù)責(zé)對入庫貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報告，確保入庫貨物符合質(zhì)量要求。入庫管理采購入庫1.到貨通知采購部門在接到供應(yīng)商的發(fā)貨通知后，應(yīng)及時將到貨信息（包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等）通知倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門。2.到貨驗(yàn)收貨物到達(dá)公司后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和到貨通知，核對貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、包裝等信息是否相符。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報告。對于不合格的貨物，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.入庫手續(xù)辦理驗(yàn)收合格的貨物，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》?！度霂靻巍窇?yīng)包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、供應(yīng)商名稱、入庫日期等信息?！度霂靻巍芬皇饺?lián)，倉庫留存一聯(lián)，財務(wù)部門一聯(lián)，采購部門一聯(lián)。倉庫管理人員應(yīng)在《入庫單》上簽字確認(rèn)，并將貨物存入相應(yīng)的倉庫貨位。4.賬務(wù)處理財務(wù)部門根據(jù)《入庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，登記庫存商品明細(xì)賬。退貨入庫1.退貨申請客戶退貨時，銷售部門應(yīng)根據(jù)客戶的退貨要求，填寫《退貨申請單》，說明退貨原因、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.退貨驗(yàn)收倉庫管理部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)對退貨進(jìn)行驗(yàn)收，檢查貨物的質(zhì)量、數(shù)量、包裝等是否符合退貨要求。對于不符合退貨要求的貨物，應(yīng)及時與銷售部門溝通處理。3.入庫手續(xù)辦理驗(yàn)收合格的退貨，倉庫管理人員應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《退貨入庫單》?！锻素浫霂靻巍返母袷胶蛢?nèi)容與《入庫單》基本相同，應(yīng)注明“退貨”字樣。4.賬務(wù)處理財務(wù)部門根據(jù)《退貨入庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整庫存商品明細(xì)賬。其他入庫對于公司內(nèi)部的自制產(chǎn)品、贈品、樣品等其他形式的入庫，相關(guān)部門應(yīng)填寫《入庫單》，并按照規(guī)定的程序辦理入庫手續(xù)。出庫管理銷售出庫1.訂單處理銷售部門接到客戶訂單后，應(yīng)及時審核訂單信息，確認(rèn)訂單的有效性和準(zhǔn)確性。對于符合要求的訂單，銷售部門應(yīng)填寫《發(fā)貨通知單》，通知倉庫管理部門備貨。2.備貨發(fā)貨倉庫管理人員根據(jù)《發(fā)貨通知單》，按照先進(jìn)先出的原則，準(zhǔn)備相應(yīng)的貨物，并進(jìn)行包裝和標(biāo)識。在備貨過程中，如發(fā)現(xiàn)貨物短缺或質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知銷售部門和采購部門處理。3.出庫手續(xù)辦理貨物準(zhǔn)備好后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《出庫單》?！冻鰩靻巍窇?yīng)包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息?！冻鰩靻巍芬皇饺?lián)，倉庫留存一聯(lián)，財務(wù)部門一聯(lián)，銷售部門一聯(lián)。4.發(fā)貨運(yùn)輸銷售部門負(fù)責(zé)安排貨物的運(yùn)輸工作，確保貨物按時、安全地送達(dá)客戶手中。在發(fā)貨過程中，應(yīng)注意貨物的保護(hù)和運(yùn)輸安全。5.賬務(wù)處理財務(wù)部門根據(jù)《出庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)銷售收入和成本。內(nèi)部領(lǐng)用出庫1.領(lǐng)用申請公司內(nèi)部各部門因工作需要領(lǐng)用貨物時，應(yīng)填寫《領(lǐng)用申請單》，注明領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批流程《領(lǐng)用申請單》應(yīng)按照公司的審批流程進(jìn)行審批，對于重要物資的領(lǐng)用，還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.出庫手續(xù)辦理倉庫管理人員根據(jù)審批通過的《領(lǐng)用申請單》，辦理出庫手續(xù)，填寫《出庫單》?！冻鰩靻巍返母袷胶蛢?nèi)容與銷售出庫的《出庫單》基本相同，應(yīng)注明“內(nèi)部領(lǐng)用”字樣。4.賬務(wù)處理財務(wù)部門根據(jù)《出庫單》進(jìn)行賬務(wù)處理，將領(lǐng)用的貨物計入相應(yīng)的費(fèi)用科目。其他出庫對于公司的捐贈、報廢等其他形式的出庫，相關(guān)部門應(yīng)填寫《出庫單》，并按照規(guī)定的程序辦理出庫手續(xù)。庫存管理貨物存儲1.倉庫規(guī)劃倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)貨物的性質(zhì)、特點(diǎn)和用途，合理規(guī)劃倉庫的存儲區(qū)域，設(shè)置不同的貨位和貨架，確保貨物分類存放、整齊有序。2.貨物擺放貨物應(yīng)按照規(guī)定的貨位進(jìn)行擺放，遵循先進(jìn)先出、上輕下重、大不壓小的原則。對于易燃、易爆、有毒等危險貨物，應(yīng)按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和管理。3.庫存盤點(diǎn)倉庫管理部門應(yīng)定期對庫存貨物進(jìn)行盤點(diǎn)，一般每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次中盤點(diǎn)，每年進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時應(yīng)認(rèn)真核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。4.盤點(diǎn)報告盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)編制《庫存盤點(diǎn)報告》，說明盤點(diǎn)結(jié)果、差異原因及處理建議。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。庫存安全1.安全設(shè)施倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報警裝置、通風(fēng)設(shè)備等，確保倉庫的安全。2.人員管理倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫的安全管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。倉庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、明火作業(yè)等危險行為。3.貨物保護(hù)倉庫管理人員應(yīng)定期檢查貨物的存儲狀況，采取必要的防護(hù)措施，防止貨物受潮、發(fā)霉、生銹、損壞等。庫存預(yù)警1.設(shè)定預(yù)警指標(biāo)倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)公司的銷售情況和采購周期，設(shè)定合理的庫存預(yù)警指標(biāo)，包括最高庫存、最低庫存等。2.預(yù)警處理當(dāng)庫存貨物達(dá)到預(yù)警指標(biāo)時，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門和銷售部門，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，如調(diào)整采購計劃、促銷銷售等。出入庫單據(jù)管理單據(jù)填寫要求1.出入庫單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑或黑色鋼筆、中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。2.單據(jù)上的各項信息應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，不得遺漏。3.單據(jù)應(yīng)由相關(guān)人員簽字確認(rèn)，確保單據(jù)的真實(shí)性和有效性。單據(jù)保管1.出入庫單據(jù)應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行整理、裝訂，妥善保管。保管期限一般為五年。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對出入庫單據(jù)進(jìn)行審核，確保單據(jù)的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。單據(jù)查詢與使用公司內(nèi)部各部門因工作需要查詢或使用出入庫單據(jù)時，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管單據(jù)，不得損壞、丟失。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司審計部門應(yīng)定期對出入庫管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計，檢查出入庫業(yè)務(wù)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和完整性。日常檢查倉庫管理部門應(yīng)加強(qiáng)對出入庫業(yè)務(wù)的日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存