分公司材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)分公司材料管理，規(guī)范材料采購、驗(yàn)收、儲存、發(fā)放及使用等環(huán)節(jié)的工作流程，確保材料供應(yīng)及時(shí)、質(zhì)量合格、成本合理，保障分公司各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于分公司所屬各部門、各項(xiàng)目涉及的各類材料管理，包括原材料、輔助材料、構(gòu)配件、周轉(zhuǎn)材料等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：分公司對材料管理實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一制度，確保材料管理工作的協(xié)調(diào)性和一致性。2.成本效益原則：在保證材料質(zhì)量和滿足生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，優(yōu)化材料采購、庫存等環(huán)節(jié)，降低材料成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。3.質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控材料質(zhì)量，確保所采購和使用的材料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，杜絕不合格材料進(jìn)入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門、各崗位在材料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。二、管理職責(zé)（一）分公司材料管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善分公司材料管理相關(guān)制度、流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.匯總各部門材料需求計(jì)劃，結(jié)合分公司庫存情況和生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，編制年度、月度材料采購計(jì)劃。3.組織開展材料供應(yīng)商的選擇、評估與管理工作，建立合格供應(yīng)商名錄。4.負(fù)責(zé)材料采購合同的簽訂、執(zhí)行與跟蹤，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.組織材料的驗(yàn)收工作，對不合格材料及時(shí)進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)分公司材料倉庫的管理，包括材料的出入庫、儲存保管、盤點(diǎn)清查等工作。7.定期對分公司材料管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門職責(zé)1.使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)和實(shí)際需求，按時(shí)、準(zhǔn)確編制本部門的材料需求計(jì)劃，并提交給分公司材料管理部門。負(fù)責(zé)對領(lǐng)用的材料進(jìn)行合理使用和管理，避免浪費(fèi)和丟失。協(xié)助材料管理部門做好材料的驗(yàn)收、盤點(diǎn)等工作。2.項(xiàng)目部門按照項(xiàng)目施工進(jìn)度和質(zhì)量要求，及時(shí)向分公司材料管理部門報(bào)送項(xiàng)目材料需求計(jì)劃。負(fù)責(zé)項(xiàng)目現(xiàn)場材料的接收、保管、發(fā)放及使用管理，確保項(xiàng)目材料的安全和合理使用。定期對項(xiàng)目材料使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)反饋材料管理中存在的問題。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核材料采購計(jì)劃及相關(guān)費(fèi)用預(yù)算，提供資金支持。2.對材料采購、庫存等成本進(jìn)行核算與分析，為材料管理決策提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督材料采購資金的支付，確保資金使用合規(guī)、安全。三、材料計(jì)劃管理（一）需求計(jì)劃編制1.各部門、各項(xiàng)目應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)、項(xiàng)目進(jìn)度安排等，提前制定材料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時(shí)間等詳細(xì)信息。2.材料需求計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交給分公司材料管理部門。（二）采購計(jì)劃編制1.分公司材料管理部門收到各部門提交的材料需求計(jì)劃后，結(jié)合分公司庫存情況、材料儲備定額以及市場供應(yīng)情況等，進(jìn)行綜合平衡和分析。2.編制年度、月度材料采購計(jì)劃，采購計(jì)劃應(yīng)包括采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃經(jīng)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（三）計(jì)劃調(diào)整1.因生產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)變更、設(shè)計(jì)變更、不可抗力等原因?qū)е虏牧闲枨笥?jì)劃發(fā)生變化時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)向分公司材料管理部門提出計(jì)劃調(diào)整申請。2.分公司材料管理部門對計(jì)劃調(diào)整申請進(jìn)行審核，必要時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，根據(jù)審核結(jié)果對采購計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。調(diào)整后的采購計(jì)劃需重新履行審批手續(xù)。四、材料采購管理（一）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式選擇供應(yīng)商。對新引入的供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察和資質(zhì)審核。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，對不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（二）采購合同管理1.采購合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的合同評審，確保合同條款符合法律法規(guī)要求和分公司利益。2.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，明確各部門在合同執(zhí)行過程中的職責(zé)。3.跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.按照合同約定及時(shí)支付貨款，同時(shí)做好付款記錄和相關(guān)憑證的保管工作。（三）采購過程控制1.采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購計(jì)劃和合同要求進(jìn)行采購，確保采購材料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等符合要求。2.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)市場價(jià)格波動較大或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)向分公司材料管理部門報(bào)告，并提出應(yīng)對措施建議。3.對于重要材料的采購，應(yīng)實(shí)行采購決策集體審議制度，確保采購過程的公開、公正、透明。五、材料驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.材料到貨前，分公司材料管理部門應(yīng)通知使用部門或項(xiàng)目部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，明確驗(yàn)收人員、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收場地等。2.驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉材料的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，掌握驗(yàn)收方法和流程。（二）驗(yàn)收程序1.材料到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知分公司材料管理部門組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等進(jìn)行核對。2.對材料的外觀、尺寸、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)，可采用檢驗(yàn)報(bào)告、抽樣檢測、試驗(yàn)驗(yàn)證等方式。對于重要材料或?qū)|(zhì)量有疑問的材料，應(yīng)委托具有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。3.驗(yàn)收合格的材料，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的材料，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并做好記錄。（三）驗(yàn)收記錄與檔案管理1.驗(yàn)收過程中應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等信息。2.驗(yàn)收記錄應(yīng)妥善保存，作為材料質(zhì)量追溯、成本核算、供應(yīng)商評價(jià)等工作的重要依據(jù)。同時(shí)，建立材料驗(yàn)收檔案，將驗(yàn)收相關(guān)資料整理歸檔。六、材料儲存管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據(jù)分公司材料的種類、數(shù)量、特性等，合理規(guī)劃倉庫布局，設(shè)置不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、輔助材料區(qū)、構(gòu)配件區(qū)、周轉(zhuǎn)材料區(qū)等。2.對易燃易爆、有毒有害等危險(xiǎn)材料，應(yīng)設(shè)置專門的儲存場所，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）入庫管理1.驗(yàn)收合格的材料應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫時(shí)間、供應(yīng)商等信息。2.倉庫管理人員按照入庫單對材料進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識，確保材料存放整齊、有序，便于查找和管理。（三）儲存保管1.根據(jù)材料的特性，采取相應(yīng)的儲存保管措施，如防潮、防雨、防曬、防火、防盜、防蟲等。對于有保質(zhì)期要求的材料，應(yīng)定期檢查，確保在保質(zhì)期內(nèi)使用。2.建立庫存盤點(diǎn)制度，定期對倉庫材料進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，對盤盈、盤虧等情況進(jìn)行分析和處理。（四）出庫管理1.各部門或項(xiàng)目領(lǐng)用材料時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領(lǐng)用部門、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。2.倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)放材料，發(fā)放時(shí)應(yīng)核對領(lǐng)料單與庫存實(shí)物，確保發(fā)放的材料數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格。發(fā)放后及時(shí)填寫出庫單，并更新庫存臺賬。3.對于貴重材料、限量供應(yīng)材料等，應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)料制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。七、材料使用管理（一）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對領(lǐng)用的材料進(jìn)行合理使用，制定材料消耗定額，控制材料消耗數(shù)量。2.加強(qiáng)對操作人員的培訓(xùn)，提高其節(jié)約意識和操作技能，避免因操作不當(dāng)造成材料浪費(fèi)。3.定期對本部門材料使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決材料使用過程中存在的問題。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.在項(xiàng)目施工過程中，嚴(yán)格按照施工圖紙和規(guī)范要求使用材料，確保工程質(zhì)量。2.加強(qiáng)施工現(xiàn)場材料管理，做到工完料清，剩余材料及時(shí)回收、退庫。3.對項(xiàng)目材料使用情況進(jìn)行成本核算和分析，控制項(xiàng)目材料成本。（三）監(jiān)督與考核1.分公司材料管理部門定期對各部門、各項(xiàng)目的材料使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立材料使用考核制度，將材料消耗指標(biāo)納入部門和項(xiàng)目績效考核體系，對材料節(jié)約或浪費(fèi)嚴(yán)重的部門和項(xiàng)目進(jìn)行獎(jiǎng)懲。八、材料核算與成本控制（一）材料核算1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)分公司材料的成本核算工作，按照規(guī)定的會計(jì)科目和核算方法，準(zhǔn)確記錄材料采購、庫存、領(lǐng)用等業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)收支情況。2.定期與材料管理部門核對庫存賬目，確保賬賬相符。同時(shí)，配合材料管理部門做好材料盤點(diǎn)工作，對盤盈、盤虧的材料及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）成本控制1.分公司材料管理部門應(yīng)加強(qiáng)對材料采購成本、庫存成本、使用成本等的控制與管理。通過優(yōu)化采購渠道、合理安排庫存、降低材料消耗等措施，降低材料總成本。2.建立材料成本分析制度，定期對材料成本進(jìn)行分析，找出成本變動的原因，提出改進(jìn)措施和建議，為分公司成本管理決策提供依據(jù)。九、材料盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)計(jì)劃制定1.分公司材料管理部門應(yīng)制定年度盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)分公司實(shí)際情況和管理需要進(jìn)行合理安排，確保全面、準(zhǔn)確地反映材料庫存狀況。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織開展盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對材料實(shí)物與庫存賬目，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。2.對于盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)的賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤點(diǎn)差異表。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處