廢棄章使用管理辦法一、總則（一）目的為加強公司廢棄章的管理，規(guī)范廢棄章的使用行為，確保公司印章管理安全，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各分支機構(gòu)在經(jīng)營管理活動中涉及廢棄章的使用管理。（三）定義1.廢棄章：指公司因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞、過期作廢等原因不再使用的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法人章、業(yè)務(wù)專用章等。二、廢棄章的確認與收繳（一）確認條件1.因公司機構(gòu)撤銷、合并、分立等原因，原機構(gòu)印章不再使用的。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整，相關(guān)業(yè)務(wù)不再開展，對應(yīng)的業(yè)務(wù)專用章不再使用的。3.印章使用期限屆滿，按規(guī)定需要更換新章，原印章作廢的。4.印章?lián)p壞，無法正常使用，經(jīng)審批同意報廢的。5.其他經(jīng)公司管理層認定需要作為廢棄章處理的情況。（二）收繳流程1.各部門、分支機構(gòu)在出現(xiàn)符合廢棄章確認條件的情況時，應(yīng)填寫《廢棄章確認申請表》，詳細說明廢棄原因、印章名稱、編號、啟用時間、停用時間等信息，并附上印章印模。2.《廢棄章確認申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司印章管理部門。3.印章管理部門收到《廢棄章確認申請表》后，進行初步審核，核實情況屬實后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，印章管理部門負責組織對廢棄章進行收繳。收繳時，需由印章管理部門、申請部門及相關(guān)監(jiān)督人員共同在場，確保印章當面收繳，并在《廢棄章收繳登記表》上簽字確認。5.收繳后的廢棄章應(yīng)妥善保管，防止丟失、被盜用或擅自使用。三、廢棄章的存放與保管（一）存放地點廢棄章應(yīng)存放在公司指定的安全、保密的專用印章保管庫或保險柜中。保管庫或保險柜應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等功能，確保印章存放安全。（二）保管人員1.印章管理部門應(yīng)指定專人負責廢棄章的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉印章管理相關(guān)規(guī)定。2.保管人員應(yīng)與印章使用審批人員、用印人員等實行崗位分離，不得兼任其他可能影響印章安全管理的職務(wù)。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)建立廢棄章保管臺賬，詳細記錄廢棄章的收繳時間、名稱、編號、存放位置等信息，并定期進行核對，確保賬實相符。2.對存放廢棄章的保管庫或保險柜應(yīng)定期檢查，確保其安全性能良好，印章存放完好無損。如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.廢棄章保管庫或保險柜的鑰匙、密碼等應(yīng)分別由不同人員保管，嚴禁將鑰匙、密碼交予同一人保管。未經(jīng)批準，任何人不得擅自進入印章保管庫或接觸廢棄章。四、廢棄章的使用審批（一）使用情形1.因特殊原因需要暫時啟用已廢棄的印章進行特定事項處理的，如處理歷史遺留問題、法律糾紛等。2.經(jīng)公司管理層批準，用于對外證明公司印章變更歷史等特定用途的。（二）審批流程1.申請使用廢棄章的部門或個人應(yīng)填寫《廢棄章使用申請表》，詳細說明使用廢棄章的原因、使用事項、使用期限、預(yù)計使用次數(shù)等信息，并附上相關(guān)證明材料。2.《廢棄章使用申請表》經(jīng)申請部門負責人審核簽字后，提交至公司印章管理部門。3.印章管理部門收到《廢棄章使用申請表》后，進行嚴格審核，核實使用原因及相關(guān)證明材料的真實性、合法性。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.如涉及重大事項或金額較大的使用申請，還需報公司總經(jīng)理或董事長審批。5.經(jīng)審批同意后，印章管理部門負責通知保管人員準備廢棄章，并按照規(guī)定的使用流程進行用印操作。五、廢棄章的使用流程（一）用印準備1.保管人員根據(jù)經(jīng)審批的《廢棄章使用申請表》，從保管庫或保險柜中取出廢棄章，并進行仔細核對，確保印章與申請表上的信息一致。2.在使用廢棄章前，保管人員應(yīng)對印章進行清潔，確保印章表面無污漬、無損壞，印文清晰可辨。（二）用印登記1.使用廢棄章時，必須在公司指定的《廢棄章使用登記簿》上進行詳細登記，登記內(nèi)容包括使用日期、使用部門、使用人、使用事項、用印文件名稱及編號、預(yù)計使用次數(shù)、實際使用次數(shù)等信息。2.用印登記應(yīng)做到一事一記，嚴禁在登記簿上進行涂改、偽造等行為。如因特殊原因需要修改登記內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)印章管理部門負責人批準，并在修改處加蓋印章管理人員名章。（三）用印操作1.用印時，應(yīng)在符合規(guī)定的文件或材料上正確加蓋廢棄章，確保印章蓋印位置準確、清晰，印文完整。2.用印過程中，應(yīng)由印章管理部門指定的監(jiān)督人員在場監(jiān)督，確保用印行為符合審批要求，防止違規(guī)用印。3.使用完畢后，保管人員應(yīng)立即將廢棄章收回，妥善存放于保管庫或保險柜中，并在《廢棄章使用登記簿》上記錄實際使用次數(shù)及歸還時間。（四）用印文件存檔1.使用廢棄章的文件或材料在用印完成后，申請部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時進行整理、歸檔，確保文件資料的完整性和可追溯性。2.歸檔的文件資料應(yīng)包括《廢棄章使用申請表》、用印文件原件及復(fù)印件、《廢棄章使用登記簿》等相關(guān)材料。六、廢棄章的銷毀（一）銷毀條件1.廢棄章已無任何使用價值，且經(jīng)公司管理層批準同意銷毀的。2.因法律法規(guī)、行業(yè)標準等要求，必須對廢棄章進行銷毀的。（二）銷毀流程1.印章管理部門根據(jù)公司管理層的決定，制定廢棄章銷毀計劃，明確銷毀時間、地點、方式等信息。2.在銷毀前，印章管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對擬銷毀的廢棄章進行再次核對，確保印章數(shù)量、名稱、編號等信息與保管臺賬一致。3.銷毀廢棄章時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、熔化、焚燒等，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程應(yīng)由印章管理部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督，并在《廢棄章銷毀登記表》上簽字確認。4.銷毀完成后，印章管理部門應(yīng)及時更新保管臺賬，注明廢棄章已銷毀，并將《廢棄章銷毀登記表》等相關(guān)資料存檔保存，以備查閱。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對廢棄章的使用管理情況進行審計檢查，重點檢查廢棄章的確認、收繳、存放、保管、使用審批、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)使用、保管不善等問題。2.印章管理部門應(yīng)加強對廢棄章使用管理工作的日常監(jiān)督，定期對保管人員的工作進行檢查，確保廢棄章管理工作規(guī)范、有序。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)積極配合相關(guān)政府部門、監(jiān)管機構(gòu)等對廢棄章使用管理情況的監(jiān)督檢查，如實提供有關(guān)資料和信息。2.對于涉及廢棄章的重大事項或法律糾紛，應(yīng)及時向相關(guān)部門報告，并按照要求進行處理，維護公司合法權(quán)益。八、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自使用廢棄章的。2.超范圍、超期限使用廢棄章的。3.偽造、變造廢棄章使用記錄的。4.因保管不善導(dǎo)致廢棄章丟失、被盜用或擅自使用的。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）責任追究措施1.對于違反本辦法規(guī)定的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)部門或