采購(gòu)監(jiān)管管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督管理，規(guī)范采購(gòu)行為，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公開(kāi)透明、高效有序，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及所屬單位的各類物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等采購(gòu)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息應(yīng)全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地公開(kāi)，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)方監(jiān)督。3.公平競(jìng)爭(zhēng)原則：營(yíng)造公平競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，確保符合條件的供應(yīng)商能夠平等參與采購(gòu)活動(dòng)。4.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。二、采購(gòu)監(jiān)管職責(zé)分工（一）采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)公司設(shè)立專門(mén)的采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司采購(gòu)監(jiān)管工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善采購(gòu)監(jiān)管相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的執(zhí)行情況。3.受理對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的投訴舉報(bào)，進(jìn)行調(diào)查處理。4.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行評(píng)估和分析，提出改進(jìn)建議。（二）采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)具體采購(gòu)項(xiàng)目的實(shí)施，應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法及相關(guān)規(guī)定開(kāi)展采購(gòu)工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等。2.選擇合適的采購(gòu)方式，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，包括發(fā)布采購(gòu)信息、邀請(qǐng)供應(yīng)商、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)等。3.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，并負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤。4.配合采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)開(kāi)展采購(gòu)監(jiān)督工作，提供相關(guān)資料和信息。（三）其他部門(mén)1.需求部門(mén)：提出采購(gòu)需求，參與采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇等工作，對(duì)采購(gòu)結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、支付采購(gòu)款項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的財(cái)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督。3.審計(jì)部門(mén)：定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和效益性。三、采購(gòu)計(jì)劃管理（一）采購(gòu)計(jì)劃的編制1.各需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，提前編制采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的詳細(xì)信息，包括但不限于采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)進(jìn)行分類管理，按照重要性和緊急程度分為重點(diǎn)采購(gòu)計(jì)劃和一般采購(gòu)計(jì)劃。重點(diǎn)采購(gòu)計(jì)劃涉及金額較大、對(duì)公司業(yè)務(wù)影響重大的項(xiàng)目，應(yīng)進(jìn)行專項(xiàng)論證和審批。3.采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，需求部門(mén)應(yīng)提交給采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行審核。采購(gòu)部門(mén)審核采購(gòu)計(jì)劃的合理性、必要性以及與公司預(yù)算的匹配性，提出修改意見(jiàn)后反饋給需求部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃的審批1.一般采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施。2.重點(diǎn)采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重大金額的采購(gòu)計(jì)劃還需提交公司總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)審議通過(guò)。3.采購(gòu)計(jì)劃審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)，不得擅自變更采購(gòu)內(nèi)容和預(yù)算。如因特殊原因確需變更的，應(yīng)按照原審批程序重新辦理審批手續(xù)。四、采購(gòu)方式及程序（一）采購(gòu)方式1.公開(kāi)招標(biāo)：適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的采購(gòu)項(xiàng)目。通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)，吸引眾多潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)，以獲取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格和優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品或服務(wù)。2.邀請(qǐng)招標(biāo)：對(duì)于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目，或采用公開(kāi)招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值比例過(guò)大的項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項(xiàng)目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式采購(gòu)：招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。4.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。5.詢價(jià)：采購(gòu)的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書(shū)，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。（二）采購(gòu)程序1.采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)：需求部門(mén)提出采購(gòu)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)審批后確定采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)。2.采購(gòu)文件編制：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目特點(diǎn)和采購(gòu)方式，編制采購(gòu)文件。采購(gòu)文件應(yīng)包括采購(gòu)公告（邀請(qǐng)書(shū)）、采購(gòu)需求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.發(fā)布采購(gòu)信息：對(duì)于公開(kāi)招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)媒體等指定渠道發(fā)布采購(gòu)公告（邀請(qǐng)書(shū)），公開(kāi)采購(gòu)項(xiàng)目信息，吸引潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。4.供應(yīng)商報(bào)名及資格審查：供應(yīng)商按照采購(gòu)公告（邀請(qǐng)書(shū)）要求報(bào)名，采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商的資格進(jìn)行審查，確定符合條件的供應(yīng)商名單。資格審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。5.采購(gòu)文件發(fā)放：向通過(guò)資格審查的供應(yīng)商發(fā)放采購(gòu)文件，供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)領(lǐng)取采購(gòu)文件，并按照要求編制投標(biāo)文件。6.開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)：按照采購(gòu)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)活動(dòng)。開(kāi)標(biāo)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)進(jìn)行，唱標(biāo)記錄由供應(yīng)商簽字確認(rèn)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)按照評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，推薦中標(biāo)候選人。7.中標(biāo)通知：采購(gòu)部門(mén)向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)，同時(shí)將中標(biāo)結(jié)果通知未中標(biāo)供應(yīng)商。8.合同簽訂：中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與采購(gòu)部門(mén)簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。9.采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收：采購(gòu)項(xiàng)目完成后，需求部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。五、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益。2.采購(gòu)合同簽訂前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同草案提交給法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、風(fēng)險(xiǎn)防范等方面。3.根據(jù)審核意見(jiàn)，采購(gòu)部門(mén)對(duì)合同草案進(jìn)行修改完善后，提交公司授權(quán)代表簽字蓋章。（二）合同執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和跟蹤，按照合同約定及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.需求部門(mén)應(yīng)配合采購(gòu)部門(mén)做好合同執(zhí)行工作，及時(shí)提供必要的協(xié)助和支持。在合同執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或需要變更合同條款，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通，并按照合同約定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）合同變更與解除1.在合同履行過(guò)程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要變更或解除合同的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面協(xié)議。2.合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容、時(shí)間等條款，并按照原合同簽訂程序進(jìn)行審批。（四）合同付款1.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，審核采購(gòu)部門(mén)提交的付款申請(qǐng)及相關(guān)憑證。審核無(wú)誤后，辦理付款手續(xù)。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)履行合同義務(wù)后，及時(shí)申請(qǐng)付款。對(duì)于逾期未履行合同義務(wù)的供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)暫停付款，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。六、采購(gòu)監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)程序的執(zhí)行情況、采購(gòu)文件的編制與審核、供應(yīng)商選擇與管理、合同簽訂與執(zhí)行等方面。2.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)性、合法性和效益性。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給公司管理層，并作為對(duì)相關(guān)部門(mén)和人員考核評(píng)價(jià)的依據(jù)。3.公司內(nèi)部員工有權(quán)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)及時(shí)受理舉報(bào)，并進(jìn)行調(diào)查處理。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于涉及公共利益、社會(huì)關(guān)注度高的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)主動(dòng)接受社會(huì)監(jiān)督，及時(shí)公開(kāi)采購(gòu)信息和采購(gòu)結(jié)果，保障公眾知情權(quán)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為認(rèn)定1.在采購(gòu)活動(dòng)中，存在以下行為之一的，認(rèn)定為違規(guī)行為：違反采購(gòu)程序，擅自變更采購(gòu)方式、采購(gòu)文件或采購(gòu)結(jié)果的。與供應(yīng)商串通，謀取不正當(dāng)利益的。泄露采購(gòu)活動(dòng)機(jī)密信息的。其他違反法律法規(guī)和公司規(guī)定的行為。2.違規(guī)行為的認(rèn)定應(yīng)依據(jù)相關(guān)證據(jù)材料，包括采購(gòu)文件、投標(biāo)文件、合同、會(huì)議記錄、舉報(bào)材料等。（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，采購(gòu)監(jiān)管部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)和情節(jié)輕重，采取以下處理措施：責(zé)令改正。要求違規(guī)部門(mén)或人員立即停止違規(guī)行為，按照規(guī)定程序重新開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。警告。對(duì)違規(guī)部門(mén)或人員進(jìn)行書(shū)面警告，提醒其遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定。罰款。對(duì)違規(guī)部門(mén)或人員處以一定金額的罰款，罰款金額根據(jù)違規(guī)行為的情節(jié)確定。解除合同。對(duì)于與違規(guī)供應(yīng)商簽訂的采購(gòu)合同，視情況決定是否解除合同，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。追究責(zé)