發(fā)票發(fā)放與管理辦法總則制定目的為了加強(qiáng)公司發(fā)票管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督，保障公司合法經(jīng)營活動(dòng)，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》以及相關(guān)稅收法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及發(fā)票發(fā)放與管理的部門和人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門等。管理原則發(fā)票的發(fā)放與管理應(yīng)遵循合法、合規(guī)、準(zhǔn)確、及時(shí)的原則，確保發(fā)票的開具、取得、使用和保管符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。發(fā)票的種類及適用范圍發(fā)票種類1.增值稅專用發(fā)票：是增值稅一般納稅人銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)開具的發(fā)票，是購買方支付增值稅額并可按照增值稅有關(guān)規(guī)定據(jù)以抵扣增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的憑證。2.增值稅普通發(fā)票：是增值稅納稅人銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)時(shí)，通過增值稅稅控系統(tǒng)開具的普通發(fā)票。3.其他發(fā)票：如通用機(jī)打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務(wù)需要和稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定使用。適用范圍1.銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)，符合增值稅專用發(fā)票開具條件的，應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票；不符合條件的，開具增值稅普通發(fā)票。2.對于一些小額、零散的業(yè)務(wù)，可根據(jù)實(shí)際情況使用通用機(jī)打發(fā)票或定額發(fā)票。發(fā)票的申領(lǐng)與發(fā)放發(fā)票申領(lǐng)1.申請流程財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的申領(lǐng)工作。每月末，根據(jù)公司業(yè)務(wù)情況和發(fā)票使用量，填寫《發(fā)票申領(lǐng)申請表》，注明申領(lǐng)發(fā)票的種類、數(shù)量等信息。《發(fā)票申領(lǐng)申請表》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申領(lǐng)人員攜帶稅務(wù)登記證副本、發(fā)票領(lǐng)購簿、經(jīng)辦人身份證明等資料到主管稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票申領(lǐng)手續(xù)。2.申領(lǐng)數(shù)量控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司歷史發(fā)票使用量和業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，合理確定發(fā)票申領(lǐng)數(shù)量，避免發(fā)票積壓或短缺。如因業(yè)務(wù)特殊需要增加發(fā)票申領(lǐng)數(shù)量，需提前向稅務(wù)機(jī)關(guān)提出申請，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)證明材料。發(fā)票發(fā)放1.發(fā)放對象發(fā)票發(fā)放對象為公司內(nèi)部需要開具發(fā)票的部門和人員，如銷售部門的銷售人員、客服人員等。2.發(fā)放流程各部門需要使用發(fā)票時(shí)，應(yīng)填寫《發(fā)票領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用發(fā)票的種類、數(shù)量、用途等信息?！栋l(fā)票領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批情況，向領(lǐng)用人員發(fā)放發(fā)票，并在《發(fā)票發(fā)放登記簿》上進(jìn)行登記，注明領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、發(fā)票種類、發(fā)票號碼等信息。3.發(fā)放數(shù)量控制財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)各部門的業(yè)務(wù)量和發(fā)票使用情況，合理控制發(fā)票發(fā)放數(shù)量。對于業(yè)務(wù)量較小的部門，可適當(dāng)減少發(fā)票發(fā)放數(shù)量；對于業(yè)務(wù)量較大的部門，可根據(jù)實(shí)際情況增加發(fā)票發(fā)放數(shù)量。發(fā)票的開具開具要求1.準(zhǔn)確填寫信息開具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票上的客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與實(shí)際交易情況相符。2.內(nèi)容真實(shí)合法發(fā)票開具的內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際銷售的貨物或者提供的應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)相符，不得虛開發(fā)票。對于銷售折扣、折讓等情況，應(yīng)在發(fā)票上如實(shí)反映，按照規(guī)定開具紅字發(fā)票進(jìn)行沖減。3.開具時(shí)限銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)的，應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時(shí)開具發(fā)票。先開具發(fā)票的，為開具發(fā)票的當(dāng)天。開具流程1.業(yè)務(wù)部門提交開票信息銷售部門或其他業(yè)務(wù)部門在與客戶達(dá)成交易后，應(yīng)及時(shí)將客戶開票信息（包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等）和交易明細(xì)（包括貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額等）提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門審核開票信息財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的開票信息后，應(yīng)認(rèn)真審核信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤或不完整，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)。3.開具發(fā)票審核通過后，財(cái)務(wù)部門使用增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)開具發(fā)票。開具完成后，將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給業(yè)務(wù)部門，由業(yè)務(wù)部門及時(shí)送達(dá)客戶。4.記錄開票信息財(cái)務(wù)部門應(yīng)在發(fā)票開具后，及時(shí)將開票信息錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，并在《發(fā)票開具登記簿》上進(jìn)行登記，注明開票日期、客戶名稱、發(fā)票種類、發(fā)票號碼、金額等信息。特殊情況處理1.紅字發(fā)票開具發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)按照規(guī)定開具紅字發(fā)票。開具紅字發(fā)票時(shí)，應(yīng)先在增值稅發(fā)票管理系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》，經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)系統(tǒng)校驗(yàn)通過后，根據(jù)信息表開具紅字發(fā)票。2.發(fā)票作廢當(dāng)月開具的發(fā)票，在發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，且收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理。作廢發(fā)票時(shí)，應(yīng)在發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并全聯(lián)次保存。發(fā)票的取得取得要求1.合法合規(guī)公司在購買貨物、接受應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)時(shí)，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。取得的發(fā)票應(yīng)符合國家法律法規(guī)和稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定，不得取得虛開、偽造、變造的發(fā)票。2.信息準(zhǔn)確取得的發(fā)票上的客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息應(yīng)與公司實(shí)際信息一致。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際交易情況相符，不得取得與實(shí)際交易不符的發(fā)票。3.及時(shí)取得業(yè)務(wù)部門在完成交易后，應(yīng)及時(shí)向銷售方索取發(fā)票，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核和報(bào)銷。審核流程1.業(yè)務(wù)部門初審業(yè)務(wù)部門收到發(fā)票后，應(yīng)首先對發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的種類、開具日期、客戶名稱、貨物名稱、金額等信息是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應(yīng)及時(shí)與銷售方溝通解決。2.財(cái)務(wù)部門復(fù)審業(yè)務(wù)部門將初審?fù)ㄟ^的發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行復(fù)審。財(cái)務(wù)部門應(yīng)重點(diǎn)審核發(fā)票的合規(guī)性和報(bào)銷金額的合理性。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷，并要求業(yè)務(wù)部門重新取得合法有效的發(fā)票。特殊情況處理1.發(fā)票丟失如發(fā)生發(fā)票丟失情況，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門報(bào)告。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)告，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求辦理掛失手續(xù)。對于丟失的增值稅專用發(fā)票，應(yīng)根據(jù)不同情況，按照規(guī)定進(jìn)行處理。如丟失已開具專用發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，購買方可憑銷售方提供的相應(yīng)專用發(fā)票記賬聯(lián)復(fù)印件及銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)出具的《丟失增值稅專用發(fā)票已報(bào)稅證明單》，作為增值稅進(jìn)項(xiàng)稅額的抵扣憑證。2.發(fā)票不合規(guī)如取得的發(fā)票存在不合規(guī)情況，如發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際交易不符、發(fā)票未加蓋發(fā)票專用章等，應(yīng)及時(shí)與銷售方聯(lián)系，要求銷售方重新開具合法有效的發(fā)票。發(fā)票的保管保管要求1.專人負(fù)責(zé)公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作，確保發(fā)票的安全。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度。2.安全存放發(fā)票應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保發(fā)票不受損壞、丟失或被盜。發(fā)票存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。3.定期盤點(diǎn)財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，核對發(fā)票的數(shù)量、種類、號碼等信息是否與《發(fā)票保管登記簿》一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。保管期限1.已開具發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿已開具發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)保存5年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。2.空白發(fā)票空白發(fā)票應(yīng)妥善保管，直至使用或按規(guī)定銷毀。保管責(zé)任1.保管人員責(zé)任保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)票保管制度進(jìn)行操作，確保發(fā)票的安全。如因保管不善導(dǎo)致發(fā)票丟失、損壞或被盜，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.部門負(fù)責(zé)人責(zé)任各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門發(fā)票使用和保管情況的監(jiān)督管理，確保本部門發(fā)票的使用和保管符合公司規(guī)定。如本部門發(fā)生發(fā)票管理問題，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。發(fā)票的檢查與監(jiān)督內(nèi)部檢查1.定期檢查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對公司發(fā)票的發(fā)放、開具、取得、保管等情況進(jìn)行檢查。檢查周期為每季度一次。檢查內(nèi)容包括發(fā)票的申領(lǐng)、發(fā)放、開具、取得、保管等環(huán)節(jié)是否符合公司規(guī)定和國家法律法規(guī)，發(fā)票的使用是否合理、合規(guī)等。2.專項(xiàng)檢查公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期開展發(fā)票專項(xiàng)檢查。如在稅務(wù)審計(jì)、財(cái)務(wù)審計(jì)等過程中，發(fā)現(xiàn)發(fā)票管理存在問題，應(yīng)及時(shí)開展專項(xiàng)檢查，深入查找問題原因，采取有效措施進(jìn)行整改。外部監(jiān)督1.稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查工作。稅務(wù)機(jī)關(guān)依法進(jìn)行發(fā)票檢查時(shí)，公司應(yīng)如實(shí)提供有關(guān)資料和情況，不得拒絕、隱瞞。2.審計(jì)機(jī)關(guān)檢查審計(jì)機(jī)關(guān)對公司進(jìn)行審計(jì)時(shí)，也會對發(fā)票管理情況進(jìn)行檢查。公司應(yīng)按照審計(jì)機(jī)關(guān)的要求，提供相關(guān)發(fā)票資料和信息，接受審計(jì)監(jiān)督。問題處理1.發(fā)現(xiàn)問題整改對于內(nèi)部檢查和外部監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)