廣告原材料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告原材料的管理，規(guī)范廣告原材料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用及核銷等環(huán)節(jié)，確保廣告原材料的質(zhì)量，降低成本，提高公司廣告業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)效率和效益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及廣告原材料采購(gòu)、使用的部門和項(xiàng)目，包括但不限于廣告設(shè)計(jì)、制作、安裝等環(huán)節(jié)所使用的各類原材料，如紙張、油墨、顏料、板材、管材、燈具、電子元件等。（三）管理原則1.合法性原則：廣告原材料的采購(gòu)、使用等活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.質(zhì)量第一原則：確保所采購(gòu)的廣告原材料質(zhì)量合格，能夠滿足廣告制作及發(fā)布的要求，保障廣告效果和質(zhì)量。3.成本控制原則：在保證原材料質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)、庫(kù)存管理等措施，降低廣告原材料采購(gòu)及使用成本。4.規(guī)范流程原則：明確廣告原材料管理各環(huán)節(jié)的流程和職責(zé)，確保管理工作有序、高效進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)廣告業(yè)務(wù)需求，制定廣告原材料采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同。2.跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，處理采購(gòu)過(guò)程中的相關(guān)問(wèn)題，如退換貨、價(jià)格調(diào)整等。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)部門1.制定廣告原材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)流程，對(duì)采購(gòu)到貨的原材料進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收。2.對(duì)檢驗(yàn)合格的原材料出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，對(duì)不合格原材料提出處理意見(jiàn)，并跟蹤處理結(jié)果。3.定期對(duì)原材料質(zhì)量進(jìn)行抽檢，分析質(zhì)量狀況，提出改進(jìn)建議。（三）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)廣告原材料的入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管和發(fā)放工作，確保原材料存儲(chǔ)安全、完好。2.建立原材料庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，做到賬實(shí)相符。3.根據(jù)庫(kù)存情況和采購(gòu)計(jì)劃，及時(shí)提出庫(kù)存預(yù)警，避免原材料積壓或缺貨。（四）使用部門1.根據(jù)廣告制作需求，填寫(xiě)原材料領(lǐng)用申請(qǐng)單，經(jīng)審批后到倉(cāng)儲(chǔ)部門領(lǐng)取原材料。2.合理使用原材料，避免浪費(fèi)，確保原材料使用符合工藝要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的原材料質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)反饋給相關(guān)部門。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核廣告原材料采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證，辦理付款手續(xù)。2.對(duì)廣告原材料采購(gòu)、使用等成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.監(jiān)督廣告原材料管理過(guò)程中的資金使用情況，確保資金安全。（六）管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善廣告原材料管理辦法及相關(guān)制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，解決管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.定期對(duì)廣告原材料管理工作進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，持續(xù)改進(jìn)管理工作。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)廣告業(yè)務(wù)訂單情況，提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)廣告原材料需求申請(qǐng)表，詳細(xì)注明原材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息，提交至管理部門。2.管理部門匯總各使用部門的需求申請(qǐng)表后，結(jié)合庫(kù)存情況，制定廣告原材料采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)原材料的種類、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等，并下達(dá)給采購(gòu)部門。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)具有一定的前瞻性和合理性，避免因計(jì)劃不周導(dǎo)致原材料積壓或缺貨。如因業(yè)務(wù)訂單變更等原因需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，使用部門應(yīng)及時(shí)通知管理部門，管理部門根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供貨及時(shí)的供應(yīng)商。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)要求其提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書(shū)、生產(chǎn)許可證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并實(shí)地考察其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系等。經(jīng)評(píng)估合格的供應(yīng)商，方可納入合格供應(yīng)商名錄。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰，并補(bǔ)充新的合格供應(yīng)商。4.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括原材料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，確保雙方權(quán)益得到保障。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和確定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確原材料的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保原材料按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或原材料質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.原材料到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)及采購(gòu)合同要求，制定廣告原材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確原材料的外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等方面的要求。2.對(duì)于特殊規(guī)格、型號(hào)的廣告原材料，質(zhì)量檢驗(yàn)部門可會(huì)同使用部門、技術(shù)部門等共同制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保驗(yàn)收工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）驗(yàn)收流程1.原材料到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門接到通知后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)組織驗(yàn)收工作。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)原材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等進(jìn)行核對(duì)，并對(duì)原材料的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。對(duì)于需要進(jìn)行性能測(cè)試的原材料，應(yīng)按照規(guī)定的測(cè)試方法進(jìn)行測(cè)試。3.驗(yàn)收合格的原材料，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并在原材料外包裝上加蓋“合格”標(biāo)識(shí)。驗(yàn)收不合格的原材料，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明不合格原因，并提出處理意見(jiàn)。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的原材料，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取退換貨、補(bǔ)貨、降價(jià)等措施。如因供應(yīng)商原因?qū)е略牧喜缓细瘢少?gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。五、存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)廣告原材料的種類、性質(zhì)、用途等，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)空間，設(shè)置不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、合格品區(qū)、不合格品區(qū)、易燃易爆品區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。2.對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的廣告原材料，如易受潮、易氧化、易燃易爆等原材料，應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)或存儲(chǔ)設(shè)施，并配備相應(yīng)的防護(hù)設(shè)備和安全設(shè)施。（二）入庫(kù)管理1.原材料到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)核對(duì)送貨單、采購(gòu)訂單等相關(guān)憑證，確認(rèn)原材料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等信息無(wú)誤后，辦理入庫(kù)手續(xù)。2.入庫(kù)原材料應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行存放，并做好標(biāo)識(shí)。對(duì)于同一批到貨的不同規(guī)格、型號(hào)的原材料，應(yīng)分別存放，并注明批次、入庫(kù)時(shí)間等信息。3.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)將入庫(kù)原材料的信息錄入庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）存儲(chǔ)保管1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存廣告原材料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保原材料存儲(chǔ)安全、完好。檢查內(nèi)容包括原材料的數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)環(huán)境等方面。2.對(duì)于易受潮、易氧化、易燃易爆等原材料，應(yīng)按照其特殊存儲(chǔ)要求，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如通風(fēng)、除濕、防火、防爆等。3.庫(kù)存原材料應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，避免原材料積壓過(guò)期。對(duì)于超過(guò)保質(zhì)期或已損壞的原材料，應(yīng)及時(shí)清理，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（四）出庫(kù)管理1.使用部門根據(jù)廣告制作需求，填寫(xiě)原材料領(lǐng)用申請(qǐng)單，注明原材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉(cāng)儲(chǔ)部門領(lǐng)取原材料。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門接到領(lǐng)用申請(qǐng)單后，應(yīng)核對(duì)申請(qǐng)單信息與庫(kù)存臺(tái)賬信息是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后，按照規(guī)定的流程發(fā)放原材料。3.發(fā)放原材料時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)在庫(kù)存臺(tái)賬上記錄原材料的出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用數(shù)量等信息，并要求領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于貴重或限量使用的廣告原材料，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)實(shí)行限額領(lǐng)料制度，嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量。六、使用管理（一）領(lǐng)用管理1.使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照廣告原材料領(lǐng)用申請(qǐng)單上注明的用途和數(shù)量領(lǐng)用原材料，不得擅自更改領(lǐng)用用途或超量領(lǐng)用。2.領(lǐng)用人員在領(lǐng)取原材料時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)原材料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保與領(lǐng)用申請(qǐng)單一致。如發(fā)現(xiàn)原材料存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量不符等情況，應(yīng)及時(shí)與倉(cāng)儲(chǔ)部門溝通協(xié)調(diào)。3.對(duì)于剩余的原材料，領(lǐng)用人員應(yīng)及時(shí)退回倉(cāng)儲(chǔ)部門，辦理退庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)核對(duì)退庫(kù)原材料的數(shù)量、質(zhì)量等信息，無(wú)誤后辦理退庫(kù)入庫(kù)手續(xù)。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)按照廣告制作工藝要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)使用廣告原材料，確保廣告制作質(zhì)量。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)原材料存在質(zhì)量問(wèn)題或不符合使用要求，應(yīng)及時(shí)停止使用，并通知相關(guān)部門處理。2.對(duì)于廣告原材料的使用過(guò)程，使用部門應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括原材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、使用數(shù)量、使用時(shí)間、使用人員等信息。記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便于追溯和查詢。3.使用部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)廣告原材料的使用管理，合理安排原材料的使用，避免浪費(fèi)。對(duì)于可回收利用的原材料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收利用。七、核銷管理（一）核銷流程1.廣告項(xiàng)目完成后，使用部門應(yīng)及時(shí)對(duì)所使用的廣告原材料進(jìn)行核銷。核銷時(shí)，使用部門應(yīng)填寫(xiě)廣告原材料核銷申請(qǐng)表，詳細(xì)注明廣告項(xiàng)目名稱、原材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、使用數(shù)量、剩余數(shù)量等信息，并附上相關(guān)證明材料，如廣告制作清單、原材料領(lǐng)用記錄等。2.管理部門收到核銷申請(qǐng)表后，應(yīng)組織采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括廣告項(xiàng)目實(shí)際使用原材料數(shù)量與申請(qǐng)核銷數(shù)量是否一致、原材料使用是否合理、庫(kù)存剩余原材料數(shù)量是否準(zhǔn)確等。3.經(jīng)審核無(wú)誤后，管理部門批準(zhǔn)廣告原材料核銷申請(qǐng)，并將核銷結(jié)果通知相關(guān)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)核銷結(jié)果進(jìn)行成本核算和賬務(wù)處理。（二）差異處理1.如在廣告原材料核銷過(guò)程中發(fā)現(xiàn)實(shí)際使用數(shù)量與申請(qǐng)核銷數(shù)量存在差異，使用部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并向管理部門提交差異說(shuō)明報(bào)告。差異原因可能包括原材料損耗、領(lǐng)用錯(cuò)誤、庫(kù)存盤點(diǎn)誤差等。2.管理部門根據(jù)差異說(shuō)明報(bào)告，組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如因合理原因?qū)е碌牟町?，?jīng)批準(zhǔn)后可進(jìn)行調(diào)整；如因人為原因?qū)е碌牟町?，?yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)廣告原材料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為[X]月/季/年。盤點(diǎn)前，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)方法等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，以便各部門做好準(zhǔn)備工作。在盤點(diǎn)期間，各部門應(yīng)暫停原材料的收發(fā)業(yè)務(wù)，確保盤點(diǎn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（二）盤點(diǎn)實(shí)施1.盤點(diǎn)人員應(yīng)按照盤點(diǎn)計(jì)劃對(duì)庫(kù)存廣告原材料進(jìn)行逐一清點(diǎn)，記錄原材料的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、存放位置等信息。對(duì)于貴重或限量使用的原材料，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)盤點(diǎn)。2.在盤點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符的情況，盤點(diǎn)人員應(yīng)及時(shí)記錄差異情況，并進(jìn)行復(fù)查核實(shí)。對(duì)于差異原因不明的，應(yīng)進(jìn)一步調(diào)查分析。（三）盤點(diǎn)報(bào)告1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果填寫(xiě)盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況，包括賬實(shí)相符情況、差異數(shù)量及原因等。2.盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)后，提交給倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人審核。倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，將盤點(diǎn)報(bào)告提交給管理部門。3.管理部門根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告，組織相關(guān)部門對(duì)盤點(diǎn)差異進(jìn)行分析和處理。如因庫(kù)存管理不善導(dǎo)致的差異，應(yīng)采取相應(yīng)的改進(jìn)措施，加強(qiáng)庫(kù)存管理；如因賬務(wù)處理錯(cuò)誤導(dǎo)致的差異，應(yīng)及時(shí)調(diào)整賬務(wù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.管理部門應(yīng)定期對(duì)廣告原材料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購(gòu)管理、驗(yàn)收管理、存儲(chǔ)管理、使用管理、核銷管理、盤點(diǎn)管理等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立廣告原材