部門文檔管理辦法一、總則（一）目的為加強本部門文檔管理，確保文檔的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，促進信息共享與業(yè)務(wù)協(xié)同，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本部門內(nèi)所有文檔的管理，包括但不限于各類文件、報告、合同、協(xié)議、記錄、圖表、數(shù)據(jù)等紙質(zhì)和電子文檔。（三）基本原則1.集中管理原則設(shè)立專門的文檔管理崗位或指定專人負責(zé)文檔的統(tǒng)一收集、整理、存儲、保管和利用，確保文檔管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類分級原則按照文檔的性質(zhì)、來源、用途等進行分類，并根據(jù)其重要性和涉密程度進行分級管理，以便于查找、使用和保護。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保文檔的保密性、完整性和可用性，防止文檔泄露、丟失、損壞或被非法篡改。4.方便利用原則優(yōu)化文檔管理流程，提高文檔檢索和利用效率，為部門內(nèi)部人員提供便捷的文檔查閱和使用服務(wù)，支持業(yè)務(wù)工作的開展。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.行政類文檔包括部門規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議紀要、通知公告、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)類文檔涵蓋與部門核心業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、報告、方案、合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。3.財務(wù)類文檔如預(yù)算報表、財務(wù)審計報告、費用報銷憑證、財務(wù)合同等。4.技術(shù)類文檔涉及技術(shù)研發(fā)、項目實施、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙等方面的文檔。5.其他類文檔不屬于上述分類的其他文檔，如宣傳資料、培訓(xùn)資料、客戶資料等。（二）文檔編號為便于文檔的識別和管理，對每類文檔進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)采用“部門代碼分類代碼年份順序號”的結(jié)構(gòu)。2.部門代碼用兩位大寫字母表示本部門的代碼，如“XX”。3.分類代碼根據(jù)文檔分類，分別用一位大寫字母表示各類文檔的代碼，具體如下：行政類文檔：“A”業(yè)務(wù)類文檔：“B”財務(wù)類文檔：“C”技術(shù)類文檔：“D”其他類文檔：“E”4.年份用四位數(shù)字表示文檔形成的年份，如“2023”。5.順序號按照文檔形成的先后順序，用四位數(shù)字表示，從“0001”開始編號。例如，一份2023年形成的行政類文檔，其編號為“XXA20230001”。三、文檔收集與整理（一）收集職責(zé)1.各崗位人員負責(zé)及時收集本崗位工作中產(chǎn)生的各類文檔，并按照規(guī)定的時間和要求提交給文檔管理人員。2.涉及多個崗位共同完成的項目或任務(wù)，由項目負責(zé)人或牽頭崗位人員負責(zé)組織相關(guān)文檔的收集工作。（二）收集范圍1.對外收發(fā)的文件、函件、傳真等。2.內(nèi)部形成的各類文件、報告、記錄、圖表等。3.會議資料，包括會議通知、議程、紀要、決議等。4.業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票等。5.財務(wù)報表、憑證、審計報告等財務(wù)資料。6.技術(shù)研發(fā)過程中的文檔，如需求分析報告、設(shè)計文檔、測試報告等。7.培訓(xùn)資料、宣傳資料、客戶資料等其他相關(guān)文檔。（三）整理要求1.文檔管理人員收到文檔后，應(yīng)及時進行整理。整理內(nèi)容包括核對文檔的完整性、準(zhǔn)確性，去除無關(guān)的附件和重復(fù)內(nèi)容，對文檔進行分類、排序等。2.對于紙質(zhì)文檔，應(yīng)按照分類順序進行裝訂，并在首頁附上文檔封面，注明文檔編號、名稱、日期、來源等信息。3.對于電子文檔，應(yīng)按照分類目錄進行存儲，并根據(jù)文檔編號命名文件，確保文件名與文檔編號一致，便于查找和識別。4.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)文檔存在問題或不完整，應(yīng)及時與相關(guān)人員溝通核實，補充完善后再進行整理。四、文檔存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的文件柜中，按照分類順序排列，便于查找和取用。文件柜應(yīng)保持清潔、干燥，防止文檔受潮、發(fā)霉或損壞。2.電子文檔應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類目錄進行存儲。同時，應(yīng)定期對電子文檔進行備份，備份存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本部門的實際情況，確定各類文檔的保管期限。保管期限分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。具體保管期限如下：1.行政類文檔部門規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)等：長期會議紀要、通知公告等：短期人事檔案：長期2.業(yè)務(wù)類文檔合同、協(xié)議等重要業(yè)務(wù)文件：長期項目方案、報告等：中期日常業(yè)務(wù)記錄：短期3.財務(wù)類文檔預(yù)算報表、財務(wù)審計報告等：長期費用報銷憑證等：中期4.技術(shù)類文檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)方案等：長期項目實施過程中的文檔：中期測試報告等：短期5.其他類文檔宣傳資料、培訓(xùn)資料等：短期客戶資料：長期（三）保管責(zé)任1.文檔管理人員負責(zé)文檔的日常保管工作，定期對文檔進行檢查、清點，確保文檔的安全和完整。2.對于超過保管期限的文檔，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止過期文檔占用存儲空間和造成信息泄露。3.在文檔保管過程中，如發(fā)現(xiàn)文檔丟失、損壞或被盜，應(yīng)立即采取措施進行查找和補救，并及時向上級報告。五、文檔查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本部門內(nèi)部人員因工作需要查閱文檔，可直接向文檔管理人員提出申請。文檔管理人員應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，核實申請人的身份和查閱權(quán)限，批準(zhǔn)后提供相應(yīng)的文檔。2.查閱行政類文檔、財務(wù)類文檔等涉及內(nèi)部管理和敏感信息的文檔，需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱業(yè)務(wù)類文檔、技術(shù)類文檔等與具體業(yè)務(wù)相關(guān)的文檔，需經(jīng)業(yè)務(wù)負責(zé)人或項目負責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.申請人填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的編號、名稱、查閱目的、查閱時間等信息。2.將申請表提交給相應(yīng)的審批人進行審批。3.審批通過后，申請人持申請表到文檔管理人員處查閱文檔。文檔管理人員應(yīng)在申請表上記錄查閱情況，并提供必要的協(xié)助。4.查閱完畢后，申請人應(yīng)及時將文檔歸還文檔管理人員，并在申請表上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱文檔的，需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向文檔管理人員說明并辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、掃描、拍照或傳播文檔內(nèi)容。3.借閱人員在借閱期間如發(fā)現(xiàn)文檔丟失、損壞或被盜，應(yīng)立即向文檔管理人員報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）借閱流程1.借閱人填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的編號、名稱、借閱目的、借閱時間等信息。2.將申請表提交給部門負責(zé)人進行審批。3.審批通過后，借閱人持申請表到文檔管理人員處辦理借閱手續(xù)。文檔管理人員應(yīng)在申請表上記錄借閱情況，并提供所借文檔，同時要求借閱人簽字確認。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還所借文檔。文檔管理人員應(yīng)對歸還的文檔進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文檔有損壞或丟失情況，應(yīng)按照規(guī)定追究借閱人的責(zé)任。六、文檔保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等敏感信息的文檔。2.未經(jīng)公開的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、市場策略等文檔。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的文檔。（二）保密措施1.對保密文檔進行標(biāo)識，注明“機密”、“秘密”等字樣，并采取相應(yīng)的加密、存儲等安全措施。2.限制保密文檔的查閱和借閱范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和借閱。3.在處理保密文檔時，應(yīng)在符合安全保密要求的環(huán)境中進行，防止信息泄露。4.對接觸保密文檔的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。5.定期對保密文檔進行檢查和清理，確保保密措施的有效性。（三）保密責(zé)任1.文檔管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對保密文檔的管理負責(zé)。2.查閱和借閱保密文檔的人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露文檔內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)保密文檔泄露或存在安全隱患，應(yīng)立即采取措施進行處理，并及時向上級報告。七、文檔銷毀（一）銷毀條件1.文檔保管期限屆滿，且已無保存價值。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、機構(gòu)變更等原因，不再需要保存的文檔。3.文檔內(nèi)容涉及違法違規(guī)或違反公司規(guī)定，需要進行銷毀的。（二）銷毀流程1.由文檔管理人員提出文檔銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.將申請表提交給部門負責(zé)人進行審批。3.審批通過后，由文檔管理人員組織實施文檔銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方法，確