分公司資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司分公司資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所屬各分公司的資料管理工作，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、檔案等各類資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：分公司資料實(shí)行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：明確各級(jí)管理人員在資料管理中的職責(zé)，確保資料管理工作有序進(jìn)行。3.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失和損壞。4.便捷高效原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料的檢索、利用效率，為公司決策提供有力支持。二、資料分類與編號(hào)（一）資料分類1.行政文件類：包括公司下發(fā)的各類通知、決定、通報(bào)等行政公文。2.業(yè)務(wù)文件類：涉及分公司業(yè)務(wù)開展的各類文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目策劃書、業(yè)務(wù)合同等。3.財(cái)務(wù)資料類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)資料等。4.人事檔案類：?jiǎn)T工個(gè)人檔案、考勤記錄、培訓(xùn)資料等。5.客戶資料類：客戶信息、合作協(xié)議、往來信函等。6.其他資料類：不屬于以上分類的其他資料，如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.資料編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式。2.年份：用四位數(shù)字表示資料產(chǎn)生的年份。3.類別代碼：根據(jù)資料分類，分別用兩位字母表示，如行政文件類為“XZ”，業(yè)務(wù)文件類為“YW”等。4.順序號(hào)：按照資料產(chǎn)生的先后順序，從001開始依次編號(hào)。例如，2023年第5份業(yè)務(wù)文件的編號(hào)為：2023YW005。三、資料收集與整理（一）收集渠道1.各部門在工作過程中產(chǎn)生的資料，由部門指定專人負(fù)責(zé)收集。2.外部單位發(fā)送給分公司的資料，由接收部門及時(shí)登記并移交資料管理部門。3.通過會(huì)議、調(diào)研、培訓(xùn)等活動(dòng)獲取的資料，由相關(guān)組織部門負(fù)責(zé)收集整理后移交。（二）收集要求1.資料收集應(yīng)及時(shí)、完整，確保不漏收重要資料。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得篡改或偽造。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，便于存儲(chǔ)和查閱。（三）整理方法1.資料管理人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編目，確保資料整齊、有序。3.對(duì)于電子資料，應(yīng)建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，按照類別和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，并做好備份。四、資料存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.行政文件類、業(yè)務(wù)文件類等重要資料的保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于10年。2.財(cái)務(wù)資料類的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，一般為10年或更長(zhǎng)時(shí)間。3.人事檔案類的保管期限為員工離職后5年。4.客戶資料類的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定，一般不少于合同履行完畢后2年。（三）安全措施1.檔案柜應(yīng)配備鎖具，確保資料存放安全。2.存儲(chǔ)電子資料的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。3.定期對(duì)資料存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保溫濕度適宜，防止資料受潮、發(fā)霉或損壞。4.制定資料備份計(jì)劃，定期進(jìn)行備份，并將備份資料存放在不同地點(diǎn)，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е沦Y料丟失。五、資料借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.因工作需要借閱資料的人員，應(yīng)填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.《資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交資料管理部門審核。（二）借閱審批1.資料管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的資料，需經(jīng)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核通過后，資料管理部門在《資料借閱申請(qǐng)表》上簽署意見，并將申請(qǐng)表交借閱人留存。（三）借閱期限1.一般資料的借閱期限不得超過15個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要資料的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不得超過30個(gè)工作日。（四）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還資料，如需延期，應(yīng)提前向資料管理部門提出申請(qǐng)。2.歸還資料時(shí)，借閱人應(yīng)確保資料完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。3.資料管理部門在收到歸還的資料后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在《資料借閱申請(qǐng)表》上注明歸還日期，并將申請(qǐng)表存檔。（五）使用限制1.借閱人應(yīng)按照借閱申請(qǐng)的用途使用資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或傳播。2.涉及公司機(jī)密的資料，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露給任何無關(guān)人員。六、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限已滿，且已無留存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因，不再需要的資料。3.資料已損壞、丟失，無法修復(fù)或找回的。（二）銷毀申請(qǐng)1.各部門如需銷毀資料，應(yīng)填寫《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，交資料管理部門審核。（三）銷毀審批1.資料管理部門對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的資料，需經(jīng)分公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審核通過后，資料管理部門在《資料銷毀申請(qǐng)表》上簽署意見，并將申請(qǐng)表交分公司辦公室備案。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保資料無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子資料，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行物理銷毀，防止數(shù)據(jù)恢復(fù)。（五）銷毀記錄1.資料管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)資料銷毀工作，并對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。2.銷毀記錄應(yīng)保存至少2年，以備查閱。七、資料管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立資料管理監(jiān)督小組，由分公司辦公室、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)分公司資料管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方式和頻率，確保資料管理工作符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.資料的收集、整理、存儲(chǔ)、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.資料的借閱、使用、歸還等手續(xù)是否齊全。3.資料的銷毀是否按照規(guī)定進(jìn)行，銷毀記錄是否完整。4.資料管理部門的人員配備、工作流程是否合理。（三）問題整改1.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向分公司相關(guān)部門反饋，并下達(dá)《整改通知書》，要求限期整改。2.被檢查部門應(yīng)針對(duì)存在