頒獎(jiǎng)物資管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司頒獎(jiǎng)物資的管理，規(guī)范頒獎(jiǎng)物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用及回收等流程，確保頒獎(jiǎng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，保障物資的安全與完整，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各類頒獎(jiǎng)活動(dòng)所涉及的物資管理，包括但不限于獎(jiǎng)杯、證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)品等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.規(guī)范操作原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，做到有章可循、規(guī)范有序。3.節(jié)約高效原則：合理控制物資采購(gòu)成本，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善頒獎(jiǎng)物資管理辦法，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)頒獎(jiǎng)物資管理工作，指導(dǎo)各部門開展相關(guān)工作。3.審核頒獎(jiǎng)物資的采購(gòu)計(jì)劃、預(yù)算及采購(gòu)合同。4.組織頒獎(jiǎng)物資的驗(yàn)收、盤點(diǎn)等工作。（二）采購(gòu)部門1.根據(jù)頒獎(jiǎng)活動(dòng)需求，編制采購(gòu)計(jì)劃，按照規(guī)定的采購(gòu)流程進(jìn)行物資采購(gòu)。2.選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，確保物資質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的運(yùn)輸、交付等工作。（三）使用部門1.根據(jù)頒獎(jiǎng)活動(dòng)安排，提前向行政管理部門提交物資使用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的保管、使用及回收工作，確保物資安全和合理使用。3.協(xié)助行政管理部門進(jìn)行物資盤點(diǎn)等工作。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)頒獎(jiǎng)物資采購(gòu)預(yù)算的審核和控制。2.對(duì)物資采購(gòu)、使用等費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷。3.監(jiān)督物資管理過(guò)程中的財(cái)務(wù)收支情況。三、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.使用部門應(yīng)根據(jù)頒獎(jiǎng)活動(dòng)的時(shí)間、規(guī)模、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置等情況，提前[X]個(gè)工作日向行政管理部門提交物資使用申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.行政管理部門匯總各部門的申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況，編制頒獎(jiǎng)物資采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的種類、數(shù)量、預(yù)算等，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃組織采購(gòu)，不得擅自變更。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)按原審批程序重新報(bào)批。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道選擇合格的供應(yīng)商，如招標(biāo)、詢價(jià)、邀請(qǐng)報(bào)價(jià)等方式，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)、資質(zhì)和供應(yīng)能力。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考察其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面，并建立供應(yīng)商檔案。3.優(yōu)先選擇與公司長(zhǎng)期合作、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，對(duì)于新供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和實(shí)地考察。（三）采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性、有效性和可操作性。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付物資。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約，應(yīng)及時(shí)采取措施，維護(hù)公司的合法權(quán)益。四、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.頒獎(jiǎng)物資的驗(yàn)收應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范進(jìn)行，確保物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等符合要求。2.對(duì)于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，應(yīng)檢查其材質(zhì)、工藝、外觀等是否符合設(shè)計(jì)要求，有無(wú)瑕疵、損壞等情況。3.對(duì)于證書，應(yīng)檢查其格式、內(nèi)容、印刷質(zhì)量等是否正確無(wú)誤。4.對(duì)于獎(jiǎng)品，應(yīng)檢查其品牌、型號(hào)、功能等是否與采購(gòu)合同一致，有無(wú)質(zhì)量問(wèn)題。（二）驗(yàn)收流程1.物資到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知行政管理部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行逐一檢查，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)記錄物資的驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與采購(gòu)合同不符，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。如供應(yīng)商拒絕處理，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。4.驗(yàn)收合格的物資，應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，不得入庫(kù)，并及時(shí)清理處理。五、儲(chǔ)存管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)立專門的頒獎(jiǎng)物資倉(cāng)庫(kù)，確保倉(cāng)庫(kù)環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待驗(yàn)區(qū)等，對(duì)物資進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（二）物資入庫(kù)1.驗(yàn)收合格的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理人員辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)時(shí)間等信息，并將物資存放至相應(yīng)的區(qū)域。2.入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）物資保管1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，確保物資的安全與完整。如發(fā)現(xiàn)物資有損壞、變質(zhì)、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。2.對(duì)易損、易腐、易燃、易爆等特殊物資，應(yīng)采取特殊的保管措施，確保物資質(zhì)量不受影響。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)建立物資保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況，做到賬物相符。（四）物資出庫(kù)1.使用部門根據(jù)頒獎(jiǎng)活動(dòng)安排，填寫物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，核對(duì)物資信息，辦理出庫(kù)手續(xù)，填寫出庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用部門等信息，并將物資發(fā)放給使用部門。3.出庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交使用部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。六、使用管理（一）使用要求1.使用部門應(yīng)按照頒獎(jiǎng)活動(dòng)的規(guī)定和要求，正確使用頒獎(jiǎng)物資，不得擅自改變物資的用途或損壞物資。2.在頒獎(jiǎng)過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)物資的安全和完整，避免因操作不當(dāng)造成物資損壞或丟失。3.對(duì)于貴重的頒獎(jiǎng)物資，如獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)保管和發(fā)放，確保物資的安全。（二）使用記錄1.使用部門應(yīng)建立物資使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的使用情況，包括使用時(shí)間、使用人員、使用地點(diǎn)、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.使用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（三）回收管理1.頒獎(jiǎng)活動(dòng)結(jié)束后，使用部門應(yīng)及時(shí)將剩余的物資交回倉(cāng)庫(kù)，辦理回收手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)回收物資的數(shù)量、質(zhì)量等情況，填寫回收單。2.對(duì)于已發(fā)放的獎(jiǎng)杯、證書、獎(jiǎng)牌等，如因特殊原因需要回收的，使用部門應(yīng)說(shuō)明原因，并經(jīng)行政管理部門批準(zhǔn)后，方可辦理回收手續(xù)。3.回收的物資應(yīng)進(jìn)行妥善保管，如有損壞或丟失，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、盤點(diǎn)管理（一）盤點(diǎn)計(jì)劃1.行政管理部門應(yīng)定期組織頒獎(jiǎng)物資的盤點(diǎn)工作，制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、人員等。2.盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)提前通知各相關(guān)部門，確保各部門做好準(zhǔn)備工作。（二）盤點(diǎn)方法1.盤點(diǎn)可采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)賬物是否相符。2.在盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真填寫盤點(diǎn)表，詳細(xì)記錄物資的實(shí)際數(shù)量、規(guī)格、狀態(tài)等信息。（三）盤點(diǎn)結(jié)果處理1.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)及時(shí)對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總和分析，編制盤點(diǎn)報(bào)告，說(shuō)明盤點(diǎn)情況、賬物差異及原因等。2.如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于正常損耗或合理誤差的，應(yīng)調(diào)整賬目；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)物資管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，針對(duì)存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善物資管理流程和制度。八、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢條件1.頒獎(jiǎng)物資因損壞、過(guò)期、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.物資報(bào)廢應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門鑒定，確認(rèn)符合報(bào)廢條件后，方可辦理報(bào)廢手續(xù)。（二）報(bào)廢審批1.使用部門填寫物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資報(bào)廢的原因、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.行政管理部門對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行清理和處理，確保物資不會(huì)再次流入市場(chǎng)。（三）報(bào)廢處理1.對(duì)于可回收利用的報(bào)廢物資，應(yīng)進(jìn)行回收處理，如廢舊金屬、紙張等，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行變賣或捐贈(zèng)。2.對(duì)于不可回收利用的報(bào)廢物資，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如銷毀、深埋等，防止對(duì)環(huán)境造成污染。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)頒獎(jiǎng)物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資管理流程是否合規(guī)、物資采購(gòu)是否合理、物資使用是否規(guī)范等。2.行政管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門物資管理工作的日常監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。（二）外