工作銜接函管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司工作銜接函的管理，確保公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作伙伴之間工作信息的準(zhǔn)確傳遞、高效溝通與有序銜接，提高工作效率，保障各項(xiàng)工作順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等外部機(jī)構(gòu)之間涉及工作銜接事宜所使用的工作銜接函。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：工作銜接函所傳達(dá)的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，避免模糊不清或歧義性表述，確保接收方能夠準(zhǔn)確理解函件意圖。2.及時性原則：各部門及相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時處理工作銜接函，對于緊急事項(xiàng)應(yīng)優(yōu)先處理，不得拖延，以保證工作的連續(xù)性和時效性。3.規(guī)范性原則：工作銜接函的格式、內(nèi)容應(yīng)符合本辦法及公司公文管理的相關(guān)規(guī)定，做到統(tǒng)一、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。4.責(zé)任明確原則：明確工作銜接函涉及事項(xiàng)的責(zé)任主體，確保每項(xiàng)工作都有專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)和落實(shí)，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、工作銜接函的分類及適用場景（一）內(nèi)部工作銜接函1.任務(wù)交辦函：用于上級部門向下級部門交辦工作任務(wù)，明確任務(wù)內(nèi)容、要求、完成時間及責(zé)任人等信息。2.工作進(jìn)展匯報函：下級部門向上級部門匯報某項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，包括已完成的工作、遇到的問題及解決方案、下一步工作計(jì)劃等。3.協(xié)調(diào)溝通函：部門之間就工作中需要協(xié)調(diào)的事項(xiàng)進(jìn)行溝通協(xié)商，如資源調(diào)配、工作流程銜接、跨部門合作等，以達(dá)成共識，推動工作順利進(jìn)行。4.信息共享函：各部門之間為了實(shí)現(xiàn)信息互通，共享與工作相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)等而發(fā)送的函件。（二）外部工作銜接函1.業(yè)務(wù)合作函：與供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等就業(yè)務(wù)合作事宜進(jìn)行溝通協(xié)商，如合作項(xiàng)目的啟動、合作條款的確定、合作進(jìn)度的跟進(jìn)等，以建立和維護(hù)良好的合作關(guān)系。2.工作聯(lián)系函：與外部機(jī)構(gòu)就一般性工作事務(wù)進(jìn)行聯(lián)系溝通，如咨詢業(yè)務(wù)問題、請求協(xié)助辦理相關(guān)事項(xiàng)等。3.通知函：向外部機(jī)構(gòu)傳達(dá)公司的相關(guān)通知、要求或政策變化等信息，確保對方及時了解并配合公司工作。三、工作銜接函的格式與內(nèi)容要求（一）格式要求1.函頭：應(yīng)使用公司統(tǒng)一的函頭紙，注明公司名稱、地址、聯(lián)系方式等信息。2.編號：工作銜接函應(yīng)進(jìn)行編號管理，編號規(guī)則為[年份][部門代碼][流水號]，例如：202301001，表示2023年由第01部門發(fā)出的第001號工作銜接函。3.標(biāo)題：準(zhǔn)確概括函件的主題，一般采用“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的工作銜接函”的格式。4.主送單位/部門：明確函件的接收對象，寫全稱或規(guī)范簡稱。5.正文：內(nèi)容應(yīng)條理清晰，分段表述。開頭簡要說明發(fā)函的目的和背景，中間詳細(xì)闡述具體事項(xiàng)，結(jié)尾明確提出要求、希望或下一步工作安排等。6.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及份數(shù)，并隨函一并發(fā)送。附件應(yīng)清晰、完整，與正文內(nèi)容緊密相關(guān)。7.落款：注明發(fā)函單位/部門名稱，并加蓋公章。同時，寫明發(fā)函日期。（二）內(nèi)容要求1.主題明確：工作銜接函應(yīng)圍繞一個明確的主題展開，避免內(nèi)容過于繁雜或涉及多個不相關(guān)的事項(xiàng)。2.表述準(zhǔn)確：語言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。對于專業(yè)術(shù)語或特定概念，應(yīng)進(jìn)行必要的解釋說明。3.邏輯清晰：正文內(nèi)容應(yīng)按照合理的邏輯順序組織，先闡述背景和目的，再說明具體事項(xiàng)，最后提出要求和結(jié)論。各段落之間應(yīng)過渡自然，層次分明。4.事實(shí)依據(jù)充分：涉及工作事項(xiàng)的說明應(yīng)提供充分的事實(shí)依據(jù)，如數(shù)據(jù)、文件、案例等，以便接收方能夠全面了解情況，做出準(zhǔn)確的判斷和決策。5.責(zé)任明確：明確函件中涉及事項(xiàng)的責(zé)任主體，包括主辦部門/人員、協(xié)辦部門/人員等，并對各自的職責(zé)和工作要求進(jìn)行清晰界定。四、工作銜接函的流轉(zhuǎn)與處理流程（一）起草與審核1.起草：由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草工作銜接函，確保函件內(nèi)容符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。起草人應(yīng)對函件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。2.審核：工作銜接函起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括函件內(nèi)容是否準(zhǔn)確、合理，格式是否規(guī)范，責(zé)任是否明確等。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，在函件上簽署審核意見并簽字確認(rèn)。對于涉及重要事項(xiàng)或可能對公司產(chǎn)生重大影響的工作銜接函，還應(yīng)提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（二）發(fā)送與接收1.發(fā)送：審核通過的工作銜接函由起草部門按照規(guī)定的發(fā)送方式送達(dá)主送單位/部門。發(fā)送方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等，但應(yīng)確保函件能夠及時、準(zhǔn)確地送達(dá)對方，并保留相關(guān)發(fā)送記錄。2.接收：主送單位/部門收到工作銜接函后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收登記。簽收人應(yīng)對函件的完整性進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)函件有破損、缺失等情況，應(yīng)及時與發(fā)函方聯(lián)系。（三）處理與反饋1.處理：主送單位/部門收到工作銜接函后，應(yīng)根據(jù)函件內(nèi)容及時安排相關(guān)人員進(jìn)行處理。處理過程中，如遇問題或需要進(jìn)一步溝通協(xié)商的事項(xiàng)，應(yīng)及時與發(fā)函方取得聯(lián)系，確保工作順利推進(jìn)。2.反饋：主送單位/部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對工作銜接函的處理情況進(jìn)行反饋。反饋方式可采用回復(fù)函、電話溝通、會議匯報等形式，向發(fā)函方說明工作進(jìn)展、處理結(jié)果及相關(guān)意見建議等。對于需要較長時間處理的事項(xiàng)，應(yīng)定期向發(fā)函方通報工作進(jìn)展情況。（四）跟蹤與督辦1.跟蹤：為確保工作銜接函涉及事項(xiàng)得到有效落實(shí)，發(fā)函方應(yīng)對函件的處理情況進(jìn)行跟蹤。跟蹤方式可包括定期查詢、電話詢問、實(shí)地走訪等，及時掌握工作進(jìn)展動態(tài)。2.督辦：對于重要事項(xiàng)或緊急任務(wù)的工作銜接函，如在規(guī)定時間內(nèi)未得到有效處理或出現(xiàn)延誤情況，發(fā)函方應(yīng)啟動督辦程序。通過下達(dá)督辦通知、召開協(xié)調(diào)會議等方式，督促主送單位/部門加快工作進(jìn)度，確保工作按時完成。五、工作銜接函的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司內(nèi)部各部門及與外部機(jī)構(gòu)之間往來的工作銜接函均屬于歸檔范圍，包括紙質(zhì)函件、電子函件及相關(guān)附件等。（二）歸檔要求1.及時性：各部門應(yīng)在工作銜接函處理完畢后，及時將函件及相關(guān)資料整理歸檔，確保歸檔資料的完整性和時效性。2.規(guī)范性：歸檔的工作銜接函應(yīng)按照本辦法規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行整理，確保函件編號連續(xù)、標(biāo)題準(zhǔn)確、正文完整、附件齊全。同時，應(yīng)按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類、編號、裝訂等操作。3.真實(shí)性：歸檔資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或偽造。如有特殊情況需要對函件內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充或更正，應(yīng)在備注中注明原因及修改情況，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。（三）保管期限工作銜接函的保管期限應(yīng)根據(jù)其重要性和涉及事項(xiàng)的性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長期保管。具體保管期限如下：1.短期保管：涉及一般性工作事務(wù)、時效性較短的工作銜接函，保管期限為[X]年。2.中期保管：涉及重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)、對公司經(jīng)營有一定影響的工作銜接函，保管期限為[X]年。3.長期保管：涉及公司重大決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、法律糾紛等重要事項(xiàng)的工作銜接函，保管期限為[X]年或永久保管。（四）查閱與借閱1.查閱：因工作需要查閱工作銜接函檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到公司檔案室進(jìn)行查閱。查閱過程中，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或帶出檔案室。2.借閱：如需借閱工作銜接函檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等情況，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失。歸還檔案時，應(yīng)確保檔案資料完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)照價賠償。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司設(shè)立專門的工作銜接函管理監(jiān)督小組，定期對各部門工作銜接函的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括工作銜接函的起草、審核、發(fā)送、接收、處理、反饋、跟蹤、督辦及歸檔保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在延誤、推諉、信息傳遞不暢等問題。（二）考核評價1.將工作銜接函管理工作納入公司各部門績效考核體系，對工作銜接函管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對工作不力、出現(xiàn)問題的部門和個人進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的績效扣分處理。2.考核評價指標(biāo)主要包括工作銜接函的及時處理率、準(zhǔn)確率、反饋率、歸檔完整率等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：及時處理率：工作銜接函在規(guī)定時間內(nèi)得到有效處理的比例，計(jì)算公式為：及時處理率=及時處理的函件數(shù)量/應(yīng)處理的函件數(shù)量×100%?？己四繕?biāo)值為[X]%以上。準(zhǔn)確率：工作銜接函內(nèi)容準(zhǔn)確無誤的比例，計(jì)算公式為：準(zhǔn)確率=內(nèi)容準(zhǔn)確的函件數(shù)量/發(fā)送的函件數(shù)量×100%。考核目標(biāo)值為[X]%以上。反饋率：主送單位/部門對工作銜接函及時反饋處理情況的比例，計(jì)算公式為：反饋率=及時反饋的函件數(shù)量/接收的函件數(shù)量×100%?？己四繕?biāo)值為[X]%以上。歸檔完整率：工作銜接函及相關(guān)資料歸檔