開票流程及管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司開票流程，加強發(fā)票管理，確保公司財務(wù)工作的準(zhǔn)確性、合法性和規(guī)范性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及財務(wù)管理制度，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及發(fā)票開具的所有部門及員工，包括但不限于銷售部門、采購部門、財務(wù)部門等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理相關(guān)規(guī)定，確保開票行為合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則：開票信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，按照業(yè)務(wù)發(fā)生時間及時開具發(fā)票，不得拖延。3.職責(zé)明確原則：明確各部門在開票流程中的職責(zé)，確保流程順暢，責(zé)任落實到人。二、發(fā)票種類及適用范圍（一）增值稅專用發(fā)票適用于公司銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)給增值稅一般納稅人，對方要求開具增值稅專用發(fā)票的情況。（二）增值稅普通發(fā)票1.對于銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或服務(wù)給增值稅小規(guī)模納稅人，應(yīng)開具增值稅普通發(fā)票。2.公司發(fā)生的一些非增值稅應(yīng)稅項目，如銷售免稅貨物、提供免稅勞務(wù)等，也開具增值稅普通發(fā)票。（三）其他發(fā)票根據(jù)業(yè)務(wù)實際需要，可能涉及開具其他類型發(fā)票，如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，具體按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。三、開票流程（一）業(yè)務(wù)發(fā)起1.銷售部門在與客戶簽訂銷售合同或達成銷售意向后，應(yīng)及時將相關(guān)信息傳遞給財務(wù)部門。銷售信息應(yīng)包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等詳細(xì)內(nèi)容。2.采購部門在收到供應(yīng)商提供的貨物或服務(wù)并驗收合格后，如需取得發(fā)票，應(yīng)向供應(yīng)商提出開票申請，并提供準(zhǔn)確的開票信息，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。（二）開票信息審核1.財務(wù)部門收到銷售部門或采購部門傳遞的開票信息后，應(yīng)立即進行審核。審核內(nèi)容包括開票信息的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。2.對于開票信息中的客戶或供應(yīng)商名稱、納稅人識別號等關(guān)鍵信息，應(yīng)與公司已備案的信息進行核對，確保一致。如有不一致的情況，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通并核實。3.審核發(fā)票內(nèi)容是否與實際業(yè)務(wù)相符，如貨物或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額等是否準(zhǔn)確無誤，稅率及稅額計算是否正確。（三）發(fā)票開具1.經(jīng)審核無誤后，財務(wù)部門開票人員按照規(guī)定的開票軟件和操作流程開具發(fā)票。2.開具增值稅專用發(fā)票時，應(yīng)確保發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)內(nèi)容一致，字跡清晰，不得壓線、錯格。發(fā)票上應(yīng)加蓋公司發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、端正，不得模糊不清或加蓋其他印章。3.開具增值稅普通發(fā)票時，同樣要保證發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確完整，加蓋發(fā)票專用章。4.對于其他特殊類型發(fā)票，如機動車銷售統(tǒng)一發(fā)票等，應(yīng)按照其特定的格式和要求進行開具，確保發(fā)票真實有效。（四）發(fā)票交付1.發(fā)票開具完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時將發(fā)票交付給相關(guān)部門或客戶。2.對于增值稅專用發(fā)票，如采用郵寄方式交付，應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并確保發(fā)票在郵寄過程中的安全。同時，應(yīng)及時將快遞單號告知客戶，以便客戶查詢。3.對于增值稅普通發(fā)票，可根據(jù)實際情況選擇當(dāng)面交付、郵寄或通過電子發(fā)票平臺推送等方式交付給客戶。如采用電子發(fā)票，應(yīng)確?？蛻裟軌蝽樌邮蘸拖螺d電子發(fā)票。（五）發(fā)票登記與存檔1.財務(wù)部門應(yīng)建立發(fā)票開具登記臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、客戶名稱、金額、稅額、發(fā)票類型、交付方式等信息。2.每月末，應(yīng)對當(dāng)月開具的發(fā)票進行匯總統(tǒng)計，與財務(wù)報表中的銷售收入等數(shù)據(jù)進行核對，確保賬票一致。3.發(fā)票存根聯(lián)及相關(guān)開票資料應(yīng)按照會計檔案管理的要求進行妥善保管，保存期限不得少于規(guī)定年限。四、發(fā)票管理職責(zé)（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司開票流程及發(fā)票管理制度，并組織實施。2.審核開票信息，確保發(fā)票開具的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.負(fù)責(zé)發(fā)票的開具、交付、登記與存檔等工作。4.定期對發(fā)票管理情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。5.配合稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門的檢查工作，提供所需的發(fā)票資料。（二）銷售部門職責(zé)1.及時與客戶簽訂銷售合同或協(xié)議，并將準(zhǔn)確的開票信息傳遞給財務(wù)部門。2.負(fù)責(zé)與客戶溝通發(fā)票開具事宜，解答客戶關(guān)于發(fā)票的疑問。3.協(xié)助財務(wù)部門做好發(fā)票交付等相關(guān)工作。（三）采購部門職責(zé)1.向供應(yīng)商提出開票申請，確保提供的開票信息準(zhǔn)確無誤。2.負(fù)責(zé)跟進供應(yīng)商發(fā)票開具情況，及時催促供應(yīng)商按時開具發(fā)票。3.對收到的發(fā)票進行初步審核，檢查發(fā)票內(nèi)容與采購業(yè)務(wù)是否相符。（四）其他部門職責(zé)公司其他部門應(yīng)配合財務(wù)部門、銷售部門和采購部門做好發(fā)票相關(guān)工作，如提供業(yè)務(wù)發(fā)生的原始資料等，確保發(fā)票開具與業(yè)務(wù)實際情況一致。五、發(fā)票風(fēng)險防控（一）防范虛開發(fā)票風(fēng)險1.嚴(yán)格遵守發(fā)票開具的真實性原則，確保發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務(wù)相符，不得為他人、為自己開具與實際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。2.加強對業(yè)務(wù)合同的審核管理，確保合同條款明確、規(guī)范，與發(fā)票開具內(nèi)容相互印證。3.建立健全發(fā)票開具審批制度，對大額發(fā)票開具等重要事項進行嚴(yán)格審批。（二）防范發(fā)票丟失風(fēng)險1.加強發(fā)票保管措施，設(shè)置專門的發(fā)票存放場所，配備必要的安全設(shè)施，確保發(fā)票安全。2.在發(fā)票交付過程中，如采用郵寄方式，應(yīng)選擇保價郵寄，并妥善保存郵寄憑證。如發(fā)生發(fā)票丟失，應(yīng)及時采取補救措施，如向稅務(wù)機關(guān)報備、登報聲明作廢等。（三）防范發(fā)票違規(guī)處罰風(fēng)險1.定期組織財務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，提高法律意識和風(fēng)險防范意識。2.加強對發(fā)票開具和管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為，避免因發(fā)票問題給公司帶來經(jīng)濟損失和行政處罰。六、發(fā)票作廢與紅沖（一）發(fā)票作廢1.當(dāng)月開具的發(fā)票，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，且收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按以下流程進行作廢處理：開票人員在開票軟件中找到需作廢的發(fā)票，點擊“作廢”按鈕，并在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對發(fā)票作廢情況進行審核，確保作廢原因合理、合規(guī)。2.作廢發(fā)票應(yīng)妥善保管，不得擅自銷毀。（二）發(fā)票紅沖1.跨月發(fā)票如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，或因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，應(yīng)按規(guī)定開具紅字發(fā)票進行沖減。由購買方或銷售方在增值稅發(fā)票管理新系統(tǒng)中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發(fā)票信息表》（以下簡稱《信息表》）。銷售方憑稅務(wù)機關(guān)系統(tǒng)校驗通過的《信息表》開具紅字專用發(fā)票，在新系統(tǒng)中以銷項負(fù)數(shù)開具。對于增值稅普通發(fā)票，購買方應(yīng)將發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)退回（如已交付），銷售方在開票軟件中開具紅字發(fā)票。2.開具紅字發(fā)票時，應(yīng)確保紅字發(fā)票內(nèi)容與《信息表》一致，且在備注欄注明對應(yīng)藍字發(fā)票的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼及開具原因等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財務(wù)部門應(yīng)定期對發(fā)票開具和管理情況進行自查，檢查內(nèi)容包括開票流程執(zhí)行情況、發(fā)票開具的準(zhǔn)確性、發(fā)票交付情況、發(fā)票登記與存檔情況等。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)不定期對發(fā)票管理工作進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查應(yīng)對1.積極配合稅務(wù)機關(guān)等相關(guān)部門的發(fā)票檢查工作，如實提供發(fā)票開具、使用、保管等相關(guān)資料。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時分析原因，采取有效措施進行整改，并將整改情況及時反饋給相關(guān)部門。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織財務(wù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加發(fā)票管理知識培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括國家稅收法律法規(guī)、發(fā)票開具規(guī)定、發(fā)票風(fēng)險防控等。2.通過內(nèi)部培訓(xùn)、專題講座、在線學(xué)習(xí)等多種形式，提高員工對發(fā)票管理重要