局電子文件管理辦法總則目的為加強本[公司/組織名稱]局電子文件管理，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，提高工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本局實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本局在履行職能過程中形成、辦理、傳輸、存儲、利用和銷毀的電子文件管理活動。定義本辦法所稱電子文件，是指本局在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。管理原則1.統(tǒng)一管理原則。本局電子文件管理工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一流程，確保電子文件管理的規(guī)范化、科學化。2.全程管理原則。對電子文件從形成、辦理、傳輸、存儲到利用和銷毀的全過程進行管理，確保電子文件在各個環(huán)節(jié)的真實性、完整性和可用性。3.規(guī)范標準原則。嚴格遵循國家和行業(yè)有關電子文件管理的規(guī)范標準，確保電子文件的格式、元數(shù)據(jù)等符合要求。4.安全保密原則。采取有效的安全保密措施，確保電子文件的信息安全，防止電子文件的泄露、篡改和丟失。電子文件的形成與辦理電子文件的來源本局電子文件主要來源于以下途徑：1.辦公自動化系統(tǒng)生成的文件，如公文、報表、通知等。2.業(yè)務系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，如業(yè)務數(shù)據(jù)、審批文件、合同等。3.電子郵件系統(tǒng)收發(fā)的文件，如工作郵件、附件等。4.其他電子設備或軟件產(chǎn)生的與本局工作相關的文件。電子文件的制作要求1.電子文件應采用符合國家標準的文件格式，確保文件的通用性和可讀性。2.電子文件的內容應真實、準確、完整，表述清晰，邏輯嚴謹。3.電子文件應按照規(guī)定的格式和要求進行排版，確保文件的規(guī)范性和美觀性。4.電子文件應標注明確的標題、文號、日期、作者、密級等元數(shù)據(jù)，以便于管理和查詢。電子文件的辦理流程1.電子文件的起草。起草人應按照本局公文處理規(guī)定和業(yè)務流程，在辦公自動化系統(tǒng)或其他指定軟件中起草電子文件。起草過程中應確保文件內容的準確性和完整性，同時按照規(guī)定進行格式設置和元數(shù)據(jù)標注。2.電子文件的審核。起草完成后，電子文件應提交給審核人進行審核。審核人應認真審核文件內容，檢查格式、元數(shù)據(jù)等是否符合要求，提出審核意見。審核通過后，文件進入簽發(fā)環(huán)節(jié)。3.電子文件的簽發(fā)。審核通過的電子文件，應由簽發(fā)人進行簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱文件內容，簽署明確的意見和姓名、日期。簽發(fā)后的電子文件即生效。4.電子文件的分發(fā)與傳遞。生效后的電子文件應按照規(guī)定的范圍和流程進行分發(fā)與傳遞。分發(fā)方式可采用辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)文功能、電子郵件等，確保文件準確、及時地送達收件人。傳遞過程中應注意文件的安全性，防止文件丟失或泄露。5.電子文件的辦理與反饋。收件人收到電子文件后，應按照文件要求及時進行辦理，并將辦理結果以電子或紙質形式反饋給發(fā)文部門。辦理過程中應嚴格遵守相關規(guī)定和流程，確保文件辦理的質量和效率。電子文件的傳輸與存儲電子文件的傳輸1.本局內部電子文件傳輸應優(yōu)先使用辦公自動化系統(tǒng)等安全可靠的網(wǎng)絡平臺，確保文件傳輸?shù)臏蚀_性和及時性。2.涉及外部單位的電子文件傳輸，應采用加密傳輸方式，如使用VPN、加密郵件等，確保文件傳輸過程中的信息安全。3.在電子文件傳輸過程中，應建立傳輸日志，記錄文件傳輸?shù)臅r間、來源、去向、傳輸狀態(tài)等信息，以便于跟蹤和查詢。電子文件的存儲1.本局應建立專門的電子文件存儲系統(tǒng)，對電子文件進行集中存儲和管理。存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、恢復、存儲介質管理等功能，確保電子文件的安全存儲。2.電子文件應按照分類、分級的原則進行存儲。分類應根據(jù)文件的性質、用途、時間等因素進行，分級應根據(jù)文件的密級、重要性等因素進行。存儲時應建立清晰的目錄結構，便于文件的查找和管理。3.電子文件存儲介質應定期進行檢查和維護，確保存儲介質的完好性。存儲介質應進行標識，注明存儲的文件內容、存儲時間、存儲位置等信息。4.對于重要的電子文件，應進行異地備份存儲，以防止因自然災害、設備故障等原因導致文件丟失。異地備份存儲應選擇安全可靠的存儲地點，并定期進行數(shù)據(jù)同步和檢查。電子文件的利用與共享電子文件的利用1.本局工作人員因工作需要可按照規(guī)定權限查詢、借閱、打印電子文件。查詢和借閱電子文件應填寫相應的申請表，經(jīng)批準后方可進行。2.利用電子文件時應遵守相關保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播、泄露電子文件內容。如需復制電子文件，應按照規(guī)定進行審批，并注明復制用途和份數(shù)。3.電子文件的利用應進行登記，記錄利用人姓名、利用時間、利用內容、利用目的等信息，以便于跟蹤和統(tǒng)計。電子文件的共享1.本局應根據(jù)工作需要，建立電子文件共享平臺，實現(xiàn)電子文件的內部共享。共享平臺應設置不同的權限級別，確保文件共享的安全性和規(guī)范性。2.電子文件共享應遵循自愿、合法、合規(guī)的原則，共享文件的部門和人員應確保文件共享的合法性和安全性。共享文件時應注明共享范圍、共享期限等信息。3.對于共享的電子文件，共享部門和人員應負責文件的更新和維護，確保文件的時效性和準確性。電子文件的安全管理安全管理制度1.本局應建立健全電子文件安全管理制度，明確安全管理職責，規(guī)范安全管理流程，確保電子文件的信息安全。2.安全管理制度應包括人員安全管理、設備安全管理、網(wǎng)絡安全管理、數(shù)據(jù)安全管理等方面的內容，確保電子文件在各個環(huán)節(jié)的安全。人員安全管理1.加強對本局工作人員的安全意識教育，提高工作人員的安全防范意識和技能。工作人員應嚴格遵守電子文件安全管理規(guī)定，不得擅自泄露、篡改、丟失電子文件。2.對涉及電子文件管理的工作人員進行權限管理，明確其操作權限和職責范圍，防止因人員誤操作或違規(guī)操作導致電子文件安全事故。3.工作人員離職時，應及時收回其電子文件訪問權限，并對其使用過的電子設備和存儲介質進行清理和檢查，確保電子文件的安全。設備安全管理1.對本局用于電子文件管理的計算機、服務器、存儲設備等硬件設備進行定期檢查和維護，確保設備的正常運行。2.安裝必要的安全防護軟件，如殺毒軟件、防火墻等，防止病毒、惡意軟件等對電子文件的侵害。3.對設備的訪問進行控制，設置用戶賬號和密碼，定期更換密碼，確保設備的安全性。網(wǎng)絡安全管理1.加強本局網(wǎng)絡安全管理，建立網(wǎng)絡安全防護體系，防止網(wǎng)絡攻擊、網(wǎng)絡詐騙等安全事件的發(fā)生。2.對網(wǎng)絡訪問進行權限控制，限制外部非法訪問，確保網(wǎng)絡的安全性。3.定期對網(wǎng)絡進行安全掃描和漏洞檢測，及時發(fā)現(xiàn)和修復網(wǎng)絡安全隱患。數(shù)據(jù)安全管理1.對電子文件進行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)在存儲和傳輸過程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份機制，定期對電子文件進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的地點。3.對數(shù)據(jù)進行訪問控制，設置不同的用戶權限，防止未經(jīng)授權的數(shù)據(jù)訪問。4.定期對電子文件進行數(shù)據(jù)完整性檢查，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。電子文件的鑒定與銷毀電子文件的鑒定1.本局應定期對電子文件進行鑒定，確定電子文件的保存價值和保管期限。鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，會同相關業(yè)務部門共同進行。2.電子文件鑒定應根據(jù)文件的性質、用途、時間、重要性等因素進行綜合評估，確定文件的保存價值。保存價值分為永久、長期、短期三種。3.對于保存期限已滿或已失去保存價值的電子文件，應及時進行銷毀處理。電子文件的銷毀1.電子文件銷毀應按照規(guī)定的程序進行審批，填寫銷毀申請表，經(jīng)批準后方可進行銷毀。2.電子文件銷毀可采用物理銷毀或邏輯銷毀方式。物理銷毀是指對存儲介質進行銷毀，如粉碎、消磁等；邏輯銷毀是指對電子文件的數(shù)據(jù)進行刪除或格式化處理。3.電子文件銷毀過程應進行記錄，記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人等信息，確保銷毀過程的可追溯性。4.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密等重要電子文件的銷毀，應按照國家相關保密規(guī)定進行處理，確保文件信息的安全。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責本局檔案管理部門負責對全局電子文件管理工作進行監(jiān)督檢查，確保電子文件管理工作符合本辦法規(guī)定和相關法律法規(guī)要求。監(jiān)督檢查內容1.電子文件管理規(guī)章制度的執(zhí)行情況。2.電子文件的形成、辦理、傳輸、存儲、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的管理情況。3.電子文件的安全管理情況，包括人員安全、設備安全、網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全等方面。4.電子文件管理工作的質量和效率。監(jiān)督檢查方式1.定期檢查。檔案管理部門定期對全局電子文件管理工作進行全面檢查，