招標費管理辦法試行[公司/組織名稱]招標費管理辦法（試行）總則制定目的為了加強本公司/組織招標費的管理，規(guī)范招標費用的使用和核算，提高資金使用效益，保證招標活動的順利進行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織及其下屬各部門、分支機構(gòu)開展的各類招標活動所涉及的招標費用管理。定義本辦法所稱招標費，是指在招標活動過程中發(fā)生的與招標項目直接相關(guān)的費用，包括但不限于招標文件編制費、招標代理費、評標專家費、場地租賃費、公證費、公告費等。管理原則1.合法性原則：招標費的使用和管理必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.合理性原則：招標費的支出應與招標項目的規(guī)模、復雜程度等相適應，確保費用支出合理、必要。3.效益性原則：在保證招標活動質(zhì)量的前提下，盡量降低招標費用，提高資金使用效益。4.透明性原則：招標費的收支情況應公開透明，接受公司內(nèi)部審計和監(jiān)督。招標費的預算管理預算編制1.各部門在開展招標活動前，應根據(jù)招標項目的具體情況，編制詳細的招標費預算。預算內(nèi)容應包括各項費用的名稱、金額、計算依據(jù)等。2.招標費預算應納入公司年度預算管理體系，按照公司預算編制的流程和要求進行申報、審核和批準。預算審核1.公司財務部門負責對各部門編制的招標費預算進行審核，審核的重點包括預算的合理性、準確性、合規(guī)性等。2.對于預算金額較大或存在疑問的項目，財務部門可會同相關(guān)部門進行實地調(diào)研和論證，確保預算的科學性和可行性。預算調(diào)整1.招標費預算一經(jīng)批準，原則上不得隨意調(diào)整。如因特殊情況確需調(diào)整的，應按照公司預算調(diào)整的相關(guān)規(guī)定和程序進行審批。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、金額和對項目的影響等，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可執(zhí)行。招標費的支出管理費用支付流程1.招標活動相關(guān)費用的支付應嚴格按照公司財務管理制度的規(guī)定執(zhí)行。各部門在發(fā)生招標費用支出時，應填寫費用報銷單，并附相關(guān)的發(fā)票、合同、清單等憑證。2.費用報銷單應經(jīng)部門負責人、財務部門負責人和公司領(lǐng)導審批簽字后，方可到財務部門辦理報銷手續(xù)。招標文件編制費1.招標文件編制費是指為編制招標文件而發(fā)生的費用，包括資料收集、編寫、排版、印刷等費用。2.招標文件編制費應根據(jù)實際發(fā)生的金額進行支付，支付時應取得合法有效的發(fā)票。如由公司內(nèi)部人員編制招標文件，可按照公司相關(guān)規(guī)定給予一定的補貼。招標代理費1.招標代理費是指委托招標代理機構(gòu)進行招標活動而支付的費用。公司在選擇招標代理機構(gòu)時，應按照相關(guān)規(guī)定進行公開比選，選擇資質(zhì)合格、信譽良好、收費合理的代理機構(gòu)。2.招標代理費用應按照代理合同的約定進行支付，支付時應要求代理機構(gòu)提供詳細的費用清單和發(fā)票。評標專家費1.評標專家費是指支付給評標專家的勞務報酬。評標專家的確定應按照國家相關(guān)規(guī)定和公司評標專家?guī)旃芾磙k法的要求進行抽取。2.評標專家費的標準應根據(jù)當?shù)匚飪r水平和行業(yè)慣例合理確定，并報公司領(lǐng)導批準后執(zhí)行。支付評標專家費時，應填寫評標專家費發(fā)放表，由專家本人簽字確認。場地租賃費1.場地租賃費是指為舉辦開標、評標等活動而租賃場地所發(fā)生的費用。場地的選擇應遵循安全、便利、經(jīng)濟的原則。2.場地租賃費用應根據(jù)租賃合同的約定進行支付，支付時應取得合法有效的發(fā)票。公證費1.公證費是指為確保招標活動的公正、公平、合法，委托公證機構(gòu)進行公證而支付的費用。2.公證費用應按照公證機構(gòu)的收費標準進行支付，支付時應取得公證機構(gòu)出具的發(fā)票。公告費1.公告費是指為發(fā)布招標公告而支付的費用，包括在指定媒體上發(fā)布公告的費用等。2.公告費用應根據(jù)實際發(fā)生的金額進行支付，支付時應取得合法有效的發(fā)票。招標費的核算與監(jiān)督會計核算1.公司財務部門應按照國家會計準則和公司會計制度的要求，對招標費進行準確的會計核算。設(shè)置專門的會計科目，對招標費的收入、支出、結(jié)余等情況進行明細核算。2.定期對招標費的收支情況進行統(tǒng)計和分析，編制相關(guān)的報表和報告，為公司領(lǐng)導決策提供依據(jù)。內(nèi)部審計1.公司審計部門應定期對招標費的管理情況進行內(nèi)部審計，審計的內(nèi)容包括預算執(zhí)行情況、費用支出合規(guī)性、資金使用效益等。2.對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見和建議，并跟蹤檢查整改情況，確保招標費管理的規(guī)范和有效。外部監(jiān)督1.公司應積極配合國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供招標費管理的相關(guān)資料和信息。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應認真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。招標費的收入管理投標保證金1.投標保證金是指投標人按照招標文件的要求向招標人提交的一定金額的擔保金。公司在收取投標保證金時，應按照招標文件的規(guī)定和要求進行操作，確保保證金的收取、退還等環(huán)節(jié)的規(guī)范和安全。2.投標保證金應存入公司指定的銀行賬戶，實行專戶管理。財務部門應建立投標保證金臺賬，詳細記錄保證金的收取、退還情況。中標服務費1.中標服務費是指中標人按照招標文件的規(guī)定向招標人支付的一定比例的費用。中標服務費的收取應按照合同的約定進行，支付時應要求中標人提供合法有效的發(fā)票。2.中標服務費應及時足額入賬，納入公司收入管理體系。招標費的檔案管理檔案內(nèi)容1.招標費相關(guān)的檔案包括招標文件、合同、發(fā)票、清單、支付憑證、評標報告等與招標活動和費用管理有關(guān)的所有文件和資料。2.檔案應按照項目進行分類整理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。檔案保管1.各部門應指定專人負責招標費檔案的保管工作，建立檔案管理制度，明確檔案保管的責任和要求。2.檔案應存放在安全、干燥、通風的地方，采取必要的防火、防盜、防潮、防蟲等措施，確保檔案的安全和完整。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標費檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人和檔案管理人員批準后，方可查閱。2.外部單位或個人因特殊情況需要查閱招標費檔案的，應持有相關(guān)的證明文件，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，在檔案