工作痕跡化管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工作管理，規(guī)范工作流程，確保各項(xiàng)工作有跡可循、責(zé)任可查，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本工作痕跡化管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門、各崗位的所有工作事項(xiàng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：工作痕跡應(yīng)真實(shí)反映工作開展情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工作的全過程，包括計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等環(huán)節(jié)，確保痕跡資料完整無缺。3.規(guī)范性原則：痕跡記錄應(yīng)符合公司統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求，保證記錄的一致性和規(guī)范性。4.及時(shí)性原則：工作完成后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行痕跡記錄，避免信息遺漏或延誤。二、工作痕跡的分類及記錄要求（一）文件資料類1.文件起草與審批痕跡內(nèi)容：文件起草稿、修改記錄、審批意見、會簽單等。記錄要求：起草稿應(yīng)注明起草人、起草日期，修改記錄應(yīng)詳細(xì)記錄每次修改的內(nèi)容、修改人及修改日期。審批意見應(yīng)明確審批人、審批時(shí)間及審批結(jié)論。會簽單應(yīng)記錄會簽部門及人員的意見和簽字。2.文件收發(fā)與存檔痕跡內(nèi)容：文件收發(fā)登記表、文件傳閱單、文件存檔目錄等。記錄要求：文件收發(fā)登記表應(yīng)記錄文件名稱、文號、來文單位、收文日期、分發(fā)情況等。文件傳閱單應(yīng)記錄傳閱人、傳閱時(shí)間及傳閱意見。文件存檔目錄應(yīng)清晰列出文件的類別、名稱、文號、日期等信息。（二）會議活動類1.會議籌備痕跡內(nèi)容：會議通知、會議議程、會議材料準(zhǔn)備清單等。記錄要求：會議通知應(yīng)明確會議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員等信息。會議議程應(yīng)詳細(xì)列出會議的各項(xiàng)議題及時(shí)間安排。會議材料準(zhǔn)備清單應(yīng)記錄材料名稱、準(zhǔn)備人及完成時(shí)間。2.會議記錄痕跡內(nèi)容：會議紀(jì)要、會議簽到表、會議錄音或錄像等。記錄要求：會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間。會議簽到表應(yīng)記錄參會人員姓名、部門、職務(wù)及簽到時(shí)間。會議錄音或錄像應(yīng)妥善保存，以備查閱。3.活動組織痕跡內(nèi)容：活動策劃方案、活動預(yù)算、活動執(zhí)行記錄、活動總結(jié)等。記錄要求：活動策劃方案應(yīng)包括活動主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參與人員、預(yù)算等詳細(xì)信息。活動預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)及金額?；顒訄?zhí)行記錄應(yīng)記錄活動現(xiàn)場的組織情況、人員分工、突發(fā)事件處理等?；顒涌偨Y(jié)應(yīng)分析活動的成效、存在問題及改進(jìn)措施。（三）工作執(zhí)行類1.工作計(jì)劃痕跡內(nèi)容：年度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃、周工作計(jì)劃等。記錄要求：工作計(jì)劃應(yīng)明確工作目標(biāo)、任務(wù)、措施、責(zé)任人及完成時(shí)間。年度工作計(jì)劃應(yīng)涵蓋全年工作重點(diǎn)，月度工作計(jì)劃應(yīng)根據(jù)年度計(jì)劃分解細(xì)化，周工作計(jì)劃應(yīng)具體安排本周工作任務(wù)。2.工作任務(wù)執(zhí)行痕跡內(nèi)容：工作任務(wù)執(zhí)行記錄、工作進(jìn)度報(bào)告、工作成果交付物等。記錄要求：工作任務(wù)執(zhí)行記錄應(yīng)詳細(xì)記錄工作開展的過程、遇到的問題及解決方法。工作進(jìn)度報(bào)告應(yīng)定期匯報(bào)工作進(jìn)展情況，與計(jì)劃對比分析偏差原因及采取的措施。工作成果交付物應(yīng)按照要求及時(shí)提交，并注明交付時(shí)間、交付人及驗(yàn)收情況。3.工作溝通協(xié)調(diào)痕跡內(nèi)容：工作聯(lián)系單、電子郵件、電話記錄、會議紀(jì)要等。記錄要求：工作聯(lián)系單應(yīng)明確溝通事項(xiàng)、溝通對象、溝通時(shí)間及溝通結(jié)果。電子郵件應(yīng)保留郵件正文、附件及發(fā)送和接收時(shí)間。電話記錄應(yīng)記錄通話時(shí)間、通話人、通話內(nèi)容等。涉及重要溝通協(xié)調(diào)的會議紀(jì)要應(yīng)按照會議活動類的記錄要求進(jìn)行記錄。（四）監(jiān)督檢查類1.內(nèi)部檢查痕跡內(nèi)容：檢查計(jì)劃、檢查記錄、檢查報(bào)告、整改通知及整改情況跟蹤記錄等。記錄要求：檢查計(jì)劃應(yīng)明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、時(shí)間安排及檢查人員。檢查記錄應(yīng)詳細(xì)記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問題、問題描述、責(zé)任部門及責(zé)任人。檢查報(bào)告應(yīng)分析問題產(chǎn)生的原因，提出整改建議和措施。整改通知應(yīng)明確整改要求、整改期限及責(zé)任人。整改情況跟蹤記錄應(yīng)記錄整改措施的執(zhí)行情況、整改結(jié)果及驗(yàn)收情況。2.外部審計(jì)與評估痕跡內(nèi)容：審計(jì)報(bào)告、評估報(bào)告、相關(guān)資料提供清單及反饋意見等。記錄要求：按照外部審計(jì)與評估機(jī)構(gòu)的要求，及時(shí)提供相關(guān)資料，并對反饋意見進(jìn)行認(rèn)真分析和整改。記錄資料提供清單及反饋意見的溝通和處理情況。三、工作痕跡的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、文件服務(wù)器等電子平臺，按照分類目錄進(jìn)行存儲。重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲：對于不宜電子存儲或需要長期保存的文件資料，應(yīng)打印成紙質(zhì)文件，按照檔案管理要求進(jìn)行分類裝訂、編號，并存放于專門的檔案柜中。（二）保管責(zé)任1.部門保管：各部門負(fù)責(zé)本部門工作痕跡資料的收集、整理和初步保管，指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。2.檔案管理部門：公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門移交的工作痕跡資料進(jìn)行統(tǒng)一審核、歸檔和保管，并建立檔案查閱制度。（三）保管期限1.短期保管：一般為13年，適用于一般性的工作記錄，如月度工作計(jì)劃、普通會議紀(jì)要等。2.中期保管：一般為310年，適用于重要工作的階段性記錄，如年度工作計(jì)劃執(zhí)行情況報(bào)告、專項(xiàng)工作檢查記錄等。3.長期保管：一般為10年以上，適用于具有重要?dú)v史價(jià)值或?qū)景l(fā)展有長期影響的文件資料，如公司重大決策文件、長期項(xiàng)目檔案等。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。四、工作痕跡的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工作痕跡資料的，應(yīng)填寫《工作痕跡查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及多個(gè)部門的資料，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽同意。2.外部查閱：因特殊原因需要向外部單位或個(gè)人提供工作痕跡資料的，應(yīng)填寫《工作痕跡對外提供申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門按照規(guī)定程序辦理。涉及公司機(jī)密信息的，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，與查閱方簽訂保密協(xié)議。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)對查閱工作痕跡資料的情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。（三）使用要求查閱人員應(yīng)愛護(hù)工作痕跡資料，不得擅自涂改、抽取、損壞或丟失。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將資料歸還檔案管理部門。五、工作痕跡化管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：公司定期對各部門工作痕跡化管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查痕跡資料的完整性、規(guī)范性、及時(shí)性等。2.不定期抽查：公司不定期對部分部門的工作痕跡資料進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門將工作痕跡化管理納入審計(jì)范圍，對工作痕跡資料的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：將工作痕跡化管理工作納入部門和個(gè)人績效考核體系，考核指標(biāo)包括痕跡資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等。2.評分標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)考核指標(biāo)制定詳細(xì)的評分標(biāo)準(zhǔn)，對各部門和個(gè)人的工作痕跡化管理工作進(jìn)行量化評分。3.結(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效獎金、晉升、評優(yōu)等掛鉤。對工作痕跡化管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎勵(lì)，對存在問題的部門和個(gè)人進(jìn)行督促整改，并視情節(jié)輕