招投標(biāo)資料管理辦法總則目的為加強公司招投標(biāo)資料的管理，規(guī)范招投標(biāo)資料的收集、整理、保存、使用和銷毀等工作，確保招投標(biāo)資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的招投標(biāo)活動提供有效的支持和保障，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司所有涉及招投標(biāo)活動的部門和人員，包括但不限于采購部門、銷售部門、項目管理部門等。定義1.招投標(biāo)資料：指在招投標(biāo)活動過程中產(chǎn)生的各種文件、資料和信息，包括但不限于招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、合同文件等。2.資料保管期限：指根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，對招投標(biāo)資料規(guī)定的保存時間。管理職責(zé)資料管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善招投標(biāo)資料管理制度和流程。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的招投標(biāo)資料管理工作。3.負(fù)責(zé)招投標(biāo)資料的集中保管和存儲。4.定期對招投標(biāo)資料進(jìn)行清理和歸檔。5.提供招投標(biāo)資料的查詢和借閱服務(wù)。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門招投標(biāo)資料的收集、整理和初步審核。2.按照規(guī)定的時間和要求將招投標(biāo)資料提交給資料管理部門。3.配合資料管理部門做好招投標(biāo)資料的管理工作。資料管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守招投標(biāo)資料管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)招投標(biāo)資料的接收、登記、分類、編號和存儲。3.確保招投標(biāo)資料的安全和完整，防止資料的丟失、損壞和泄露。4.定期對招投標(biāo)資料進(jìn)行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理問題。5.按照規(guī)定的程序和要求提供招投標(biāo)資料的查詢和借閱服務(wù)。招投標(biāo)資料的收集與整理收集范圍1.招標(biāo)文件：包括招標(biāo)公告、投標(biāo)邀請書、招標(biāo)文件正文、答疑文件、補充文件等。2.投標(biāo)文件：包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分等。3.評標(biāo)報告：包括評標(biāo)委員會成員名單、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評標(biāo)方法、評標(biāo)過程記錄、評標(biāo)結(jié)果等。4.中標(biāo)通知書：包括中標(biāo)單位名稱、中標(biāo)金額、中標(biāo)項目內(nèi)容等。5.合同文件：包括合同協(xié)議書、通用條款、專用條款、附件等。6.其他相關(guān)資料：包括開標(biāo)記錄、投標(biāo)保證金繳納憑證、履約保證金繳納憑證、質(zhì)量保證金繳納憑證等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)招投標(biāo)資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.收集的招投標(biāo)資料應(yīng)具有真實性、合法性和有效性，不得偽造、篡改或隱瞞資料。3.收集的招投標(biāo)資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理，便于管理和查閱。整理方法1.按照招投標(biāo)項目的名稱和編號對資料進(jìn)行分類整理。2.對每份資料進(jìn)行編號，并建立資料清單，注明資料的名稱、編號、日期、來源等信息。3.對資料進(jìn)行裝訂和封裝，確保資料的安全和完整。招投標(biāo)資料的保存與存儲保存期限1.一般招投標(biāo)項目的資料保存期限為自項目結(jié)束之日起[X]年。2.重要招投標(biāo)項目的資料保存期限為自項目結(jié)束之日起[X]年。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊招投標(biāo)項目的資料保存期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。存儲方式1.招投標(biāo)資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進(jìn)行存儲。2.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的資料柜或檔案室中，按照項目名稱和編號進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防火、防蟲、防盜等措施。3.電子資料應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或移動存儲設(shè)備中，按照項目名稱和編號進(jìn)行分類存儲，并做好數(shù)據(jù)備份和加密等措施。安全管理1.資料管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的資料安全管理制度，確保資料的安全和保密。2.資料管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守資料安全管理制度，不得擅自將資料帶出公司或泄露給他人。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊招投標(biāo)項目的資料，應(yīng)采取更加嚴(yán)格的安全管理措施，如設(shè)置專人保管、限制訪問權(quán)限等。招投標(biāo)資料的使用與借閱使用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要可以使用招投標(biāo)資料。2.外部單位或個人因法律法規(guī)要求或合作需要可以查閱招投標(biāo)資料，但需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用程序1.公司內(nèi)部各部門使用招投標(biāo)資料時，應(yīng)填寫《招投標(biāo)資料使用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理部門辦理使用手續(xù)。2.外部單位或個人查閱招投標(biāo)資料時，應(yīng)填寫《招投標(biāo)資料查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到資料管理部門辦理查閱手續(xù)。借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門借閱招投標(biāo)資料時，應(yīng)填寫《招投標(biāo)資料借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到資料管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得損壞、丟失或泄露資料內(nèi)容。4.借閱人歸還資料時，資料管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。招投標(biāo)資料的銷毀銷毀條件1.達(dá)到資料保管期限且無保存價值的招投標(biāo)資料。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的招投標(biāo)資料。銷毀程序1.資料管理部門應(yīng)定期對達(dá)到保管期限的招投標(biāo)資料進(jìn)行清理和鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，資料管理部門應(yīng)組織人員對需要銷毀的資料進(jìn)行清點和登記。3.銷毀資料時，應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，確保資料的徹底銷毀。4.銷毀資料后，應(yīng)填寫《招投標(biāo)資料銷毀記錄表》，注明銷毀資料的名稱、編號、數(shù)量、日期等信息，并由銷毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)。招投標(biāo)資料的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計部門負(fù)責(zé)對招投標(biāo)資料的管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容1.招投標(biāo)資料管理制度和流程的執(zhí)行情況。2.招投標(biāo)資料的收集、整理、保存、使用和銷毀等工作的規(guī)范性和合法性。3.招投標(biāo)資料的安全和保密情況。檢查方式1.定期檢查：審計部門應(yīng)每年對招投標(biāo)資料的管理工作進(jìn)行一次全面檢查。2.不定期檢查：審計部門可根據(jù)工作需要對招投標(biāo)資料的管理工作進(jìn)行不定期檢查。檢查結(jié)果處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并要求相關(guān)部門限期整改。2.對違反招投標(biāo)資料管理制度和流程的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。附則解釋