應急辦來文管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范應急辦來文管理工作，提高文件處理效率和質量，確保應急工作的順利開展，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于應急辦收到的各類來文，包括但不限于上級部門下發(fā)的文件、下級單位上報的文件、平行單位及其他相關單位發(fā)送的文件等。（三）基本原則1.及時高效原則對來文要及時登記、傳閱、辦理，確保文件不積壓、不延誤，迅速傳達文件精神，落實工作要求。2.準確規(guī)范原則文件處理過程中要嚴格按照規(guī)定的程序和格式進行操作，準確理解文件內容，確保文件辦理的準確性和規(guī)范性。3.安全保密原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，加強文件的保密管理，防止文件信息泄露。4.分級負責原則根據文件的性質和內容，明確各級人員的職責，實行分級負責、歸口管理。二、來文簽收與登記（一）簽收1.應急辦指定專人負責來文簽收工作。簽收人員要認真核對來文的發(fā)送單位、文號、標題、份數等信息，確保來文的完整性。2.對于機要文件，簽收人員要嚴格按照機要文件管理規(guī)定進行簽收，確保文件安全。3.簽收時要在來文投遞清單或送文簿上簽字確認，并注明簽收日期和時間。（二）登記1.對簽收的來文要及時進行登記。登記內容包括來文日期、文號、標題、發(fā)送單位、密級、份數、承辦部門、簽收人等。2.登記可采用紙質登記簿或電子表格的形式進行。紙質登記簿應妥善保管，便于查閱；電子表格應定期備份，防止數據丟失。3.登記人員要認真核對登記信息，確保登記內容準確無誤。三、來文傳閱（一）傳閱范圍確定1.根據來文內容和工作需要，由應急辦負責人確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應明確具體，避免擴大或縮小。2.對于涉及多個部門的文件，應根據文件內容確定牽頭承辦部門和相關協(xié)辦部門，確保文件傳閱的針對性和有效性。（二）傳閱方式1.來文傳閱可采用紙質傳閱和電子傳閱相結合的方式。紙質傳閱時，應使用專用的文件傳閱夾，按照傳閱順序依次傳遞；電子傳閱時，應通過公司/組織內部辦公系統(tǒng)進行，確保文件能夠及時、準確地傳達到相關人員手中。2.傳閱過程中，傳閱人員要在文件傳閱單上簽字確認，注明傳閱日期和時間，以便跟蹤文件傳閱情況。（三）傳閱跟蹤與催辦1.應急辦要安排專人負責來文傳閱的跟蹤與催辦工作。定期檢查文件傳閱情況，及時掌握文件的傳閱進度，對傳閱時間過長的文件進行催辦。2.催辦時可采用電話、短信、郵件等方式進行，確保文件能夠及時傳達到下一個傳閱人員手中。對于重要文件，要重點跟蹤催辦，確保文件辦理不延誤。四、來文辦理（一）承辦部門確定1.應急辦根據來文內容和職責分工，確定文件的承辦部門。承辦部門要明確具體的承辦人員，負責文件的具體辦理工作。2.對于涉及多個部門的文件，應急辦要組織相關部門進行協(xié)調，明確主辦部門和協(xié)辦部門的職責，共同做好文件的辦理工作。（二）辦理要求1.承辦部門和承辦人員要認真閱讀來文，準確理解文件精神和要求，結合本部門實際情況，制定具體的辦理措施和方案。2.辦理文件要嚴格按照規(guī)定的程序和時間要求進行，確保辦理質量。對于緊急文件，要優(yōu)先辦理，特事特辦，確保文件精神能夠及時貫徹落實。3.承辦人員在辦理文件過程中，要及時與相關部門和人員溝通協(xié)調，確保文件辦理工作順利進行。對于需要征求意見的文件，要認真征求相關部門和人員的意見，并將意見匯總整理后反饋給來文單位。（三）辦理結果反饋1.承辦部門完成文件辦理工作后，要及時將辦理結果反饋給應急辦。反饋內容包括辦理情況、處理結果、存在問題及建議等。2.應急辦要對承辦部門反饋的辦理結果進行審核，確保辦理結果符合文件要求和工作實際。對于不符合要求的辦理結果，要及時退回承辦部門重新辦理。五、來文歸檔（一）歸檔范圍1.應急辦收到的各類來文，包括上級部門下發(fā)的文件、下級單位上報的文件、平行單位及其他相關單位發(fā)送的文件等，在辦理完畢后，均應進行歸檔。2.來文歸檔范圍應符合國家有關檔案管理規(guī)定和本公司/組織檔案管理制度的要求。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整、真實準確，字跡清楚，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔文件應按照文件形成的時間順序進行排列，同一事由的文件應集中排列在一起。3.歸檔文件應編制歸檔目錄，注明文件的文號、標題、日期、來源等信息，便于查閱和管理。（三）歸檔流程1.承辦部門在文件辦理完畢后，應及時將文件整理好，移交應急辦檔案管理人員。2.應急辦檔案管理人員對移交的文件進行審核，符合歸檔要求的文件進行編號、裝訂、編目等整理工作，然后按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。3.檔案管理人員要定期對歸檔文件進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。六、來文保密管理（一）保密制度1.應急辦要建立健全來文保密制度，明確保密工作責任，加強對來文保密工作的管理。2.保密制度應包括文件的收發(fā)、傳閱、辦理、保管、銷毀等環(huán)節(jié)的保密要求和措施，確保文件信息不泄露。（二）保密措施1.對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和公司/組織敏感信息的來文，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理。文件應在專門的保密場所進行處理，限制接觸人員范圍。2.傳閱涉密文件時，要采用專人專送的方式，不得在非保密場所隨意放置。涉密文件不得擅自復印、摘抄、轉借，確因工作需要復印的，要經批準并嚴格登記。3.對已辦理完畢的涉密文件，要按照保密規(guī)定進行銷毀。銷毀涉密文件要采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復。（三）保密監(jiān)督檢查1.應急辦要定期對來文保密工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現問題及時整改。對違反保密規(guī)定的