提醒式約談管理辦法總則目的與依據(jù)為進一步加強公司內部管理，規(guī)范員工行為，防范和糾正工作中的偏差與問題，促進公司各項業(yè)務的健康、有序發(fā)展，根據(jù)國家相關法律法規(guī)以及公司的實際管理需求，特制定本提醒式約談管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工以及勞務派遣人員等與公司建立勞動關系的各類人員。定義提醒式約談是指公司在日常管理過程中，針對員工在工作態(tài)度、工作績效、職業(yè)操守、合規(guī)運營等方面出現(xiàn)的輕微問題或潛在風險，以談話的方式進行提醒、警示和指導，幫助員工認識問題、改進不足，避免問題進一步惡化的一種管理手段。約談原則預防為主原則注重對問題的早期發(fā)現(xiàn)和預防，通過及時的提醒式約談，將潛在的問題和風險消除在萌芽狀態(tài)，避免問題擴大化和嚴重化。客觀公正原則約談過程中，應基于客觀事實，以公正、公平的態(tài)度對待每一位被約談員工，避免主觀臆斷和偏見。教育引導原則以幫助員工認識問題、改進工作為目的，通過耐心的溝通和引導，讓員工了解問題的嚴重性和改進的方向，提高員工的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)。保密原則嚴格保護被約談員工的個人隱私和商業(yè)秘密，約談內容僅限于參與約談的人員知曉，不得隨意泄露給無關人員。約談啟動條件工作態(tài)度方面1.經(jīng)常遲到、早退、曠工，或在工作時間內從事與工作無關的事情，如玩手機、聊天、玩游戲等，影響工作秩序和效率。2.工作缺乏積極性和主動性，對上級安排的工作任務拖延、推諉，不按時完成工作進度。3.對同事態(tài)度惡劣，不配合團隊工作，影響團隊和諧氛圍。工作績效方面1.在績效考核中連續(xù)兩個周期未達到基本績效目標，或在關鍵業(yè)務指標上出現(xiàn)明顯下滑。2.工作質量不高，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤或失誤，給公司造成一定的經(jīng)濟損失或不良影響。3.未能按照工作流程和規(guī)范操作，導致工作效率低下或出現(xiàn)安全隱患。職業(yè)操守方面1.違反公司的保密制度，泄露公司的商業(yè)秘密、技術機密或客戶信息。2.存在虛假報銷、挪用公款等財務違規(guī)行為。3.接受供應商或客戶的賄賂、回扣等不正當利益。合規(guī)運營方面1.違反國家法律法規(guī)和行業(yè)監(jiān)管要求，如在業(yè)務操作中存在違規(guī)銷售、違規(guī)宣傳等行為。2.未按照公司的規(guī)章制度進行業(yè)務操作，如未及時報備重要事項、未遵守審批流程等。約談主體與職責約談主體1.上級主管領導：對于直接下屬出現(xiàn)的問題，上級主管領導應作為第一責任人，負責啟動和組織提醒式約談。2.人力資源部門：在涉及員工的績效評估、職業(yè)發(fā)展等方面的問題時，人力資源部門可以參與約談，并提供專業(yè)的建議和指導。3.合規(guī)管理部門：當問題涉及合規(guī)運營方面時，合規(guī)管理部門應介入約談，確保公司的業(yè)務活動符合法律法規(guī)和監(jiān)管要求。職責分工1.上級主管領導負責及時發(fā)現(xiàn)員工存在的問題，并根據(jù)問題的性質和嚴重程度決定是否啟動提醒式約談。提前準備約談內容，明確約談目的和重點，確保約談具有針對性和有效性。在約談過程中，與員工進行坦誠的溝通，了解員工的想法和困難，提出改進要求和建議。跟蹤員工的整改情況，對員工的改進效果進行評估和反饋。2.人力資源部門為約談提供專業(yè)的人力資源支持，如提供績效評估數(shù)據(jù)、職業(yè)發(fā)展建議等。協(xié)助上級主管領導制定約談計劃和方案，確保約談程序的合法性和規(guī)范性。對約談結果進行記錄和整理，建立員工約談檔案，為員工的績效考核、晉升、調薪等提供參考依據(jù)。3.合規(guī)管理部門對涉及合規(guī)運營的問題進行深入調查和分析，提供專業(yè)的合規(guī)意見和建議。在約談過程中，向員工宣傳國家法律法規(guī)和公司的合規(guī)制度，提高員工的合規(guī)意識。跟蹤員工的合規(guī)整改情況，確保公司的業(yè)務活動符合合規(guī)要求。約談流程約談準備1.確定約談對象和約談內容：上級主管領導根據(jù)員工存在的問題，確定約談對象，并明確約談的具體內容和重點。2.通知約談對象：提前以書面或口頭形式通知被約談員工，告知約談的時間、地點、內容和目的，讓員工有足夠的時間做好準備。3.收集相關資料：上級主管領導和相關部門應收集與約談內容相關的資料，如績效評估報告、工作失誤記錄、違規(guī)行為證據(jù)等，為約談提供有力的支持。約談實施1.開場：約談人應向被約談員工說明約談的目的和意義，營造一個寬松、和諧的談話氛圍，讓員工能夠放松心態(tài)，積極參與談話。2.問題反饋：約談人以客觀、公正的態(tài)度向被約談員工反饋存在的問題，并提供相關的證據(jù)和數(shù)據(jù)支持，讓員工清楚地了解自己的問題所在。3.傾聽意見：給予被約談員工充分的時間和機會，讓其表達自己的想法和意見，解釋問題產(chǎn)生的原因和背景。約談人應認真傾聽，尊重員工的意見和感受。4.討論解決方案：雙方共同討論解決問題的方法和措施，明確改進的方向和目標。約談人應根據(jù)員工的實際情況，提出合理的建議和要求，幫助員工制定切實可行的改進計劃。5.記錄與確認：在約談過程中，應安排專人對約談內容進行記錄，包括問題描述、員工意見、解決方案等。約談結束后，被約談員工應在約談記錄上簽字確認，表明其對約談內容的認可和接受。約談后續(xù)跟蹤1.制定改進計劃：被約談員工應根據(jù)約談中確定的解決方案，制定詳細的改進計劃，明確改進的措施、時間節(jié)點和責任人。2.跟蹤與監(jiān)督：上級主管領導和相關部門應定期對被約談員工的改進情況進行跟蹤和監(jiān)督，了解改進計劃的執(zhí)行情況和效果。對于在改進過程中遇到的問題和困難，應及時給予指導和幫助。3.評估與反饋：在規(guī)定的時間內，對被約談員工的改進效果進行評估。如果員工達到了改進目標，應給予肯定和鼓勵；如果員工未能達到改進目標，應再次進行約談，分析原因，調整改進計劃，直至問題得到解決。約談記錄與檔案管理記錄要求1.約談記錄應真實、準確、完整地反映約談的過程和內容，包括約談時間、地點、約談人、被約談人、問題描述、員工意見、解決方案等。2.記錄應采用書面形式，并由約談人和被約談人簽字確認。如有必要，還可以采用錄音、錄像等方式進行記錄，但應提前告知被約談員工。檔案管理1.人力資源部門應建立員工約談檔案，將約談記錄、改進計劃、評估報告等相關資料進行整理和歸檔，實行一人一檔管理。2.員工約談檔案應妥善保管，嚴格保密，未經(jīng)授權不得隨意查閱和泄露。檔案的保存期限按照公司的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.員工約談檔案可以作為員工績效考核、晉升、調薪、獎懲等的重要參考依據(jù)。責任追究被約談員工責任1.被約談員工應認真對待提醒式約談，積極配合約談工作，如實提供相關信息和情況。2.被約談員工應按照約談中確定的解決方案和改進計劃，認真落實改進措施，努力改進工作。如果被約談員工拒不接受約談意見，不按照改進計劃進行整改，或在整改過程中再次出現(xiàn)類似問題，公司將根據(jù)情節(jié)輕重，給予相應的紀律處分。約談人責任1.約談人應嚴格按照本辦法的規(guī)定和程序進行約談，確保約談的合法性、公正性和有效性。2.如果約談人在約談過程中存在濫用職權、徇私舞弊、泄露機密等行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的紀律處