預(yù)征結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司預(yù)征結(jié)算管理，規(guī)范預(yù)征結(jié)算行為，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，保障公司資金安全，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及預(yù)征結(jié)算業(yè)務(wù)的所有部門和項(xiàng)目。（三）基本原則1.合法性原則：預(yù)征結(jié)算活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：預(yù)征結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映業(yè)務(wù)實(shí)際情況。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和流程完成預(yù)征結(jié)算工作，確保信息傳遞及時(shí)。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循既定的預(yù)征結(jié)算流程和操作規(guī)范，保證工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。二、預(yù)征結(jié)算的定義與范圍（一）定義預(yù)征是指在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，按照合同約定或相關(guān)規(guī)定，提前向客戶或合作方收取一定比例的款項(xiàng)，用于保障項(xiàng)目順利進(jìn)行或作為項(xiàng)目資金的階段性儲(chǔ)備。結(jié)算則是指項(xiàng)目完成后，根據(jù)實(shí)際完成的工作量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及合同約定，對(duì)預(yù)征款項(xiàng)進(jìn)行清算，確定最終的應(yīng)收應(yīng)付金額。（二）范圍1.各類工程項(xiàng)目，包括建筑工程、安裝工程、裝修工程等。2.服務(wù)類項(xiàng)目，如咨詢服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)等。3.銷售類業(yè)務(wù)，涉及產(chǎn)品銷售、貨物運(yùn)輸?shù)取Ｈ?、預(yù)征管理（一）預(yù)征依據(jù)1.合同約定：根據(jù)與客戶簽訂的合同條款，明確預(yù)征款項(xiàng)的金額、支付方式、支付時(shí)間等具體內(nèi)容。合同應(yīng)詳細(xì)規(guī)定項(xiàng)目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求等，作為預(yù)征和結(jié)算的重要依據(jù)。2.項(xiàng)目預(yù)算：結(jié)合項(xiàng)目的成本預(yù)算，合理確定預(yù)征比例和金額。預(yù)算編制應(yīng)充分考慮項(xiàng)目的各項(xiàng)費(fèi)用支出，包括直接成本（如材料、人工、設(shè)備等）、間接成本（如管理費(fèi)、水電費(fèi)等）以及預(yù)期利潤(rùn)，確保預(yù)征款項(xiàng)能夠覆蓋項(xiàng)目前期的資金需求。3.行業(yè)慣例：參考同行業(yè)類似項(xiàng)目的預(yù)征做法，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行合理確定。但需注意，行業(yè)慣例僅作為參考，最終預(yù)征依據(jù)仍應(yīng)以合同約定和項(xiàng)目實(shí)際情況為準(zhǔn)。（二）預(yù)征流程1.項(xiàng)目啟動(dòng)階段業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)向客戶或合作方介紹項(xiàng)目情況，并根據(jù)合同談判結(jié)果，確定預(yù)征款項(xiàng)的相關(guān)事宜。填寫(xiě)《預(yù)征申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、預(yù)征金額、預(yù)征依據(jù)、支付方式、支付時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核階段財(cái)務(wù)部門收到《預(yù)征申請(qǐng)表》后，對(duì)預(yù)征依據(jù)、金額、支付方式等進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核合同條款的合規(guī)性、預(yù)征金額與項(xiàng)目預(yù)算的匹配性以及支付時(shí)間的合理性。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并將相關(guān)信息錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。如審核不通過(guò)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，說(shuō)明原因并要求其進(jìn)行修改完善。3.預(yù)征通知與收款財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核后的《預(yù)征申請(qǐng)表》，向客戶或合作方發(fā)出《預(yù)征通知書(shū)》，明確預(yù)征款項(xiàng)的金額、支付方式、支付時(shí)間等要求。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶或合作方的付款情況，確保預(yù)征款項(xiàng)按時(shí)足額到賬。如客戶或合作方對(duì)預(yù)征款項(xiàng)有異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，共同協(xié)商解決辦法。（三）預(yù)征款項(xiàng)的管理1.設(shè)立專門賬戶：財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立預(yù)征款項(xiàng)專用賬戶，對(duì)預(yù)征款項(xiàng)進(jìn)行單獨(dú)核算和管理。確保資金的安全、透明，便于查詢和監(jiān)控。2.定期核對(duì)：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與業(yè)務(wù)部門核對(duì)預(yù)征款項(xiàng)的到賬情況，確保賬實(shí)相符。每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制《預(yù)征款項(xiàng)核對(duì)表》，詳細(xì)記錄預(yù)征款項(xiàng)的收款日期、金額、客戶名稱等信息，并與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)確認(rèn)。3.資金使用監(jiān)控：預(yù)征款項(xiàng)應(yīng)?？顚Ｓ?，嚴(yán)格按照項(xiàng)目預(yù)算和實(shí)際進(jìn)度使用。財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)預(yù)征款項(xiàng)使用情況的監(jiān)控，確保資金用于項(xiàng)目相關(guān)支出，不得挪作他用。如發(fā)現(xiàn)資金使用異常情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查并采取相應(yīng)措施。四、結(jié)算管理（一）結(jié)算依據(jù)1.合同履行情況：以合同約定的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)度要求等為依據(jù)，確認(rèn)項(xiàng)目是否已按合同要求完成。業(yè)務(wù)部門應(yīng)提供項(xiàng)目完成情況報(bào)告，包括項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工作量清單、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等相關(guān)資料，作為結(jié)算的重要依據(jù)。2.實(shí)際發(fā)生成本：根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生的成本費(fèi)用，包括直接成本和間接成本，確定項(xiàng)目的實(shí)際成本支出。成本核算應(yīng)遵循相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，確保成本數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確。3.變更事項(xiàng)：如項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)生變更，應(yīng)根據(jù)變更協(xié)議或相關(guān)審批文件，對(duì)預(yù)征款項(xiàng)和結(jié)算金額進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。變更事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，以便進(jìn)行準(zhǔn)確的結(jié)算處理。（二）結(jié)算流程1.項(xiàng)目完工階段業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目完工后，應(yīng)及時(shí)整理項(xiàng)目相關(guān)資料，填寫(xiě)《結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、實(shí)際完成工作量、實(shí)際成本、變更事項(xiàng)及金額、結(jié)算金額等信息。申請(qǐng)表應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)審核階段財(cái)務(wù)部門收到《結(jié)算申請(qǐng)表》后，對(duì)結(jié)算依據(jù)、金額、變更事項(xiàng)等進(jìn)行全面審核。重點(diǎn)審核項(xiàng)目完成情況的真實(shí)性、成本核算的準(zhǔn)確性、變更事項(xiàng)的合規(guī)性以及結(jié)算金額的合理性。財(cái)務(wù)部門可根據(jù)需要，會(huì)同業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地核查或召開(kāi)結(jié)算會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目情況進(jìn)行進(jìn)一步了解和溝通。如審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并出具《結(jié)算報(bào)告》。如審核不通過(guò)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或修正相關(guān)資料，直至審核通過(guò)。3.結(jié)算通知與支付財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核后的《結(jié)算報(bào)告》，向客戶或合作方發(fā)出《結(jié)算通知書(shū)》，明確結(jié)算金額、支付方式、支付時(shí)間等要求。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶或合作方的付款情況，確保結(jié)算款項(xiàng)按時(shí)足額到賬。如客戶或合作方對(duì)結(jié)算金額有異議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與財(cái)務(wù)部門溝通，共同協(xié)商解決辦法。如協(xié)商無(wú)果，可通過(guò)法律途徑解決。（三）結(jié)算差異處理1.差異原因分析：如結(jié)算金額與預(yù)征金額存在差異，財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同業(yè)務(wù)部門對(duì)差異原因進(jìn)行分析。差異原因可能包括項(xiàng)目變更、工作量增減、成本變動(dòng)、合同執(zhí)行偏差等。2.調(diào)整處理：根據(jù)差異原因分析結(jié)果，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行調(diào)整處理。如因項(xiàng)目變更導(dǎo)致結(jié)算金額增加，應(yīng)及時(shí)與客戶或合作方溝通并簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確增加的金額及支付方式；如因成本變動(dòng)導(dǎo)致結(jié)算金額減少，應(yīng)分析成本變動(dòng)原因，如屬合理范圍，可按照結(jié)算金額進(jìn)行結(jié)算；如屬不合理成本支出，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任部門和人員的責(zé)任。3.記錄與備案：對(duì)結(jié)算差異的處理過(guò)程和結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并備案存檔。以便日后查詢和審計(jì)，同時(shí)也為今后類似項(xiàng)目的預(yù)征結(jié)算管理提供參考。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)預(yù)征結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查預(yù)征結(jié)算流程的執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性、資金的管理和使用情況等。每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制自查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)預(yù)征結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查預(yù)征結(jié)算制度的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制的有效性、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部檢查1.接受國(guó)家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如稅務(wù)部門、審計(jì)部門等。公司應(yīng)積極配合相關(guān)部門的檢查工作，如實(shí)提供預(yù)征結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)行業(yè)監(jiān)管要求，定期向行業(yè)協(xié)會(huì)或主管部門報(bào)送預(yù)征結(jié)算業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)和報(bào)告，接受行業(yè)監(jiān)督。六、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.業(yè)務(wù)部門在預(yù)征結(jié)算過(guò)程中，存在以下違規(guī)行為：未按照合同約定或相關(guān)規(guī)定進(jìn)行預(yù)征或結(jié)算，導(dǎo)致公司利益受損。提供虛假項(xiàng)目資料或信息，騙取預(yù)征款項(xiàng)或影響結(jié)算金額的準(zhǔn)確性。擅自變更預(yù)征結(jié)算方式或金額，未履行相關(guān)審批手續(xù)。未及時(shí)跟進(jìn)客戶或合作方的付款情況，導(dǎo)致預(yù)征款項(xiàng)逾期未到賬或結(jié)算款項(xiàng)無(wú)法收回。2.財(cái)務(wù)部門在預(yù)征結(jié)算過(guò)程中，存在以下違規(guī)行為：未按照規(guī)定對(duì)預(yù)征結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審核，導(dǎo)致錯(cuò)誤的預(yù)征結(jié)算結(jié)果。未對(duì)預(yù)征款項(xiàng)進(jìn)行單獨(dú)核算和管理，造成資金混亂或損失。未及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通預(yù)征結(jié)算相關(guān)問(wèn)題，影響工作效率和質(zhì)量。違反財(cái)務(wù)制度和法律法規(guī)，擅自挪用預(yù)征款項(xiàng)或進(jìn)行其他違規(guī)操作。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于違規(guī)行為較輕的部門或個(gè)人，公司將給予警告、批評(píng)教育等處理，并要求其限期整改。2.對(duì)于違規(guī)行為造成公司經(jīng)濟(jì)損失的部門或個(gè)人，公司將責(zé)令其賠償相應(yīng)損失，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，如扣發(fā)獎(jiǎng)金、降低薪酬等