青島檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強青島地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展和歷史研究等方面的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于青島市行政區(qū)域內(nèi)機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的檔案管理。（三）基本原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，維護檔案的真實性、完整性和安全性，便于社會各方面利用的原則。（四）定義本辦法所稱檔案，是指單位在各項活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案管理機構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本單位的檔案管理工作。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本單位的檔案管理制度。2.負責(zé)收集、整理、保管本單位的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對本單位形成的文件材料進行定期歸檔，指導(dǎo)和監(jiān)督所屬部門的文件材料收集、整理和歸檔工作。4.開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項工作提供檔案服務(wù)。5.按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案。6.負責(zé)組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.單位各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的真實、完整。2.承辦人員在工作活動中形成的文件材料，應(yīng)及時交本部門的兼職檔案員集中整理。（二）歸檔范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對國家、社會和本單位有查考利用價值的文件材料，均屬歸檔范圍。2.具體歸檔范圍按照國家檔案局制定的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（三）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案、會計檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定及時歸檔。（四）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。3.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)等進行分類整理，建立完整的項目檔案體系。4.會計檔案應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，裝訂成冊。四、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.各單位應(yīng)設(shè)置專用的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。（二）檔案整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)按照整理要求對檔案進行進一步整理，確保檔案的整齊、美觀。2.將整理好的檔案按照分類順序上架存放，并在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。具體保管期限按照國家檔案局制定的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案鑒定與銷毀1.各單位應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理機構(gòu)會同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報本單位負責(zé)人批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的安全、徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。五、檔案的利用（一）利用制度1.各單位應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序等。2.檔案利用者應(yīng)遵守檔案利用制度，愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。（二）利用方式1.單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，經(jīng)檔案管理機構(gòu)負責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。2.外單位人員因特殊原因需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)，檔案管理機構(gòu)審核后，方可查閱。3.檔案利用者如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）檔案信息開發(fā)1.檔案管理機構(gòu)應(yīng)積極開發(fā)檔案信息資源，通過編研、匯編等形式，為單位各項工作提供有價值的參考資料。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。六、檔案的信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃各單位應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)1.配備必要的計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和篡改。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體青島市檔案行政管理部門負責(zé)對全市檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。各單位的上級主管部門負責(zé)對所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機構(gòu)設(shè)置和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)下達整改通知書，責(zé)令限期整改