集團(tuán)簽證管理辦法總則制定目的為加強(qiáng)集團(tuán)簽證管理，規(guī)范簽證流程，明確簽證責(zé)任，保障集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，有效控制成本和防范風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)及所屬各子公司、分公司、事業(yè)部等下屬單位（以下統(tǒng)稱“各單位”）在各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的簽證事項(xiàng)管理。管理原則1.合法性原則：簽證活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及集團(tuán)內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.真實(shí)性原則：簽證內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假簽證。3.必要性原則：簽證事項(xiàng)應(yīng)是業(yè)務(wù)活動(dòng)中確有必要進(jìn)行的，避免不必要的簽證。4.時(shí)效性原則：簽證應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利推進(jìn)。5.權(quán)責(zé)明確原則：明確簽證各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)。簽證定義與分類簽證定義本辦法所稱簽證，是指在集團(tuán)業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，因各種原因?qū)е略贤s定的工作內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、工期等發(fā)生變更，或出現(xiàn)原合同未約定的事項(xiàng)，需要對相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)和記錄的書面文件。簽證分類1.工程類簽證：主要涉及集團(tuán)工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，因設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場條件變化、施工工藝調(diào)整等原因引起的工程量、工程價(jià)款、工期等方面的變更簽證。2.采購類簽證：在物資采購、設(shè)備采購等業(yè)務(wù)中，由于供應(yīng)商原因、市場價(jià)格波動(dòng)、采購需求變更等因素導(dǎo)致的采購數(shù)量、采購價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等方面的變更簽證。3.服務(wù)類簽證：涵蓋各類服務(wù)合同執(zhí)行過程中，如咨詢服務(wù)、物流服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等，因服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等發(fā)生變化而產(chǎn)生的簽證。4.其他類簽證：除上述三類簽證外，集團(tuán)其他業(yè)務(wù)活動(dòng)中出現(xiàn)的需要進(jìn)行確認(rèn)和記錄的事項(xiàng)簽證，如行政事務(wù)、人力資源管理等方面的簽證。簽證管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)簽證管理領(lǐng)導(dǎo)小組集團(tuán)設(shè)立簽證管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由集團(tuán)高層管理人員組成，組長由集團(tuán)總裁擔(dān)任。其主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)審定集團(tuán)簽證管理的重大政策、制度和流程。2.協(xié)調(diào)解決簽證管理過程中出現(xiàn)的重大問題和爭議。3.對重大簽證事項(xiàng)進(jìn)行決策。簽證管理部門集團(tuán)總部設(shè)立專門的簽證管理部門，負(fù)責(zé)集團(tuán)簽證管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善集團(tuán)簽證管理制度、流程和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各單位的簽證管理工作。3.對簽證申請進(jìn)行審核和備案。4.建立簽證檔案，對簽證資料進(jìn)行整理、保管和分析。5.定期向簽證管理領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)簽證管理工作情況。各單位職責(zé)各單位應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的簽證管理崗位或指定專人負(fù)責(zé)本單位的簽證管理工作。其主要職責(zé)為：1.嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)簽證管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)本單位簽證事項(xiàng)的申請、收集、整理和初審工作。3.配合集團(tuán)簽證管理部門進(jìn)行簽證審核和調(diào)查工作。4.對本單位的簽證執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和反饋。簽證流程管理簽證申請1.當(dāng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中出現(xiàn)需要簽證的事項(xiàng)時(shí)，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)填寫《簽證申請表》，詳細(xì)說明簽證原因、簽證內(nèi)容、預(yù)計(jì)影響金額、涉及的合同信息等，并附上相關(guān)的支持性文件，如設(shè)計(jì)變更圖紙、會(huì)議紀(jì)要、市場價(jià)格證明等。2.《簽證申請表》經(jīng)本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人初審簽字后，提交至集團(tuán)簽證管理部門。簽證審核1.集團(tuán)簽證管理部門收到簽證申請后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對申請資料進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括簽證事項(xiàng)的合法性、真實(shí)性、必要性、合理性以及申請資料的完整性等。2.對于簡單的簽證事項(xiàng)，簽證管理部門可直接作出審核意見；對于復(fù)雜的簽證事項(xiàng)，簽證管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行會(huì)審，并形成會(huì)審意見。3.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)簽證申請資料不完整或存在疑問，簽證管理部門應(yīng)及時(shí)通知經(jīng)辦單位補(bǔ)充資料或作出解釋。簽證審批1.經(jīng)審核通過的簽證申請，根據(jù)簽證金額大小和重要程度，按照集團(tuán)規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。2.一般簽證事項(xiàng)由簽證管理部門負(fù)責(zé)人審批；較大金額的簽證事項(xiàng)由分管副總裁審批；重大簽證事項(xiàng)需報(bào)集團(tuán)總裁審批。3.審批人應(yīng)在收到簽證申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)作出審批決定，并簽署審批意見。簽證執(zhí)行與反饋1.簽證審批通過后，經(jīng)辦單位應(yīng)嚴(yán)格按照簽證內(nèi)容組織實(shí)施，并及時(shí)將簽證執(zhí)行情況反饋給集團(tuán)簽證管理部門。2.簽證管理部門應(yīng)定期對簽證執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保簽證事項(xiàng)得到有效落實(shí)。簽證費(fèi)用管理費(fèi)用預(yù)算與控制1.各單位在編制業(yè)務(wù)預(yù)算時(shí)，應(yīng)充分考慮可能發(fā)生的簽證費(fèi)用，并預(yù)留一定的預(yù)算額度。2.簽證費(fèi)用應(yīng)納入項(xiàng)目成本或業(yè)務(wù)費(fèi)用進(jìn)行管理，嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。對于超出預(yù)算的簽證費(fèi)用，應(yīng)按照集團(tuán)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和調(diào)整。費(fèi)用核算與支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照簽證審批意見和相關(guān)合同約定，對簽證費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.簽證費(fèi)用的支付應(yīng)嚴(yán)格按照集團(tuán)財(cái)務(wù)管理制度和流程執(zhí)行，確保資金支付的安全和合規(guī)。簽證資料管理資料收集與整理1.經(jīng)辦單位應(yīng)在簽證事項(xiàng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將簽證申請資料、審批文件、執(zhí)行記錄等相關(guān)資料進(jìn)行收集和整理，并提交至集團(tuán)簽證管理部門。2.簽證管理部門應(yīng)對收到的資料進(jìn)行審核和分類，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。資料保管與查閱1.簽證管理部門應(yīng)建立專門的簽證檔案，對簽證資料進(jìn)行妥善保管。簽證檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式進(jìn)行存儲，以便于查閱和管理。2.集團(tuán)內(nèi)部各部門因工作需要查閱簽證資料時(shí)，應(yīng)填寫《簽證資料查閱申請表》，經(jīng)簽證管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。資料保密簽證資料涉及集團(tuán)的商業(yè)機(jī)密和敏感信息，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守集團(tuán)保密制度，不得泄露簽證資料內(nèi)容。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.集團(tuán)審計(jì)部門應(yīng)定期對各單位的簽證管理工作進(jìn)行審計(jì)和監(jiān)督，檢查簽證制度的執(zhí)行情況、簽證流程的合規(guī)性以及簽證費(fèi)用的合理性等。2.簽證管理部門應(yīng)加強(qiáng)對簽證業(yè)務(wù)的日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正簽證管理過程中存在的問題?？己嗽u價(jià)1.集團(tuán)將簽證管理工作納入各單位的績效考核體系，對簽證管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對簽證管理工作不力、存在違規(guī)行為的單位和個(gè)人進(jìn)行批評和處罰。2.考核指標(biāo)主要包括簽證申請的及時(shí)性、簽證審核的準(zhǔn)確性、簽證執(zhí)行的有效性、簽證費(fèi)用的控制情況等。責(zé)任追究違規(guī)行為界定以下行為屬于簽證管理中的違規(guī)行為：1.虛假簽證，即提供虛假的簽證資料或虛構(gòu)簽證事項(xiàng)。2.越權(quán)簽證，未經(jīng)授權(quán)擅自進(jìn)行簽證審批或超越審批權(quán)限進(jìn)行簽證。3.拖延簽證，未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成簽證申請、審核、審批等環(huán)節(jié)，影響業(yè)務(wù)活動(dòng)正常開展。4.簽證資料管理不善，導(dǎo)致簽證資料丟失、損壞或泄露。5.其他違反簽證管理制度和流程的行為。責(zé)任追究措施對于發(fā)生違規(guī)行為的單位和個(gè)人，集團(tuán)將視情節(jié)輕重，采取以下責(zé)任追究措施：1.責(zé)令限期整改。2.通報(bào)批評。3.經(jīng)濟(jì)處罰。4.行政處分。5.對于涉嫌違法犯罪的行為，將依法移交司法機(jī)關(guān)處理。附則辦法