采購交易管理辦法一、總則（一）目的為加強公司采購交易管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，防范采購風險，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門及所屬單位的采購交易活動，包括但不限于物資采購、工程采購、服務采購等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購交易活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合法合規(guī)。2.公平公正原則：遵循公平競爭的市場規(guī)則，對待所有供應商一視同仁，確保采購過程公正透明。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，追求經濟效益最大化，降低采購成本。4.誠信合作原則：與供應商建立誠信合作關系，共同維護良好的市場秩序。二、采購交易管理職責分工（一）采購部門職責1.負責制定采購計劃和采購預算，明確采購需求和采購標準。2.組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責采購合同的執(zhí)行和跟蹤，協(xié)調解決采購過程中的問題。4.建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。5.參與采購項目的驗收工作。（二）需求部門職責1.提出采購需求，詳細說明采購物資、工程或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求等。2.協(xié)助采購部門進行供應商選擇和采購談判。3.參與采購項目的驗收工作，對采購結果進行評價。（三）財務部門職責1.審核采購預算和采購合同，確保資金安排合理。2.負責采購資金的支付和核算，監(jiān)督采購資金的使用情況。3.參與采購項目的成本分析和控制。（四）審計部門職責1.對采購交易活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結果的合理性。2.對采購項目的經濟效益進行評價，提出審計意見和建議。三、采購計劃與預算管理（一）采購計劃制定1.各需求部門應根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要和實際工作需求，提前制定年度采購計劃。年度采購計劃應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預計采購時間等內容。2.采購部門應匯總各需求部門的采購計劃，結合公司庫存情況和市場供應情況，進行綜合平衡和分析，制定公司年度采購總計劃。3.對于臨時性或緊急性采購需求，需求部門應填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、采購內容、預計采購金額等，經部門負責人審批后提交采購部門。采購部門應根據(jù)實際情況及時安排采購。（二）采購預算編制1.采購部門應根據(jù)采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購項目的預計金額、資金來源等內容。2.財務部門應會同采購部門對采購預算進行審核，確保采購預算的合理性和準確性。采購預算經公司領導審批后執(zhí)行。3.在采購預算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，說明調整原因、調整金額等，經財務部門審核后報公司領導審批。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商準入制度，明確供應商的資質要求和準入標準。供應商應具備合法經營資格、良好的商業(yè)信譽、較強的供應能力和質量保證能力等。2.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商自薦、行業(yè)推薦、網絡搜索等。對收集到的供應商信息進行整理和分析，篩選出符合要求的供應商，建立供應商名錄。3.對于重要采購項目，采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察，了解供應商的生產經營情況、質量管理情況、售后服務情況等。實地考察結束后，采購部門應撰寫考察報告，提出是否選擇該供應商的建議。4.采購部門應根據(jù)采購項目的特點和需求，從供應商名錄中選擇合適的供應商進行采購談判。采購談判應至少邀請兩家以上供應商參加，確保充分競爭。（二）供應商評估與考核1.采購部門應建立供應商評估與考核機制，定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核。2.供應商評估與考核應采用定性與定量相結合的方法，制定科學合理的評估指標體系。評估指標體系應包括質量指標、交貨期指標、價格指標、服務指標等。3.采購部門應根據(jù)供應商評估與考核結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，應給予適當?shù)莫剟詈蛢?yōu)惠政策；對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時進行整改或淘汰。（三）供應商關系維護1.采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態(tài)，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應定期組織供應商座談會，聽取供應商的意見和建議，加強與供應商的合作與交流。3.采購部門應建立供應商投訴處理機制，及時處理供應商的投訴和糾紛，維護供應商的合法權益。五、采購交易流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要和實際工作需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資、工程或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、技術參數(shù)、交貨時間、交貨地點等內容。2.《采購申請表》經需求部門負責人審核簽字后，提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，應進行初步審核，核實采購需求的真實性和合理性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關人員進行論證和評審，提出采購建議。3.采購建議經采購部門負責人審核簽字后，提交公司領導審批。公司領導應根據(jù)采購項目的性質和金額大小，進行相應的審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購流程、時間節(jié)點等內容。2.采購部門應根據(jù)采購方案，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。3.對于采用招標方式采購的項目，采購部門應按照國家有關法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等工作。4.對于采用非招標方式采購的項目，采購部門應組織相關人員進行采購談判或詢價，確定供應商和采購價格。5.采購部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括采購物資、工程或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、技術參數(shù)、交貨時間、交貨地點、價格、付款方式、違約責任等內容。（四）采購驗收1.采購項目完成后，采購部門應及時通知需求部門進行驗收。需求部門應組織相關人員按照采購合同和驗收標準進行驗收。2.驗收內容包括采購物資、工程或服務的數(shù)量、質量、規(guī)格型號、技術參數(shù)等是否符合采購合同要求。3.驗收合格后，需求部門應填寫《采購驗收報告》，經需求部門負責人審核簽字后，提交采購部門。采購部門應將《采購驗收報告》作為支付采購款項的依據(jù)。4.如驗收不合格，需求部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照采購合同約定的爭議解決方式進行處理。（五）采購付款1.采購部門應根據(jù)采購合同和《采購驗收報告》，填寫《付款申請表》，詳細說明采購項目名稱、采購金額、已支付金額、本次申請支付金額等內容。2.《付款申請表》經采購部門負責人審核簽字后，提交財務部門。3.財務部門應根據(jù)采購合同和《采購驗收報告》，對《付款申請表》進行審核，核實采購款項的真實性和合理性。審核無誤后，按照公司財務管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購交易活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格風險、交貨期風險等。2.采購部門應根據(jù)風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，降低采購風險。（二）風險應對措施1.對于供應商違約風險，采購部門應在采購合同中明確違約責任條款，加強對供應商的監(jiān)督和管理，定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。2.對于質量風險，采購部門應在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資、工程或服務的質量檢驗和驗收，確保采購質量符合要求。3.對于價格風險，采購部門應加強市場調研，了解市場價格動態(tài)，合理確定采購價格。同時，應與供應商簽訂價格調整條款，根據(jù)市場價格變化情況及時調整采購價格。4.對于交貨期風險，采購部門應在采購合同中明確交貨時間和違約責任條款，加強對供應商的交貨期跟蹤和監(jiān)督，及時協(xié)調解決交貨過程中出現(xiàn)的問題。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門應定期對采購交易活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結果的合理性。2.審計部門應重點關注采購計劃的執(zhí)行情況、采購方式的選擇、采購合同的簽訂和履行、采購資金的使用等方面的情況。3.審計部門應根據(jù)審