企業(yè)文件庫(kù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企業(yè)文件庫(kù)的規(guī)范化管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件的利用效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)及全體員工在企業(yè)文件庫(kù)管理方面的相關(guān)活動(dòng)。（三）文件定義本辦法所指企業(yè)文件庫(kù)是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)文件庫(kù)由公司指定的部門(mén)進(jìn)行集中管理，確保文件的完整性和一致性。2.分類(lèi)分級(jí)原則：按照文件的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類(lèi)分級(jí)管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全與保密。4.方便利用原則：優(yōu)化文件庫(kù)管理流程，提高文件的檢索和利用效率，滿(mǎn)足公司各部門(mén)及員工的工作需求。二、文件庫(kù)管理職責(zé)（一）管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善企業(yè)文件庫(kù)管理辦法及相關(guān)制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)文件庫(kù)的日常管理工作，包括文件的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)、保管等。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)企業(yè)文件庫(kù)的索引目錄，確保文件檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。4.負(fù)責(zé)對(duì)文件庫(kù)的安全保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，采取必要的安全防護(hù)措施，防止文件丟失、損壞和泄密。5.負(fù)責(zé)組織對(duì)過(guò)期、失效文件的鑒定和銷(xiāo)毀工作。6.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)文件管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和培訓(xùn)。（二）文件形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的形成、積累和整理工作，確保文件的質(zhì)量和完整性。2.按照公司文件管理要求，定期將本部門(mén)的文件移交至企業(yè)文件庫(kù)管理部門(mén)。3.配合企業(yè)文件庫(kù)管理部門(mén)做好文件的借閱、查閱等工作，及時(shí)提供相關(guān)文件資料。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)文件的保密工作進(jìn)行管理，防止文件泄露。（三）文件使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司文件庫(kù)管理規(guī)定，按照規(guī)定的程序和權(quán)限借閱、查閱文件。2.愛(ài)護(hù)文件資料，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失文件。3.使用完畢后，及時(shí)將文件歸還至文件庫(kù)管理部門(mén)。4.對(duì)涉及公司機(jī)密的文件，嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。三、文件的收集與整理（一）收集范圍1.公司對(duì)外簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、意向書(shū)等文件。2.公司內(nèi)部的管理制度、工作流程、通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件。3.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、報(bào)表、數(shù)據(jù)等資料。4.公司召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。5.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等文件。6.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要文件，應(yīng)在文件形成后及時(shí)收集，并進(jìn)行登記。3.收集的文件應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，如有破損或缺失應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照文件的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類(lèi)，如分為行政文件、財(cái)務(wù)文件、技術(shù)文件、業(yè)務(wù)文件等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的管理和檢索。3.編目：編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱(chēng)、文件日期、文件來(lái)源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。四、文件的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在專(zhuān)用的文件柜中，文件柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)文件和電子文件，應(yīng)進(jìn)行異地備份，以確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管期限1.文件的保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、使用頻率等因素確定，分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。2.永久保存的文件包括公司的章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等重要文件。3.長(zhǎng)期保存的文件包括公司的年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、重大合同等文件，保管期限一般為[X]年。4.短期保存的文件包括公司的一般性通知、報(bào)告、請(qǐng)示等文件，保管期限一般為[X]年。（三）保管要求1.文件庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保文件的完整性和安全性。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的文件損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止文件泄露。五、文件的借閱與查閱（一）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文件庫(kù)管理部門(mén)審批。3.文件庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理文件借閱手續(xù)，并將文件交借閱人簽收。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交文件庫(kù)管理部門(mén)審批。3.文件庫(kù)管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，安排查閱地點(diǎn)和查閱時(shí)間，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。4.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱地點(diǎn)，如需復(fù)印文件，應(yīng)經(jīng)文件庫(kù)管理部門(mén)同意。（三）借閱與查閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失文件。2.查閱人應(yīng)遵守查閱紀(jì)律，不得在查閱文件時(shí)進(jìn)行與查閱目的無(wú)關(guān)的活動(dòng)。3.涉及公司機(jī)密的文件，借閱人和查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。六、文件的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.文件庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行鑒定，確定文件是否已失去保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由文件庫(kù)管理部門(mén)組織，相關(guān)部門(mén)和人員參加，共同對(duì)文件進(jìn)行審查和評(píng)估。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報(bào)告，明確文件的保管期限和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照鑒定報(bào)告的意見(jiàn)進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀文件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)文件庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀文件的名稱(chēng)和數(shù)量等信息。七、文件庫(kù)的信息化管理（一）建立電子文件管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化存儲(chǔ)、檢索、借閱、查閱等功能。2.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、版本控制、備份恢復(fù)等功能，確保文件的安全性和完整性。3.電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)與公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)文件的共享和協(xié)同辦公。（二）電子文件的管理1.電子文件應(yīng)按照分類(lèi)分級(jí)的原則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的有序管理。2.電子文件應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件的標(biāo)題、作者、日期、來(lái)源、保管期限等信息，便于文件的檢索和利用。3.電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制電子文件的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)文件的保密級(jí)別和使用人員的職責(zé)，設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全保密。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)企業(yè)文件庫(kù)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、借閱、查閱、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立文件庫(kù)管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)和員工的文件庫(kù)管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全