公司發(fā)快遞管理辦法總則目的為加強公司快遞收發(fā)管理，規(guī)范快遞業(yè)務(wù)流程，提高工作效率，降低快遞成本，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及的快遞收發(fā)業(yè)務(wù)。基本原則1.準確及時原則：確?？爝f信息準確無誤，按時收發(fā)，避免延誤。2.安全保密原則：保障快遞物品的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。3.成本控制原則：合理選擇快遞服務(wù)，優(yōu)化快遞費用支出。職責分工行政部門1.負責制定、修訂和完善公司發(fā)快遞管理辦法。2.統(tǒng)一管理公司快遞業(yè)務(wù)，與快遞服務(wù)供應商簽訂合作協(xié)議。3.負責快遞費用的審核與結(jié)算。4.監(jiān)督檢查各部門快遞收發(fā)情況。各部門1.負責本部門快遞收發(fā)的申請、登記和跟蹤。2.明確專人負責快遞工作，確?？爝f收發(fā)的準確性和及時性。3.配合行政部門做好快遞管理相關(guān)工作。員工個人1.遵守公司快遞管理規(guī)定，按要求填寫快遞寄件信息。2.妥善保管個人快遞物品，及時領(lǐng)取并確認收件情況?？爝f寄件管理寄件申請1.員工因工作需要寄發(fā)快遞時，應填寫《快遞寄件申請表》，詳細注明寄件人、收件人、地址、聯(lián)系電話、快遞內(nèi)容、預計重量等信息。2.《快遞寄件申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后，交至行政部門?？爝f選擇1.行政部門根據(jù)寄件內(nèi)容、重量、目的地等因素，綜合考慮快遞服務(wù)供應商的價格、速度、服務(wù)質(zhì)量等，選擇合適的快遞服務(wù)。2.優(yōu)先選擇與公司簽訂合作協(xié)議的快遞服務(wù)供應商，以獲取更優(yōu)惠的價格和更好的服務(wù)。寄件操作1.行政部門負責將審核通過的《快遞寄件申請表》及快遞物品交至選定的快遞服務(wù)供應商處，辦理寄件手續(xù)。2.寄件人應確?？爝f物品包裝完好，符合快遞運輸要求。對于易碎、易損、貴重物品，應采取相應的防護措施，并在寄件時注明。3.快遞服務(wù)供應商收件后，應向行政部門提供快遞單號，行政部門及時將快遞單號錄入公司快遞管理系統(tǒng)，并告知寄件人。寄件跟蹤1.寄件人可通過快遞管理系統(tǒng)或快遞服務(wù)供應商提供的查詢渠道，跟蹤快遞物流信息，及時了解快遞狀態(tài)。2.如發(fā)現(xiàn)快遞出現(xiàn)延誤、丟失、損壞等異常情況，寄件人應及時通知行政部門，行政部門負責與快遞服務(wù)供應商溝通協(xié)調(diào)，解決問題?？爝f收件管理收件登記1.快遞到達公司后，前臺或門衛(wèi)應及時簽收，并進行登記，記錄快遞單號、寄件人、收件部門、收件人等信息。2.對于重要或緊急的快遞，前臺或門衛(wèi)應立即通知收件人領(lǐng)取。收件通知1.行政部門根據(jù)收件登記信息，通過郵件、短信或內(nèi)部通訊工具等方式，及時通知收件人領(lǐng)取快遞。2.收件人應在收到通知后的[X]個工作日內(nèi)領(lǐng)取快遞，如有特殊情況無法及時領(lǐng)取，應提前與行政部門溝通說明。收件領(lǐng)取1.收件人領(lǐng)取快遞時，應出示有效身份證件，在快遞簽收登記簿上簽字確認。2.如收件人委托他人代領(lǐng)，代領(lǐng)人應出示收件人授權(quán)委托書及雙方有效身份證件。異常處理1.如發(fā)現(xiàn)快遞外包裝有破損、變形等情況，收件人應當場與快遞服務(wù)供應商進行核對，并在快遞簽收登記簿上注明。2.對于內(nèi)件短少、損壞等問題，收件人應在領(lǐng)取快遞后的[X]個工作日內(nèi)，向行政部門提出書面反饋，行政部門負責與快遞服務(wù)供應商協(xié)商解決。快遞費用管理費用標準1.行政部門根據(jù)快遞服務(wù)供應商的報價及公司實際情況，制定快遞費用標準，并定期進行調(diào)整。2.快遞費用標準應明確不同重量、不同目的地的快遞收費標準，作為公司快遞費用報銷的依據(jù)。費用報銷1.員工寄發(fā)快遞后，應按照公司財務(wù)制度要求，填寫費用報銷單，并附上《快遞寄件申請表》及快遞發(fā)票。2.行政部門負責對快遞費用報銷進行審核，審核通過后交至財務(wù)部門進行報銷。3.財務(wù)部門應嚴格按照快遞費用標準及報銷流程進行報銷，對于不符合規(guī)定的費用報銷申請，予以退回。費用結(jié)算1.行政部門定期與快遞服務(wù)供應商進行費用結(jié)算，核對快遞業(yè)務(wù)量及費用明細。2.快遞服務(wù)供應商應提供詳細的費用清單及發(fā)票，行政部門審核無誤后，按照合作協(xié)議約定的方式支付快遞費用。快遞安全與保密管理安全管理1.公司員工應妥善保管快遞物品，避免在快遞運輸過程中發(fā)生丟失、損壞等情況。2.對于涉及公司機密信息的快遞，應采取加密、密封等措施，確保信息安全。3.行政部門應定期檢查快遞存儲環(huán)境，確保快遞物品存放安全。保密管理1.員工在處理快遞業(yè)務(wù)過程中，應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露快遞內(nèi)容及相關(guān)信息。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的快遞，應專人專管，嚴格保密。3.如因工作需要查閱快遞相關(guān)信息，必須經(jīng)過授權(quán)，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得擅自復制、傳播。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司各部門快遞收發(fā)情況進行監(jiān)督檢查，包括快遞寄件申請表填寫、快遞選擇、費用報銷等方面。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改?？己藱C制1.將快遞管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及員工的快遞收發(fā)工作進行考核評價。2.考核指標包括快遞收發(fā)及時性、準確性、費用控制、安全保密等方面。3.對于在快遞管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和員工，給予表彰和獎勵；對于違反快遞管理規(guī)定的部門和員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰。附則