公司合約部管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合約部的管理，規(guī)范合約工作流程，提高合約管理水平，有效防范合約風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司合約部及與合約簽訂、履行相關(guān)的各部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合約管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保合約的合法性、有效性和可操作性。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則強(qiáng)化合約風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)合約簽訂、履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面評(píng)估和有效防控，避免或減少公司損失。3.公平公正原則在合約談判、簽訂及履行過(guò)程中，應(yīng)遵循公平公正的原則，維護(hù)公司的合法權(quán)益，同時(shí)兼顧合作方的合理利益。4.統(tǒng)一管理原則合約部負(fù)責(zé)公司合約的統(tǒng)一管理，包括合約的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程，確保合約管理的規(guī)范性和一致性。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）合約部組織架構(gòu)合約部設(shè)部門經(jīng)理一名，副經(jīng)理若干名，根據(jù)工作需要下設(shè)合約起草組、合約審核組、合約執(zhí)行監(jiān)督組等崗位。（二）職責(zé)分工1.部門經(jīng)理職責(zé)全面負(fù)責(zé)合約部的日常管理工作，制定部門工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)與公司內(nèi)部各部門及外部合作方的溝通協(xié)調(diào)，確保合約工作的順利進(jìn)行。審核重要合約文件，對(duì)合約風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和決策。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合約部工作情況，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.副經(jīng)理職責(zé)協(xié)助部門經(jīng)理開展工作，負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的合約管理工作。組織合約起草組、審核組等開展工作，確保合約起草、審核等工作按時(shí)完成。對(duì)合約執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合約履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。協(xié)助部門經(jīng)理處理重大合約糾紛和法律事務(wù)。3.合約起草組職責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)起草各類合約文件，確保合約條款清晰、準(zhǔn)確、完整。對(duì)合約涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行深入了解和分析，提出合理的合約條款建議。參與合約談判，記錄談判要點(diǎn)，為合約起草提供依據(jù)。負(fù)責(zé)合約文件的整理、歸檔工作。4.合約審核組職責(zé)對(duì)起草的合約文件進(jìn)行合法性、合規(guī)性、完整性審核，提出審核意見和建議。對(duì)合約風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，重點(diǎn)關(guān)注合約條款對(duì)公司權(quán)益的保護(hù)和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。參與合約談判，從審核角度提供專業(yè)意見，保障公司利益。定期對(duì)合約審核工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)審核工作的建議。5.合約執(zhí)行監(jiān)督組職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合約履行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，及時(shí)掌握合約執(zhí)行進(jìn)度。檢查合約執(zhí)行過(guò)程中是否存在違約行為，督促相關(guān)部門和人員及時(shí)整改。協(xié)調(diào)解決合約履行過(guò)程中出現(xiàn)的爭(zhēng)議和糾紛，及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)情況。定期對(duì)合約執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司決策提供參考依據(jù)。三、合約簽訂管理（一）合約立項(xiàng)1.各業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出合約立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《合約立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合約的基本情況、業(yè)務(wù)背景、簽約對(duì)象、主要條款等內(nèi)容。2.合約立項(xiàng)申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交合約部。合約部對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審查，判斷是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要和合約管理規(guī)定。3.對(duì)于重大合約項(xiàng)目，合約部應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審，評(píng)估合約風(fēng)險(xiǎn)和可行性，形成評(píng)審意見。（二）合約起草1.合約部根據(jù)合約立項(xiàng)申請(qǐng)，指定專人負(fù)責(zé)合約起草工作。起草人員應(yīng)深入了解業(yè)務(wù)情況，收集相關(guān)資料，按照法律法規(guī)和公司要求起草合約文本。2.合約文本應(yīng)包括首部、正文、尾部等部分，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合約標(biāo)的、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等主要條款。3.起草過(guò)程中應(yīng)充分考慮各種可能出現(xiàn)的情況，確保合約條款具有可操作性和風(fēng)險(xiǎn)防范措施。對(duì)于涉及公司重大利益或復(fù)雜業(yè)務(wù)的合約，可聘請(qǐng)法律顧問(wèn)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)提供法律支持。（三）合約審核1.合約起草完成后，由合約審核組進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)從合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面對(duì)合約文本進(jìn)行全面審查。2.審核過(guò)程中，審核人員應(yīng)與起草人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，對(duì)合約條款進(jìn)行充分討論，提出修改意見和建議。起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)合約文本進(jìn)行修改完善。3.對(duì)于重大合約或存在重大風(fēng)險(xiǎn)的合約，合約部應(yīng)組織相關(guān)部門召開合約審核會(huì)議，邀請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)、法律顧問(wèn)等參加，對(duì)合約進(jìn)行集體審議，形成審核決議。（四）合約簽訂1.合約審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合約。簽訂前，應(yīng)再次核對(duì)合約文本與審核意見是否一致，確保合約簽訂的準(zhǔn)確性。2.簽訂合約時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理規(guī)定使用印章，確保印章使用的合法性和安全性。3.合約簽訂后，合約部應(yīng)及時(shí)將合約副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好合約文件的歸檔工作。四、合約履行管理（一）合約交底1.合約簽訂后，合約部應(yīng)組織相關(guān)部門召開合約交底會(huì)議，向各部門詳細(xì)介紹合約的主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、風(fēng)險(xiǎn)防范措施等。2.合約交底會(huì)議應(yīng)形成會(huì)議紀(jì)要，明確各部門在合約履行過(guò)程中的職責(zé)和工作要求，確保各部門對(duì)合約內(nèi)容有清晰的理解和認(rèn)識(shí)。（二）履行跟蹤1.合約執(zhí)行監(jiān)督組負(fù)責(zé)對(duì)合約履行情況進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，定期收集合約履行進(jìn)展情況的報(bào)告，及時(shí)掌握合約履行進(jìn)度。2.跟蹤過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)合約履行過(guò)程中出現(xiàn)異常情況或可能影響合約履行的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）變更管理1.合約履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合約內(nèi)容的，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：合約變更申請(qǐng)：由業(yè)務(wù)部門提出合約變更申請(qǐng)，填寫《合約變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合約履行的影響等。變更審核：合約部對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，評(píng)估變更的必要性、合理性和可行性，提出審核意見。對(duì)于重大變更，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。變更簽訂：經(jīng)審核通過(guò)后，雙方協(xié)商一致簽訂合約變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合約的補(bǔ)充文件，與原合約具有同等法律效力。2.合約變更后，合約部應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門和人員，并對(duì)合約文件進(jìn)行相應(yīng)的修改和更新。（四）結(jié)算管理1.合約履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)辦理合約結(jié)算手續(xù)，填寫《合約結(jié)算申請(qǐng)表》，附上相關(guān)結(jié)算資料，提交合約部審核。2.合約部對(duì)結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核結(jié)算金額是否與合約約定一致、結(jié)算依據(jù)是否充分、相關(guān)費(fèi)用是否合理等。審核無(wú)誤后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，合約部按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理結(jié)算付款手續(xù)。五、合約風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.合約部應(yīng)定期對(duì)合約進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，建立合約風(fēng)險(xiǎn)清單。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別應(yīng)涵蓋合約簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)采用科學(xué)合理的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合約，應(yīng)制定專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，合約部應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合約審核，確保合約條款符合法律法規(guī)要求；對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整合約策略；對(duì)于信用風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合作方的信用調(diào)查和評(píng)估，采取必要的擔(dān)保措施；對(duì)于操作風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)規(guī)范合約管理流程，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督和控制。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.合約部應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合約風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.當(dāng)合約風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，合約部應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，通知相關(guān)部門和人員采取措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)處置，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大。六、合約檔案管理（一）檔案收集1.合約簽訂、履行過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括合約文本、立項(xiàng)申請(qǐng)、審核意見、會(huì)議紀(jì)要、變更協(xié)議、結(jié)算資料等，均應(yīng)作為合約檔案進(jìn)行收集。2.合約執(zhí)行監(jiān)督組負(fù)責(zé)合約檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理與歸檔1.合約檔案收集后，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和分類。整理過(guò)程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、編目，確保檔案資料便于查閱和管理。2.整理后的合約檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，存入公司指定的檔案存儲(chǔ)設(shè)備或系統(tǒng)中。檔案管理人員應(yīng)建立檔案目錄索引，方便查詢和檢索。（三）檔案保管與查閱1.合約檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，對(duì)于重要合約檔案應(yīng)長(zhǎng)期保