辦公室物質(zhì)管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司辦公室物質(zhì)的管理，規(guī)范物質(zhì)的采購、使用、保管和處置等行為，提高物質(zhì)的使用效率，降低辦公成本，保障公司各項(xiàng)工作的正常開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門辦公室物質(zhì)的管理。本辦法所指的辦公室物質(zhì)包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、低值易耗品等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公室物質(zhì)實(shí)行統(tǒng)一管理，由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、采購、調(diào)配和監(jiān)督。2.節(jié)約使用原則：各部門應(yīng)樹立節(jié)約意識(shí)，合理使用辦公室物質(zhì)，避免浪費(fèi)。3.誰使用誰負(fù)責(zé)原則：各部門對本部門使用的辦公室物質(zhì)負(fù)責(zé)，確保物質(zhì)的安全、完整和正常使用。管理職責(zé)行政部門職責(zé)1.制定和完善辦公室物質(zhì)管理的規(guī)章制度和流程。2.負(fù)責(zé)辦公室物質(zhì)的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放和調(diào)配等工作。3.建立辦公室物質(zhì)管理臺(tái)賬，定期對物質(zhì)進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保賬物相符。4.對各部門辦公室物質(zhì)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.負(fù)責(zé)辦公室物質(zhì)的報(bào)廢、處置等工作。各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門辦公室物質(zhì)的需求申報(bào)和使用管理。2.建立本部門辦公室物質(zhì)管理臺(tái)賬，記錄物質(zhì)的領(lǐng)取、使用和歸還情況。3.配合行政部門做好辦公室物質(zhì)的盤點(diǎn)和清查工作。4.對本部門使用的辦公室物質(zhì)進(jìn)行日常維護(hù)和保養(yǎng)，確保物質(zhì)的正常使用。財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)辦公室物質(zhì)采購資金的預(yù)算編制和審核。2.對辦公室物質(zhì)采購費(fèi)用進(jìn)行核算和報(bào)銷。3.配合行政部門做好辦公室物質(zhì)的盤點(diǎn)和清查工作，對物質(zhì)的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估和核算。物質(zhì)采購管理采購計(jì)劃制定1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作需要和實(shí)際情況，于每月[具體日期]前向行政部門提交下個(gè)月的辦公室物質(zhì)采購需求計(jì)劃。2.行政部門對各部門提交的采購需求計(jì)劃進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司的庫存情況和預(yù)算安排，制定公司下個(gè)月的辦公室物質(zhì)采購計(jì)劃。3.采購計(jì)劃應(yīng)包括物質(zhì)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額等內(nèi)容，并經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。采購方式選擇1.對于常用的、金額較小的辦公室物質(zhì)，可采用定點(diǎn)采購的方式，與供應(yīng)商簽訂長期供貨合同，以保證物資的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量穩(wěn)定。2.對于金額較大的、專業(yè)性較強(qiáng)的辦公室物質(zhì)，應(yīng)采用招標(biāo)采購或競爭性談判的方式，選擇合適的供應(yīng)商，確保采購的物資性價(jià)比高。3.在采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。采購合同簽訂1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。2.采購合同應(yīng)經(jīng)公司法務(wù)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。采購驗(yàn)收1.物資到貨后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否符合合同要求。2.驗(yàn)收合格的物資，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。3.驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收報(bào)告上簽字確認(rèn)，并將驗(yàn)收報(bào)告及時(shí)交采購部門和財(cái)務(wù)部門備案。物質(zhì)庫存管理倉庫設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)立專門的辦公室物質(zhì)倉庫，倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保物資的安全存儲(chǔ)。2.倉庫應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類型的物資，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，以便于物資的管理和查找。入庫管理1.物資入庫時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，核對物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等是否相符，無誤后辦理入庫手續(xù)。2.倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)將入庫物資的信息錄入庫存管理系統(tǒng)，更新庫存臺(tái)賬。保管管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫進(jìn)行清理和盤點(diǎn)，確保物資的存放整齊、有序，賬物相符。2.倉庫應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)對倉庫的安全管理，防止物資被盜、損壞、變質(zhì)等情況發(fā)生。3.對于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物資，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行專門的存儲(chǔ)和管理。出庫管理1.各部門需要領(lǐng)用辦公室物質(zhì)時(shí)，應(yīng)填寫《物資領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到倉庫辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)《物資領(lǐng)用申請表》發(fā)放物資，并在庫存管理系統(tǒng)中及時(shí)更新庫存臺(tái)賬。3.對于貴重物資和限量領(lǐng)用的物資，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，并要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理人員應(yīng)定期對倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等是否與庫存臺(tái)賬相符。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行分析和處理，并及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。物質(zhì)使用管理領(lǐng)用原則1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理領(lǐng)用辦公室物質(zhì)，避免浪費(fèi)。2.對于可重復(fù)使用的辦公室物質(zhì)，應(yīng)實(shí)行交舊領(lǐng)新的制度。3.對于貴重的辦公室物質(zhì)，應(yīng)實(shí)行專人負(fù)責(zé)制度，確保物質(zhì)的安全和正常使用。使用規(guī)范1.員工應(yīng)正確使用辦公室物質(zhì)，遵守操作規(guī)程，避免因使用不當(dāng)造成物質(zhì)的損壞。2.員工應(yīng)愛護(hù)辦公室物質(zhì)，不得隨意丟棄、損壞或挪用物質(zhì)。3.員工在離職時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公室物質(zhì)全部歸還，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門確認(rèn)后，方可辦理離職手續(xù)。維護(hù)保養(yǎng)1.各部門應(yīng)定期對本部門使用的辦公室物質(zhì)進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保物質(zhì)的正常使用。2.對于需要專業(yè)維修的辦公室物質(zhì)，應(yīng)及時(shí)通知行政部門安排維修人員進(jìn)行維修。物質(zhì)處置管理報(bào)廢鑒定1.當(dāng)辦公室物質(zhì)出現(xiàn)損壞、老化、無法正常使用等情況時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門提出報(bào)廢申請。2.行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對申請報(bào)廢的物質(zhì)進(jìn)行鑒定，確定物質(zhì)是否符合報(bào)廢條件。3.對于符合報(bào)廢條件的物質(zhì)，應(yīng)填寫《物質(zhì)報(bào)廢申請表》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理報(bào)廢手續(xù)。報(bào)廢處置1.報(bào)廢的辦公室物質(zhì)應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，可采用出售、捐贈(zèng)、銷毀等方式。2.在處置報(bào)廢物質(zhì)時(shí)，應(yīng)確保物質(zhì)的安全和環(huán)保，避免對環(huán)境造成污染。3.處置報(bào)廢物質(zhì)所得的收入，應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查內(nèi)容1.行政部門應(yīng)定期對各部門辦公室物質(zhì)的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物質(zhì)的采購、使用、保管、處置等是否符合本辦法的規(guī)定。2.檢查各部門辦公室物質(zhì)管理臺(tái)賬的建立和記錄情況，確保賬物相符。3.檢查各部門對辦公室物質(zhì)的維護(hù)保養(yǎng)情況，確保物質(zhì)的正常使用。監(jiān)督檢查方式1.行政部門可采用定期檢查和不定期抽查的方式進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.在監(jiān)督檢查過程中，應(yīng)做好記錄，并及時(shí)向被檢查部門反饋檢查結(jié)果。違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定的部門和個(gè)人，應(yīng)視情