會展風(fēng)險與管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在有效識別、評估和應(yīng)對會展活動中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險，確保會展活動的順利進行，保護公司/組織及相關(guān)利益方的合法權(quán)益，提高會展活動的質(zhì)量和效益。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織舉辦或參與的各類會展活動，包括但不限于展覽、會議、論壇、節(jié)慶活動等。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：強化風(fēng)險意識，注重會前預(yù)防，從活動策劃、籌備到實施的全過程進行風(fēng)險識別和防控。2.全面覆蓋原則：涵蓋會展活動的各個環(huán)節(jié)、各個方面，包括人員、場地、設(shè)備、展品、宣傳、財務(wù)等，確保無遺漏。3.科學(xué)評估原則：運用科學(xué)的方法和工具，對識別出的風(fēng)險進行準(zhǔn)確評估，確定風(fēng)險的可能性和影響程度。4.分級管理原則：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進行分級，實施差異化的管理策略，提高管理效率。5.動態(tài)監(jiān)控原則：對會展活動進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)新的風(fēng)險因素，調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施。二、風(fēng)險識別（一）人員風(fēng)險1.工作人員失誤：包括策劃人員方案不合理、執(zhí)行人員操作不當(dāng)、服務(wù)人員態(tài)度不佳等。2.人員安全問題：如參展商、觀眾、工作人員在活動現(xiàn)場發(fā)生意外傷亡、疾病突發(fā)等。3.人員流動管理：人流過于擁擠導(dǎo)致通道堵塞、疏散困難，或人員走失等情況。（二）場地風(fēng)險1.場地設(shè)施故障：如電力供應(yīng)中斷、空調(diào)系統(tǒng)故障、消防設(shè)施失靈等。2.場地適用性問題：場地面積、布局不符合活動要求，或存在環(huán)境污染、噪音干擾等。3.場地安全隱患：如建筑物結(jié)構(gòu)安全問題、周邊治安狀況不佳等。（三）設(shè)備風(fēng)險1.展覽展示設(shè)備故障：如展位搭建不牢固、展示器材損壞、電子設(shè)備死機等。2.會議設(shè)備故障：如音響系統(tǒng)、投影儀、燈光設(shè)備等出現(xiàn)故障，影響會議效果。3.設(shè)備運輸與安裝風(fēng)險：設(shè)備在運輸過程中受損，或安裝調(diào)試不順利，延誤活動進程。（四）展品風(fēng)險1.展品損壞或丟失：在運輸、搬運、展示過程中，展品可能因碰撞、盜竊等原因受損或丟失。2.展品知識產(chǎn)權(quán)糾紛：展品涉及侵權(quán)問題，引發(fā)法律糾紛。（五）宣傳風(fēng)險1.宣傳內(nèi)容錯誤或誤導(dǎo)：宣傳資料、廣告宣傳語等存在錯誤信息，誤導(dǎo)參展商和觀眾。2.宣傳效果不佳：宣傳渠道選擇不當(dāng)、宣傳力度不夠，導(dǎo)致活動知名度不高，參與人數(shù)未達預(yù)期。3.輿情風(fēng)險：在活動籌備和舉辦過程中，可能出現(xiàn)負面輿情，影響公司/組織形象。（六）財務(wù)風(fēng)險1.預(yù)算超支：由于各項費用估計不足，導(dǎo)致活動實際成本超出預(yù)算。2.資金回籠風(fēng)險：參展商拖欠展位費用、贊助商未按時支付贊助款等，影響資金周轉(zhuǎn)。3.財務(wù)舞弊風(fēng)險：在財務(wù)管理過程中，可能存在財務(wù)人員違規(guī)操作、虛報費用等舞弊行為。（七）合同風(fēng)險1.合同條款漏洞：與參展商、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的合同條款不明確、不完善，引發(fā)糾紛。2.合同執(zhí)行風(fēng)險：對方未按照合同約定履行義務(wù)，如未按時提供服務(wù)、交付產(chǎn)品等。（八）法律法規(guī)風(fēng)險1.違反行業(yè)規(guī)定：會展活動未遵守相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和政策要求。2.法律糾紛：因活動引發(fā)的知識產(chǎn)權(quán)糾紛、人身傷害賠償糾紛、合同糾紛等法律訴訟。三、風(fēng)險評估（一）評估方法1.定性評估：通過對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進行主觀判斷，分為高、中、低三個等級。高風(fēng)險：發(fā)生可能性很大，且一旦發(fā)生將對會展活動造成嚴重影響，如導(dǎo)致活動無法正常進行、造成重大經(jīng)濟損失或嚴重損害公司/組織形象。中風(fēng)險：發(fā)生可能性較大，對會展活動有較大影響，如影響活動部分環(huán)節(jié)的正常開展、造成一定經(jīng)濟損失或?qū)?組織形象有一定損害。低風(fēng)險：發(fā)生可能性較小，對會展活動影響較小，如僅對活動個別細節(jié)產(chǎn)生輕微影響、造成少量經(jīng)濟損失或?qū)?組織形象影響不大。2.定量評估：運用數(shù)學(xué)模型和統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對風(fēng)險發(fā)生的概率和損失程度進行量化分析，得出具體的風(fēng)險數(shù)值。（二）評估流程1.組建評估小組：由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門的專業(yè)人員組成，包括風(fēng)險管理專家、會展策劃人員、法務(wù)人員、財務(wù)人員等。2.收集風(fēng)險信息：通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場勘查、歷史數(shù)據(jù)分析、專家咨詢等方式，全面收集會展活動各方面的風(fēng)險信息。3.分析風(fēng)險因素：對收集到的風(fēng)險信息進行深入分析，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。4.評估風(fēng)險等級：根據(jù)定性或定量評估結(jié)果，對風(fēng)險進行等級劃分，并編制風(fēng)險評估矩陣。5.形成評估報告：詳細記錄風(fēng)險評估的過程和結(jié)果，包括風(fēng)險識別情況、評估方法、風(fēng)險等級、主要風(fēng)險因素等，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。四、風(fēng)險應(yīng)對（一）風(fēng)險規(guī)避對于高風(fēng)險且無法有效控制的風(fēng)險，采取放棄或終止會展活動相關(guān)項目的方式進行規(guī)避。例如，如果活動場地存在嚴重的安全隱患，經(jīng)評估無法整改到位，應(yīng)考慮更換場地或取消活動。（二）風(fēng)險降低1.制定完善方案：針對識別出的風(fēng)險，制定詳細、科學(xué)的應(yīng)對方案，明確責(zé)任人和時間節(jié)點，確保各項措施得到有效落實。2.加強人員培訓(xùn)：對工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力和風(fēng)險意識，減少因人員失誤導(dǎo)致的風(fēng)險。3.強化場地管理：提前對場地進行全面檢查和維護，確保場地設(shè)施正常運行；與場地管理方簽訂詳細的租賃合同，明確雙方責(zé)任和義務(wù)；加強活動現(xiàn)場的安全保衛(wèi)和秩序維護。4.做好設(shè)備保障：對展覽展示設(shè)備和會議設(shè)備進行提前調(diào)試和檢查，確保設(shè)備性能良好；配備專業(yè)的技術(shù)人員，隨時應(yīng)對設(shè)備故障；在設(shè)備運輸和安裝過程中，采取必要的防護措施。5.保護展品安全：為展品購買足額保險；加強展品運輸、搬運和展示過程中的安全管理，設(shè)置專人負責(zé)；對展品進行妥善包裝和保管，防止損壞或丟失。6.優(yōu)化宣傳策略：制定準(zhǔn)確、清晰的宣傳方案，確保宣傳內(nèi)容真實、準(zhǔn)確；選擇合適的宣傳渠道，加大宣傳力度；建立輿情監(jiān)測機制，及時發(fā)現(xiàn)和處理負面輿情。7.嚴格財務(wù)管理：制定詳細的預(yù)算計劃，加強成本控制；建立健全財務(wù)管理制度，規(guī)范財務(wù)審批流程；加強對資金回籠的跟蹤和管理，及時催繳欠款。8.完善合同管理：在簽訂合同前，仔細審查合同條款，確保合同內(nèi)容明確、合法、合理；加強對合同執(zhí)行情況的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同糾紛。（三）風(fēng)險轉(zhuǎn)移1.購買保險：根據(jù)會展活動的特點和風(fēng)險狀況，購買相應(yīng)的商業(yè)保險，如財產(chǎn)保險、人身意外傷害保險、公眾責(zé)任保險等，將部分風(fēng)險轉(zhuǎn)移給保險公司。2.簽訂免責(zé)條款：在與參展商、供應(yīng)商、合作伙伴等簽訂的合同中，合理設(shè)置免責(zé)條款，明確雙方在風(fēng)險發(fā)生時的責(zé)任分擔(dān)。（四）風(fēng)險接受對于低風(fēng)險且采取其他應(yīng)對措施成本過高的風(fēng)險，在充分評估后，可以選擇接受風(fēng)險。但需制定相應(yīng)的監(jiān)控措施，密切關(guān)注風(fēng)險變化情況，一旦風(fēng)險等級上升，及時采取應(yīng)對措施。五、風(fēng)險監(jiān)控（一）監(jiān)控內(nèi)容1.風(fēng)險應(yīng)對措施執(zhí)行情況：檢查各項風(fēng)險應(yīng)對措施是否按照計劃得到有效執(zhí)行，責(zé)任人是否履行職責(zé)。2.風(fēng)險狀況變化：實時關(guān)注風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度是否發(fā)生變化，是否出現(xiàn)新的風(fēng)險因素。3.相關(guān)指標(biāo)數(shù)據(jù)：收集與風(fēng)險相關(guān)的指標(biāo)數(shù)據(jù)，如參展商滿意度、觀眾流量、設(shè)備故障率、財務(wù)收支情況等，進行分析和評估。（二）監(jiān)控方法1.定期檢查：制定定期檢查計劃，對會展活動的各個環(huán)節(jié)進行實地檢查，查看風(fēng)險應(yīng)對措施的落實情況。2.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析：建立風(fēng)險監(jiān)控數(shù)據(jù)庫，定期收集和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)對比和趨勢分析，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化。3.現(xiàn)場巡查：安排專人在活動現(xiàn)場進行巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理突發(fā)風(fēng)險事件。4.溝通協(xié)調(diào)：加強與參展商、觀眾、工作人員、合作伙伴等的溝通協(xié)調(diào)，及時了解他們對活動的反饋和意見，發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險。（三）監(jiān)控頻率根據(jù)會展活動的規(guī)模和復(fù)雜程度，確定合理的監(jiān)控頻率。一般來說，在活動籌備階段，每周至少進行一次全面檢查；活動舉辦期間，每天進行現(xiàn)場巡查和數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析；活動結(jié)束后，對整個活動的風(fēng)險監(jiān)控情況進行總結(jié)評估。（四）預(yù)警與處置1.預(yù)警機制：設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)和閾值，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)接近或達到閾