技術(shù)會(huì)談單管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司技術(shù)會(huì)談單的管理，確保技術(shù)交流與溝通的有效性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，提高公司技術(shù)水平和項(xiàng)目實(shí)施效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部合作伙伴之間涉及技術(shù)問題溝通、解決方案探討、技術(shù)協(xié)議簽訂等相關(guān)技術(shù)會(huì)談單的管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：技術(shù)會(huì)談單的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保所有活動(dòng)在法律允許的范圍內(nèi)進(jìn)行。2.準(zhǔn)確有效原則：技術(shù)會(huì)談單應(yīng)準(zhǔn)確記錄技術(shù)交流的內(nèi)容，確保信息傳遞的有效性，為后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施、技術(shù)決策等提供可靠依據(jù)。3.及時(shí)歸檔原則：技術(shù)會(huì)談單應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和歸檔，便于查詢和追溯，同時(shí)保證文件的完整性和保密性。二、技術(shù)會(huì)談單的分類與編號(hào)（一）分類1.內(nèi)部技術(shù)會(huì)談單：用于公司內(nèi)部不同部門之間就技術(shù)問題進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)，如研發(fā)部門與生產(chǎn)部門之間關(guān)于新產(chǎn)品生產(chǎn)工藝的討論。2.外部技術(shù)會(huì)談單：用于公司與外部合作伙伴（如供應(yīng)商、客戶、科研機(jī)構(gòu)等）之間的技術(shù)交流，如與供應(yīng)商探討原材料技術(shù)參數(shù)的調(diào)整，與客戶溝通定制產(chǎn)品的技術(shù)要求等。（二）編號(hào)技術(shù)會(huì)談單應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則如下：1.年份：取年份的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。2.部門代碼：根據(jù)公司內(nèi)部各部門的代碼進(jìn)行編寫，如研發(fā)部門代碼為“RD”，生產(chǎn)部門代碼為“PR”等。3.順序號(hào)：按照技術(shù)會(huì)談單生成的先后順序依次編號(hào)，從001開始。例如，研發(fā)部門在2023年生成的第5份技術(shù)會(huì)談單編號(hào)為：23RD005。三、技術(shù)會(huì)談單的發(fā)起與審批（一）發(fā)起1.當(dāng)公司內(nèi)部或外部存在技術(shù)溝通需求時(shí)，由相關(guān)部門或人員填寫《技術(shù)會(huì)談單申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)談的主題、目的、參與人員、預(yù)計(jì)時(shí)間等信息。2.《技術(shù)會(huì)談單申請(qǐng)表》應(yīng)提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人需對(duì)申請(qǐng)的必要性、可行性等進(jìn)行審核，并簽署意見。（二）審批1.初審?fù)ㄟ^后，《技術(shù)會(huì)談單申請(qǐng)表》提交至公司技術(shù)管理部門進(jìn)行復(fù)審。技術(shù)管理部門根據(jù)公司整體技術(shù)規(guī)劃和資源情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行綜合評(píng)估，決定是否批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及重大技術(shù)決策、與外部重要合作伙伴的技術(shù)會(huì)談等，需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。高層領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，技術(shù)會(huì)談單方可正式啟動(dòng)。四、技術(shù)會(huì)談單的內(nèi)容要求（一）基本信息1.會(huì)談單編號(hào)：按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則填寫。2.會(huì)談主題：明確本次技術(shù)會(huì)談的核心內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.會(huì)談時(shí)間：記錄會(huì)談開始和結(jié)束的具體時(shí)間。4.會(huì)談地點(diǎn)：填寫會(huì)談進(jìn)行的具體地點(diǎn)。5.參與人員：列出參與會(huì)談的公司內(nèi)部人員和外部人員的姓名、部門、職務(wù)等信息。（二）技術(shù)問題描述1.詳細(xì)闡述需要溝通和解決的技術(shù)問題，包括問題的現(xiàn)狀、產(chǎn)生的原因、對(duì)項(xiàng)目或業(yè)務(wù)的影響等。2.如有相關(guān)的數(shù)據(jù)、圖表、案例等支持材料，應(yīng)一并附上，以便更直觀地說明問題。（三）技術(shù)交流內(nèi)容1.記錄各方針對(duì)技術(shù)問題提出的觀點(diǎn)、建議、解決方案等。2.對(duì)于不同觀點(diǎn)之間的討論和爭(zhēng)議，應(yīng)詳細(xì)記錄討論過程和各方的理由。3.如有達(dá)成共識(shí)的技術(shù)方案或結(jié)論，應(yīng)明確表述，并由參與會(huì)談的各方簽字確認(rèn)。（四）后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃1.根據(jù)技術(shù)會(huì)談的結(jié)果，制定明確的后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃，包括責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)期目標(biāo)等。2.行動(dòng)計(jì)劃應(yīng)具有可操作性和可衡量性，以便跟蹤和評(píng)估執(zhí)行效果。（五）附件1.與技術(shù)會(huì)談相關(guān)的技術(shù)文檔、圖紙、測(cè)試報(bào)告等資料可作為附件附在技術(shù)會(huì)談單后面。2.附件應(yīng)注明名稱、日期、來源等信息，并確保其與技術(shù)會(huì)談單內(nèi)容的關(guān)聯(lián)性。五、技術(shù)會(huì)談單的執(zhí)行與跟蹤（一）執(zhí)行1.技術(shù)會(huì)談單經(jīng)審批通過后，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施。發(fā)起部門應(yīng)按照后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃明確的責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等要求，推動(dòng)各項(xiàng)工作的開展。2.參與技術(shù)會(huì)談的各方應(yīng)積極配合，按照約定的時(shí)間和要求提供相關(guān)技術(shù)資料、進(jìn)行技術(shù)交流和協(xié)作等，確保技術(shù)會(huì)談的成果得到有效落實(shí)。（二）跟蹤1.技術(shù)管理部門負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)會(huì)談單的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。定期檢查后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大偏差或問題，技術(shù)管理部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)調(diào)各方采取措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。3.各責(zé)任人應(yīng)定期向技術(shù)管理部門反饋工作進(jìn)展情況，提交相關(guān)工作成果報(bào)告，如技術(shù)方案實(shí)施情況報(bào)告、測(cè)試結(jié)果報(bào)告等。六、技術(shù)會(huì)談單的變更管理（一）變更申請(qǐng)1.在技術(shù)會(huì)談單執(zhí)行過程中，如因各種原因需要對(duì)會(huì)談內(nèi)容、后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃等進(jìn)行變更，由相關(guān)責(zé)任人填寫《技術(shù)會(huì)談單變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、影響等。2.《技術(shù)會(huì)談單變更申請(qǐng)表》應(yīng)提交給原審批部門進(jìn)行審核，審核流程與技術(shù)會(huì)談單的發(fā)起審批流程相同。（二）變更審批1.審批部門根據(jù)變更的具體情況進(jìn)行評(píng)估，決定是否批準(zhǔn)變更申請(qǐng)。對(duì)于涉及重大變更的情況，需提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。2.變更申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，技術(shù)管理部門應(yīng)及時(shí)更新技術(shù)會(huì)談單的相關(guān)內(nèi)容，并通知所有參與人員。七、技術(shù)會(huì)談單的歸檔與保管（一）歸檔1.技術(shù)會(huì)談單完成后，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)將其整理成冊(cè)，并提交給公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔的技術(shù)會(huì)談單應(yīng)包括會(huì)談單原件、相關(guān)附件、審批文件、變更記錄等，確保文件的完整性。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)技術(shù)會(huì)談單進(jìn)行妥善保管。確保檔案的安全、完整，防止丟失、損壞或泄露。2.技術(shù)會(huì)談單的保管期限應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般情況下，重要的技術(shù)會(huì)談單應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，便于查詢和利用技術(shù)會(huì)談單檔案。八、技術(shù)會(huì)談單的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱技術(shù)會(huì)談單檔案時(shí)，應(yīng)填寫《技術(shù)會(huì)談單查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息。2.《技術(shù)會(huì)談單查閱申請(qǐng)表》提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批通過后方可查閱。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱技術(shù)會(huì)談單檔案的，應(yīng)填寫《技術(shù)會(huì)談單借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱的原因、期限、歸還時(shí)間等信息。2.《技術(shù)會(huì)談單借閱申請(qǐng)表》提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。九、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.參與技術(shù)會(huì)談的所有人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)技術(shù)會(huì)談單涉及的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等信息予以保密。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門人員的保密行為進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保保密規(guī)定的有效執(zhí)行。（二）保密措施1.技術(shù)會(huì)談單應(yīng)明確標(biāo)注保密級(jí)別，并按照相應(yīng)的保密要求進(jìn)行管理。2.在技術(shù)會(huì)談過程中，涉及保密信息的討論應(yīng)在保密環(huán)境下進(jìn)行，限制參與人員范圍。3.對(duì)于涉及保密信息的技術(shù)會(huì)談單及相關(guān)資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。十、附則（一）解釋權(quán)本