合同管理辦法及措施一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保合同合法有效。2.風險防控原則：加強合同風險識別、評估和防控，采取有效措施降低合同風險，保障公司利益。3.統(tǒng)一管理原則：公司合同實行統(tǒng)一歸口管理，明確各部門職責，確保合同管理工作的規(guī)范、有序。4.全程監(jiān)控原則：對合同簽訂、履行、變更、終止等全過程進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保合同順利履行。二、合同管理機構(gòu)及職責（一）合同管理委員會公司設立合同管理委員會，由公司領導、各部門負責人等組成。合同管理委員會負責審議重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。（二）合同管理部門公司指定[具體部門名稱]為合同管理部門，負責合同的統(tǒng)一歸口管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和標準。2.組織合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作。3.建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔和保管。4.定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。5.參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。6.組織合同管理培訓，提高員工合同管理意識和能力。（三）合同承辦部門合同承辦部門負責本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理相關工作。其主要職責包括：1.負責合同項目的調(diào)研、論證和可行性分析，提出合同簽訂的必要性和可行性。2.負責合同的起草工作，確保合同條款明確、具體、合法、有效。3.負責合同的談判工作，與對方當事人就合同條款進行協(xié)商，爭取有利的合同條件。4.負責合同的簽訂工作，確保合同簽訂程序合法、手續(xù)完備。5.負責合同的履行工作，按照合同約定履行義務，及時解決合同履行中出現(xiàn)的問題。6.負責合同變更、終止等事項的提出和辦理，及時通知合同管理部門。7.負責收集、整理、保管與合同有關的文件、資料和證據(jù)，建立合同檔案。（四）法務部門法務部門負責對合同進行法律審查，提供法律意見和建議，參與合同糾紛的處理，維護公司合法權(quán)益。其主要職責包括：1.對合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風險。2.參與合同談判，從法律角度提出意見和建議，保障公司合法權(quán)益。3.協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，提供法律支持和服務。4.開展法律培訓，提高員工法律意識和風險防范能力。（五）財務部門財務部門負責對合同涉及的財務事項進行審核和監(jiān)督，確保合同的經(jīng)濟合理性和財務風險可控。其主要職責包括：1.對合同涉及的財務條款進行審核，確保合同的經(jīng)濟合理性和財務風險可控。2.負責合同款項的收付管理，按照合同約定及時收付合同款項，確保資金安全。3.定期對合同執(zhí)行情況進行財務分析，為公司決策提供財務支持。三、合同簽訂管理（一）合同立項合同承辦部門在簽訂合同前，應進行合同立項。合同立項應填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同項目的名稱、內(nèi)容、金額、期限、對方當事人等基本情況，并提交相關資料。合同立項申請表經(jīng)部門負責人審核后，報合同管理部門備案。（二）合同起草合同承辦部門應根據(jù)合同立項申請，組織起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一制定的合同模板，確保合同條款明確、具體、合法、有效。合同文本起草完成后，應提交合同管理部門進行審核。（三）合同審核合同管理部門收到合同文本后，應組織法務部門、財務部門等相關部門進行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性、風險防控等方面。審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)提出審核意見，合同承辦部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。（四）合同審批合同文本經(jīng)審核通過后，應提交公司領導進行審批。審批流程按照公司相關規(guī)定執(zhí)行。合同審批通過后，方可簽訂合同。（五）合同簽訂合同簽訂應嚴格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行。合同簽訂前，應確保合同雙方當事人具有合法的主體資格，合同簽訂人應具有相應的授權(quán)委托書。合同簽訂時，應加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。合同簽訂后，應及時將合同文本副本送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。四、合同履行管理（一）合同交底合同簽訂后，合同承辦部門應組織相關人員進行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利義務、履行期限、履行方式、違約責任等內(nèi)容，確保合同履行人員熟悉合同條款，了解合同要求。（二）合同執(zhí)行跟蹤合同承辦部門應建立合同執(zhí)行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行中出現(xiàn)的問題。合同執(zhí)行跟蹤情況應形成書面報告，報合同管理部門備案。（三）合同款項收付財務部門應按照合同約定及時收付合同款項，確保資金安全。合同款項收付前，應核對合同條款、發(fā)票等相關資料，確保收付金額準確無誤。合同款項收付后，應及時進行賬務處理，并將相關憑證交合同管理部門歸檔。（四）合同變更合同履行過程中，如需要變更合同條款，合同承辦部門應及時提出變更申請，并填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、金額等情況。合同變更申請經(jīng)部門負責人審核后，報合同管理部門審核。合同管理部門審核通過后，應組織相關部門進行合同變更談判，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議簽訂后，應及時送合同管理部門、法務部門、財務部門等相關部門備案。（五）合同終止合同履行完畢或提前終止時，合同承辦部門應及時辦理合同終止手續(xù)，并填寫《合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因、時間等情況。合同終止申請經(jīng)部門負責人審核后，報合同管理部門審核。合同管理部門審核通過后，應組織相關部門對合同履行情況進行驗收，并辦理合同終止手續(xù)。合同終止后，應及時將合同文本、相關文件、資料等歸檔保管。五、合同風險管理（一）風險識別合同管理部門應定期組織相關部門對合同風險進行識別，分析合同履行過程中可能出現(xiàn)的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險、技術(shù)風險等。（二）風險評估合同管理部門應根據(jù)風險識別結(jié)果，對合同風險進行評估，確定風險等級。風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風險矩陣、層次分析法等。（三）風險防控措施針對不同等級的合同風險，應制定相應的風險防控措施。風險防控措施可包括合同條款優(yōu)化、擔保措施、保險安排、風險監(jiān)控等。合同承辦部門應根據(jù)風險防控措施，采取有效措施降低合同風險，保障公司利益。（四）風險監(jiān)控合同管理部門應建立合同風險監(jiān)控機制，定期對合同風險進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決風險問題。風險監(jiān)控可采用定期檢查、不定期抽查、數(shù)據(jù)分析等方法，對合同履行情況、款項收付情況、風險防控措施執(zhí)行情況等進行監(jiān)控。六、合同檔案管理（一）檔案收集合同承辦部門應在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中，及時收集與合同有關的文件、資料和證據(jù)，如合同文本、審批文件、談判記錄、往來信函、發(fā)票、驗收報告等，并整理歸檔。（二）檔案整理合同管理部門應按照檔案管理的要求，對收集到的合同檔案進行整理，分類編號，建立檔案目錄，確保檔案資料完整、準確、有序。（三）檔案保管合同管理部門應指定專人負責合同檔案的保管，確保檔案安全。合同檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時間順序進行存放，并定期進行檢查和維護。（四）檔案查閱因工作需要查閱合同檔案時，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，報合同管理部門批準。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自復印、拍照、涂改、銷毀檔案資料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還保管人員。七、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商合同履行過程中發(fā)生糾紛時，合同承辦部門應及時與對方當事人進行協(xié)商，尋求解決方案。協(xié)商過程中，應保持冷靜、理智，尊重對方意見，盡量通過友好協(xié)商解決糾紛。（二）糾紛調(diào)解如協(xié)商不成，合同承辦部門可根據(jù)合同約定或相關法律法規(guī)的規(guī)定，申請第三方調(diào)解機構(gòu)進行調(diào)解。調(diào)解過程中，應積極配合調(diào)解機構(gòu)，提供相關證據(jù)和資料，爭取