售樓處物料管理辦法一、總則1.目的本辦法旨在規(guī)范售樓處物料的管理流程，確保物料的合理采購、有效使用、妥善保管及準(zhǔn)確核銷，提高物料使用效率，降低成本，保障售樓處銷售及相關(guān)活動(dòng)的順利開展。2.適用范圍本辦法適用于公司售樓處內(nèi)所有物料的管理，包括但不限于宣傳資料、展示道具、辦公用品、接待用品等。3.職責(zé)分工營銷部門負(fù)責(zé)提出物料需求計(jì)劃，明確物料的種類、規(guī)格、數(shù)量及使用時(shí)間等要求。對(duì)物料的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保物料用于售樓處銷售及相關(guān)活動(dòng)。采購部門根據(jù)營銷部門的需求計(jì)劃，負(fù)責(zé)物料的采購工作，選擇合格的供應(yīng)商，確保物料質(zhì)量符合要求。與供應(yīng)商簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。倉庫管理部門負(fù)責(zé)物料的入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放及盤點(diǎn)等工作，確保物料的安全和完整。建立物料庫存臺(tái)賬，定期核對(duì)賬目，做到賬物相符。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核物料采購費(fèi)用及相關(guān)報(bào)銷憑證，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。參與物料盤點(diǎn)工作，對(duì)物料成本進(jìn)行核算和分析。二、物料采購管理1.需求計(jì)劃營銷部門應(yīng)根據(jù)售樓處銷售計(jì)劃、活動(dòng)安排及實(shí)際使用情況，提前制定物料需求計(jì)劃。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。需求計(jì)劃應(yīng)經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購部門。如因特殊情況需要臨時(shí)增加物料需求，營銷部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，并補(bǔ)充相關(guān)需求信息。2.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、交貨及時(shí)的供應(yīng)商。對(duì)于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求其提供相關(guān)資質(zhì)證明、業(yè)績案例等資料，經(jīng)評(píng)估合格后方可納入合格供應(yīng)商名錄。采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰并更新合格供應(yīng)商名錄。3.采購合同簽訂采購部門根據(jù)營銷部門的需求計(jì)劃，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給營銷部門、倉庫管理部門及財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。4.采購執(zhí)行與跟蹤采購部門應(yīng)按照采購合同約定的時(shí)間和要求，跟蹤供應(yīng)商的采購進(jìn)度，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪涎舆t交貨或質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)救措施，并向營銷部門通報(bào)相關(guān)情況。采購部門應(yīng)定期向營銷部門反饋物料采購進(jìn)度，直至物料全部到貨并驗(yàn)收合格。三、物料入庫管理1.到貨驗(yàn)收物料到貨前，倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)采購合同及需求計(jì)劃，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。物料到貨時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀等進(jìn)行逐一核對(duì)驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)物料數(shù)量不符、質(zhì)量不合格或規(guī)格型號(hào)錯(cuò)誤等問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進(jìn)行更換或處理。驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并填寫物料入庫單。物料入庫單應(yīng)詳細(xì)記錄物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。2.入庫手續(xù)辦理倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)的物料入庫單，及時(shí)辦理物料入庫手續(xù)。將物料按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并在庫存臺(tái)賬上記錄物料的入庫日期、入庫數(shù)量、存放位置等信息。對(duì)于貴重物料或有特殊要求的物料，倉庫管理部門應(yīng)單獨(dú)設(shè)立臺(tái)賬進(jìn)行管理，并采取相應(yīng)的保管措施。物料入庫后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)將入庫信息反饋給采購部門和財(cái)務(wù)部門，以便采購部門核對(duì)采購情況，財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。四、物料存儲(chǔ)管理1.存儲(chǔ)環(huán)境要求倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)物料的特性和保管要求，提供適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，確保物料不受潮、不受損、不變質(zhì)。對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物料，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。倉庫應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止蟲害和鼠害。2.物料擺放與標(biāo)識(shí)物料應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類擺放，做到整齊有序、便于查找。倉庫管理部門應(yīng)在物料存放位置設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，確保標(biāo)識(shí)清晰準(zhǔn)確。對(duì)于庫存數(shù)量較少或不常用的物料，應(yīng)集中存放，并在標(biāo)識(shí)牌上注明“庫存較少”或“不常用”等字樣。3.庫存盤點(diǎn)倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)前，倉庫管理部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)人員、盤點(diǎn)時(shí)間等要求。盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)賬物不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤點(diǎn)差異報(bào)告。對(duì)于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并調(diào)整庫存臺(tái)賬記錄。同時(shí)，應(yīng)將盤點(diǎn)結(jié)果及處理情況報(bào)告財(cái)務(wù)部門，以便財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整。五、物料發(fā)放管理1.發(fā)放原則物料發(fā)放應(yīng)遵循“先進(jìn)先出、按需發(fā)放”的原則，確保物料的合理使用。營銷部門及其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫物料領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至倉庫管理部門。2.發(fā)放流程倉庫管理部門收到物料領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)庫存情況進(jìn)行審核。如庫存充足，應(yīng)及時(shí)辦理物料發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。倉庫管理人員應(yīng)按照物料領(lǐng)用申請(qǐng)表上的信息，準(zhǔn)確發(fā)放物料，并在物料領(lǐng)用登記表上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。物料發(fā)放后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬記錄，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，應(yīng)將物料發(fā)放情況反饋給領(lǐng)用部門和財(cái)務(wù)部門。3.特殊物料發(fā)放管理對(duì)于貴重物料或有特殊要求的物料，如限量版宣傳資料、定制化展示道具等，倉庫管理部門應(yīng)建立特殊物料發(fā)放臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、用途等信息。特殊物料發(fā)放時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)，并注明使用期限和歸還要求。如領(lǐng)用人員未能按時(shí)歸還或造成物料損壞、丟失等情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、物料使用管理1.使用監(jiān)督營銷部門及其他相關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)物料的使用管理，確保物料按照規(guī)定的用途和方式使用，不得擅自挪作他用。公司應(yīng)建立物料使用監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)售樓處物料的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括物料的使用是否符合需求計(jì)劃、是否存在浪費(fèi)現(xiàn)象、是否按照規(guī)定的流程使用等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用物料情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照相關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任部門和責(zé)任人進(jìn)行處理。2.使用記錄與統(tǒng)計(jì)各部門應(yīng)建立物料使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物料的使用時(shí)間、使用部門、使用人員、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。倉庫管理部門應(yīng)定期對(duì)物料使用記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，掌握物料的使用情況和消耗規(guī)律，為物料采購計(jì)劃的制定提供參考依據(jù)。營銷部門應(yīng)根據(jù)物料使用情況，定期對(duì)物料的使用效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，及時(shí)調(diào)整物料需求計(jì)劃和使用策略。七、物料核銷管理1.核銷流程營銷活動(dòng)結(jié)束或物料使用完畢后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)物料進(jìn)行清理和核銷。核銷時(shí)，應(yīng)填寫物料核銷申請(qǐng)表，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用情況等信息，并附上相關(guān)證明材料，如活動(dòng)照片、使用記錄等。物料核銷申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)庫存臺(tái)賬記錄和實(shí)際物料使用情況進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后在物料核銷申請(qǐng)表上簽字蓋章，并將申請(qǐng)表提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)物料核銷申請(qǐng)表及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核，審核通過后辦理物料核銷手續(xù)，并對(duì)物料成本進(jìn)行核算和入賬。2.核銷差異處理如在物料核銷過程中發(fā)現(xiàn)實(shí)際使用數(shù)量與申請(qǐng)核銷數(shù)量不符等核銷差異情況，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫核銷差異報(bào)告。對(duì)于因合理損耗、使用不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е碌暮虽N差異，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行調(diào)整；對(duì)于因人為原因?qū)е碌暮虽N差異，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其進(jìn)行賠償。八、物料報(bào)廢管理1.報(bào)廢條件物料因損壞、過期、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢處理。對(duì)于已不再使用且無保留價(jià)值的物料，也可申請(qǐng)報(bào)廢處理。2.報(bào)廢申請(qǐng)與審批相關(guān)部門應(yīng)填寫物料報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并附上相關(guān)證明材料，如損壞照片、過期證明等。物料報(bào)廢申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交至倉庫管理部門。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無誤后在申請(qǐng)表上簽字蓋章，并提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)物料報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.報(bào)廢處理經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的物料報(bào)廢申請(qǐng)，倉