文件防泄密管理辦法一、總則（一）目的為加強公司文件管理，防止文件泄密，確保公司商業(yè)秘密和敏感信息的安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門、分支機構以及所有涉及公司文件處理的人員，包括但不限于正式員工、臨時工、外包人員等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保文件防泄密管理工作在法律框架內進行。2.預防為主原則：采取多種預防措施，從文件的產生、流轉、存儲到銷毀等各個環(huán)節(jié)進行管控，防止泄密事件的發(fā)生。3.分級管理原則：根據(jù)文件的敏感程度和重要性，實行分級分類管理，采取相應的防護措施。4.最小化授權原則：嚴格控制文件的訪問權限，確保人員僅擁有完成其工作職責所需的最小文件訪問權限。二、文件分類與分級（一）文件分類1.公司戰(zhàn)略規(guī)劃文件：包括公司長期發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營計劃等。2.業(yè)務運營文件：涉及公司日常業(yè)務流程、項目方案、客戶信息等。3.財務文件：包含財務報表、預算、成本核算等相關資料。4.技術研發(fā)文件：如技術方案、研發(fā)數(shù)據(jù)、專利信息等。5.人力資源文件：員工檔案、薪酬福利信息、績效考核資料等。6.行政辦公文件：公司規(guī)章制度、會議紀要、通知公告等。（二）文件分級根據(jù)文件的敏感程度和可能造成的影響，將文件分為絕密、機密、秘密三個等級。1.絕密文件定義：一旦泄露會對公司造成極其嚴重的損害，如核心技術、重大商業(yè)決策、未公開的上市計劃等。標識：在文件首頁左上角標注“絕密”字樣，并加蓋紅色“絕密”印章。2.機密文件定義：泄露后會對公司的利益產生重大損害，如重要客戶信息、關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)、未公開的財務數(shù)據(jù)等。標識：在文件首頁左上角標注“機密”字樣，并加蓋藍色“機密”印章。3.秘密文件定義：泄露后可能對公司造成一定損害，如一般性業(yè)務資料、普通客戶信息等。標識：在文件首頁左上角標注“秘密”字樣，并加蓋黑色“秘密”印章。三、文件的產生與審批（一）文件起草1.文件起草人應確保文件內容準確、清晰、完整，符合公司的政策和業(yè)務需求。2.對于涉及多個部門的文件，起草人應與相關部門進行溝通協(xié)調，確保文件內容的一致性和可行性。（二）文件審批1.一般文件：由部門負責人審批，確保文件符合部門工作要求和公司整體利益。2.重要文件：需經(jīng)分管領導審批，對于涉及公司戰(zhàn)略、重大決策等文件，還需報公司高層領導審批。3.絕密文件：必須經(jīng)過公司最高管理層審批，并嚴格控制知悉范圍。（三）審批流程1.文件起草人完成文件初稿后，提交至部門負責人。2.部門負責人審核文件內容，簽署審批意見后，提交至分管領導。3.分管領導審批通過后，如有需要，再提交至公司高層領導審批。4.審批通過的文件返回起草人，按照規(guī)定進行編號、排版、打印等后續(xù)操作。四、文件的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立公司統(tǒng)一的文件服務器，根據(jù)文件分類和分級設置不同的存儲文件夾，并設置相應的訪問權限。對于重要文件，應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置，如異地數(shù)據(jù)中心或外部存儲設備。2.紙質存儲設立專門的文件檔案室，配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。按照文件分類和分級，將紙質文件存放在不同的檔案柜中，并進行明確標識。（二）保管責任1.電子文件保管由公司信息技術部門指定專人負責文件服務器的日常維護和管理，確保文件存儲的安全性和穩(wěn)定性。定期對文件服務器進行病毒查殺、漏洞掃描等安全檢查，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題。2.紙質文件保管文件檔案室管理員負責紙質文件的整理、歸檔、借閱登記等工作。嚴格遵守檔案室的管理制度，確保紙質文件的安全存放。（三）訪問權限設置1.電子文件訪問權限根據(jù)文件的分級和人員的工作職責，設置不同的訪問權限。絕密文件僅限特定的高層管理人員訪問；機密文件僅限相關部門負責人和工作人員訪問；秘密文件根據(jù)工作需要，授予適當?shù)娜藛T訪問權限。通過用戶賬號和密碼管理、身份認證等方式，嚴格控制文件的訪問。2.紙質文件訪問權限借閱紙質文件需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人或分管領導審批后，方可借閱。絕密文件原則上不允許借閱，如有特殊情況，需經(jīng)公司最高管理層批準。借閱期限應嚴格規(guī)定，借閱人應按時歸還文件，如需延期，應重新辦理審批手續(xù)。五、文件的流轉與傳遞（一）內部流轉1.文件在公司內部流轉時，應通過公司內部的辦公系統(tǒng)或專門的文件傳遞渠道進行，確保文件傳遞的及時性和準確性。2.對于緊急文件，可采用專人送達或電話通知等方式，但需做好記錄。（二）外部傳遞1.紙質文件通過郵政快遞或專門的文件傳遞公司進行傳遞，選擇具有良好信譽和安全保障的服務提供商。在文件外包裝上標注文件的密級和“請勿擠壓、勿拆封”等字樣，并要求收件人在收到文件后簽字確認。2.電子文件通過加密郵件或安全的文件傳輸平臺進行傳遞，確保文件在傳輸過程中的保密性。在發(fā)送電子文件前，應對文件進行加密處理，并告知收件人解密方法和注意事項。（三）傳遞記錄1.建立文件傳遞記錄臺賬，詳細記錄文件的傳遞時間、傳遞方式、發(fā)件人、收件人、文件名稱、密級等信息。2.文件傳遞記錄應妥善保存，以備查詢和追溯。六、文件的使用與操作規(guī)范（一）使用要求1.文件使用人員應嚴格按照文件的審批權限和使用范圍使用文件，不得擅自擴大知悉范圍。2.在使用文件過程中，應確保文件的安全，不得隨意丟棄、轉借或泄露給無關人員。（二）操作規(guī)范1.電子文件操作嚴禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計算機上處理絕密文件。如需在移動存儲設備上存儲文件，應先對移動存儲設備進行病毒查殺和加密處理。定期清理個人電腦上存儲的文件，確保文件存儲的安全性。2.紙質文件操作在文件使用過程中，應保持文件的整潔，不得隨意涂改、污損文件。如需復印文件，應按照文件的密級進行審批，并控制復印份數(shù)。七、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.已過保存期限且無繼續(xù)保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復、多余文件。3.涉及公司機密信息，經(jīng)批準不再需要保留的文件。（二）銷毀方式1.電子文件銷毀采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對電子文件進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。對于存儲在存儲設備上的電子文件，在擦除數(shù)據(jù)后，對存儲設備進行物理銷毀，如粉碎、焚燒等。2.紙質文件銷毀由文件檔案室管理員填寫文件銷毀申請表，經(jīng)部門負責人和分管領導審批后，組織專人進行銷毀。紙質文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內容無法還原。（三）銷毀記錄1.建立文件銷毀記錄臺賬，詳細記錄文件的銷毀時間、銷毀方式、文件名稱、密級、數(shù)量等信息。2.文件銷毀記錄應保存一定期限，以備審計和查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設立文件防泄密管理監(jiān)督小組，由公司高層領導擔任組長，成員包括各部門負責人和相關職能部門人員。2.監(jiān)督小組定期對公司文件防泄密管理工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內容1.文件的分類、分級管理情況，包括文件標識、存儲、訪問權限設置等。2.文件的產生、審批、流轉、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范執(zhí)行情況。3.文件傳遞記錄、借閱登記等臺賬的建立和保存情況。4.員工對文件防泄密管理制度的知曉和遵守情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反文件防泄密管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理。2.對于因文件泄密給公司造成損失的，公司將依法追究相關人員的法律責任。九、培訓與教育（一）培訓計劃1.人力資源部門會同相關部門制定文件防泄密管理培訓計劃，定期組織員工進行培訓。2.培訓內容包括文件防泄密管理制度、法律法規(guī)、保密意識、操作技能等。（二）培訓方式1.集中培訓：定期組織全體員工參加集中培訓，邀請專家或內部管理人員進行授課。2.在線學習：開發(fā)文件防泄密管理在線學習課程，供員工自主學習。3.案例分析：通過實際案例分析，提高員工對文件防泄密重要性的認識。（三）教育宣傳1.在公司內部